淺談高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理與利用

鄧敬萍

摘 要：高校內(nèi)部審計(jì)檔案是高校檔案的重要組成部分，本文從內(nèi)部審計(jì)和檔案管理的雙重視角探討了目前高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理和利用中存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上對(duì)加強(qiáng)高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理和利用提出建議，以期對(duì)高校內(nèi)部審計(jì)檔案工作有所促進(jìn)。

關(guān)鍵詞：高校；內(nèi)部審計(jì)檔案；管理和利用

高校內(nèi)部審計(jì)檔案是記錄審計(jì)項(xiàng)目的載體，是高校內(nèi)部審計(jì)質(zhì)量的直接反映。加強(qiáng)高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理和利用對(duì)提高高校檔案管理水平，促進(jìn)和規(guī)范高校內(nèi)部審計(jì)工作，發(fā)揮高校內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督作用都具有重要意義。

1 高校內(nèi)部審計(jì)檔案的定義

高校內(nèi)部審計(jì)檔案是指高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)關(guān)在項(xiàng)目審計(jì)或者專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查活動(dòng)中直接形成的。以多種介質(zhì)形式存在的具有保存價(jià)值的歷史記錄，是高校專業(yè)檔案的重要組成部分。

伴隨高校內(nèi)部審計(jì)工作的發(fā)展，審計(jì)范圍不斷擴(kuò)大，從財(cái)務(wù)收支審計(jì)向工程審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、效益審計(jì)等方向發(fā)展，審計(jì)過(guò)程也從事后審計(jì)向全過(guò)程審計(jì)發(fā)展。在此過(guò)程中，內(nèi)部審計(jì)檔案數(shù)量和種類日益增加。按照審計(jì)項(xiàng)目類型劃分，高校內(nèi)部審計(jì)檔案包括財(cái)務(wù)收支審計(jì)檔案、工程建設(shè)審計(jì)檔案、科研審計(jì)檔案、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案、設(shè)備購(gòu)置審計(jì)檔案等多種類型。按照審計(jì)過(guò)程劃分，分為立項(xiàng)階段檔案、實(shí)施階段檔案、終結(jié)階段檔案。按照審計(jì)檔案的內(nèi)容劃分，分為結(jié)論類、證明類、立項(xiàng)類、備查類，按照《第2308號(hào)內(nèi)部審計(jì)具體準(zhǔn)則——審計(jì)檔案工作》規(guī)定，審計(jì)檔案應(yīng)按照以上四種類型排列組卷。

2 高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理和利用存在的問(wèn)題

審計(jì)檔案是審計(jì)程序、審計(jì)思路、審計(jì)步驟及審計(jì)方法的濃縮精華，既是審計(jì)項(xiàng)目的全面呈現(xiàn)，又是審計(jì)人員集體智慧的結(jié)晶。審計(jì)檔案為其他審計(jì)項(xiàng)目提供參考和指導(dǎo)，為高校領(lǐng)導(dǎo)宏觀決策提供準(zhǔn)確的決策信息。但在實(shí)際工作中，部分高校審計(jì)機(jī)構(gòu)仍存在“重業(yè)務(wù)輕檔案”的思想，審計(jì)檔案管理工作存在一系列問(wèn)題。

2.1 對(duì)高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理不夠重視。

高校內(nèi)部審計(jì)人員尤其是審計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)審計(jì)檔案管理不重視，未按規(guī)定制定內(nèi)部審計(jì)檔案管理規(guī)章制度，工作過(guò)程中缺乏對(duì)審計(jì)檔案的監(jiān)督管理，內(nèi)部審計(jì)人員尤其是審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人檔案管理意識(shí)欠缺，審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中產(chǎn)生的檔案如審計(jì)底稿等不及時(shí)歸檔甚至不歸檔，審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后審計(jì)檔案不及時(shí)立