電子文件歸檔與電子檔案管理策略之研究

摘 要：電子文件的歸檔就是保存電子文件的價值，賦予電子文件檔案身份的過程。電子文件的歸檔就是將具有一定檔案價值的但在文件通過文件的方式，移交到電子文件的管理系統(tǒng)之中。電子文件管理責(zé)任也會隨著電子檔案管理而移交。加強(qiáng)對電子文件歸檔以及電子檔案的管理，可以提升其工作質(zhì)量與效果，為各項工作的開展提供有效的支持。

關(guān)鍵詞：電子文件；歸檔；電子檔案；管理；

在信息技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用過程中，各種電子文件的種類日益增多，為電子文件進(jìn)行歸檔形成電子檔案，可以為企業(yè)的各項活動以及信息資產(chǎn)的記錄與管理提供有效的參考。對此為了保障電子信息資源的安全性，推動信息化的繼續(xù)發(fā)展，必須要按機(jī)器對電子文件的收集、積累以及歸檔處理，要對電子檔案進(jìn)行集中規(guī)范的管理，進(jìn)而在根本上保障電子檔案的真實(shí)性、穩(wěn)定性以及可用性。

1 電子文件歸檔與電子檔案管理的特點(diǎn)

電子文件信息具有非人工識讀性、系統(tǒng)依賴性的特征，且在信息與特定載體之間存在一定的可分離性以及易變性特征，不固定性的特征，這些特征都給電子文件的管理帶來了一定的影響。而電子文件的歸檔處理，成為了電子檔案，電子文件的這些特征也影響了電子檔案的管理。

1.1電子檔案以保存且容易查找

與傳統(tǒng)類型的檔案相對比來說，電子檔案具有便于存儲、檢索快且可以實(shí)現(xiàn)多人閱讀，便于攜帶的特征?？梢酝ㄟ^計算機(jī)對電子文件進(jìn)行直接的系統(tǒng)修改處理，進(jìn)而提升工作質(zhì)量以及辦公效率，而信息化的管理也為提升了電子檔案的傳遞速度與質(zhì)量。電子檔案對于一些特征存儲設(shè)備的依賴以及變化快速的特征，也導(dǎo)致了電子檔案存在各種危險隱患問題，電子檔案容易修改且存儲設(shè)備容易損壞。雖然電子檔案轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的的贛南存儲載體，傳播材料也呈現(xiàn)著無形化的特征，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中各種信息文件的傳遞以及存儲會導(dǎo)致其受到各種病毒的影響，這樣就會導(dǎo)致檔案信息被改動。

1.2電子檔案對于設(shè)備有著一定的依賴性

電子檔案的傳遞主要就是依賴于電子設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，如果在沒有電子設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的狀態(tài)是無法實(shí)現(xiàn)電子檔案的傳遞與查閱的。對此，必須要在特定的軟件以及硬件設(shè)備之下才可以實(shí)現(xiàn)對對電子檔案信息的傳遞、查閱以及應(yīng)用的。如果缺少軟件以及設(shè)備，就會導(dǎo)致電子檔案喪失自己的價值與作用。

同時，電子檔案還是存在著一定的危險問題，這些危險問題會導(dǎo)致電子檔案失去價值，不利于電子檔案的保護(hù)。

1.3 規(guī)范電子檔案法律效力

現(xiàn)階段，電子文件的歸檔管理工作處于起步過程，多數(shù)的企業(yè)并沒有提升對電子檔案以及文件的歸檔管理工作的重視，而目前電子文件的檔案的管理還是存在容易做到篡改、容易感染等特點(diǎn)，導(dǎo)致缺乏辨別其法律意義。而要想制定完善的法律規(guī)定與條例，必須要通過各種信息資料對其進(jìn)行認(rèn)證。多數(shù)的企業(yè)在進(jìn)行電子檔案管理軟件的設(shè)計過程中，會基于自己的實(shí)際需求以及行業(yè)特征開展，形成較為獨(dú)特的的管理系統(tǒng)，這樣就會導(dǎo)致其應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)不同，資源也無法實(shí)現(xiàn)共享，這樣就給電子檔案的管理工作帶來了一定的影響。

2 電子文件的收集歸檔

2.1加強(qiáng)對電子文件歸檔工作的重視

必須要加強(qiáng)工作人員對電子檔案的歸檔管理意識，要對其進(jìn)行系統(tǒng)管理，構(gòu)建基于檔案室為核心、組織機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ)保障以及相關(guān)部門為主要節(jié)點(diǎn)的檔案管理系統(tǒng)，明確各個部門的責(zé)任與義務(wù)，保障其各項工作的上下聯(lián)動。保障電子文件與紙質(zhì)文件的安全性，對其進(jìn)行系統(tǒng)的保密處理、歸檔處理，系統(tǒng)管理，合理利用。檔案管理人員必須要加強(qiáng)對電子文件管理知識的學(xué)習(xí)，提升自身的專業(yè)性，通過與電子文件部門以及相關(guān)技術(shù)人員的聯(lián)系，基于歸檔要求對其進(jìn)行系統(tǒng)處理，基于業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)以及歸檔的要求，加強(qiáng)指導(dǎo)，制定完善的檔案管理歸檔要求，進(jìn)而提升管理質(zhì)量。

電子文件來源較為廣泛，對此必須要加強(qiáng)對電子文件的歸檔處理，對其進(jìn)行系統(tǒng)處理，構(gòu)建科學(xué)的電子文件歸檔制度，明確具體的業(yè)務(wù)管理責(zé)任人，通過計算技術(shù)與信息管理人員、數(shù)據(jù)錄入人員對其進(jìn)行系統(tǒng)監(jiān)督管理，將電子文件的歸檔工作與單位的歸檔制度進(jìn)行系統(tǒng)的融合，制定明確的信息管理工作程序，對信息管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的布置、總結(jié)、檢查以及考核，合理布置電子文件歸檔工作，對其進(jìn)行系統(tǒng)分析，科學(xué)考核。

2.2加強(qiáng)對電子文件的收集與整理

要加強(qiáng)對電子文件的收集整理，加強(qiáng)電子檔案管理控制，強(qiáng)化電子檔案文件的收集。而電子文件的特征決定了電子文件收集與整理的方式，其具體的范圍與普通類型的文件不同。對此，在一般狀況之下是不保留草稿文件的，但是對于文件進(jìn)行全文信息自動檢索以經(jīng)濟(jì)對重要文件進(jìn)行修改過程信息保留的時候，就要對草稿文件進(jìn)行收集與整理。而對于一些正視作用或者輔助類型的電子文件，必須要收集整理各種紙質(zhì)文件，構(gòu)建一定的表示關(guān)系。對于無紙化系統(tǒng)的電子文件必須要制定嚴(yán)格的措施，通過文件的拷貝等方式避免在信息收集整理過程中出現(xiàn)電子文件信息丟失等問題。

同時，必須要制定完善的電子文件歸檔以及電子檔案管理制度，落實(shí)具體的責(zé)任義務(wù)，加強(qiáng)對文件信息的收集，進(jìn)而保障電子文件的系統(tǒng)性、真實(shí)性以及完整性。

3 合理利用電子檔案

在網(wǎng)絡(luò)化的背景之下，檔案信息的查詢以及利用方式得到了本質(zhì)的變化，而檔案管理人員必須要不斷的提升自身的管理質(zhì)量，合理的應(yīng)用各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)的手段?；诂F(xiàn)代化檔案管理的需求，加強(qiáng)對文書檔案、照片檔案以及會計檔案的信息處理，進(jìn)而避免認(rèn)為因素對電子信息檔案歸檔帶來的不良影響，充分的凸顯計算機(jī)管理的優(yōu)勢特征，進(jìn)而提升檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)與處理，創(chuàng)設(shè)良好的服務(wù)條件與質(zhì)量，基于國家檔案局頒布的各項固定與要求，制定電子檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化以及統(tǒng)一化管理，通過檔案管理系統(tǒng)與其他類型文件管理系統(tǒng)的緊密聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，做到檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。而檔案信息化就是今后發(fā)展的重要內(nèi)容，可以為各項工作提供共享的信息數(shù)據(jù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化、高效化以及科學(xué)化發(fā)展。

4 強(qiáng)化人才培訓(xùn)，重視電子檔案保管

電子文件主要就是在介質(zhì)層上的信息進(jìn)行記錄，不會受到外界磁場信息的影響，也不會受到空氣溫度以及濕度等因素的影響。但是因為電子文件處于初步階段，缺乏真正的、系統(tǒng)的保障系統(tǒng)，對此在長期的電子檔案保持過程中必須要加強(qiáng)對原始信息的深入研究與分析?，F(xiàn)階段，對于電子檔案的保持處理，就是通過定期的復(fù)制方式保障信息；也可以通過各種大數(shù)據(jù)以及云盤的方式對檔案信息進(jìn)行處理，但是必須要保障其不受到各種網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客的侵蝕，進(jìn)而保障其整體安全性。

而要想提升電子檔案保管質(zhì)量，必須要加強(qiáng)對工作人員的重視，要聘請專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升其專業(yè)技能，強(qiáng)化計算機(jī)知識技能的培訓(xùn)，通過技術(shù)交流等方式不斷的提升其綜合素質(zhì)能力，進(jìn)而保障電子檔案的有效保管與科學(xué)應(yīng)用。

5 結(jié)束語

電子文件的歸檔工作是檔案管理的重要內(nèi)容，加強(qiáng)對電子文件以及電子檔案管理工作的重視，可以提升企業(yè)的管理水平，保障信息資源以及資產(chǎn)的安全性，進(jìn)而為企業(yè)的各項決策提供有效支持，推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介

劉玉（1984-），女，漢族，助教，長春工業(yè)大學(xué)，本科。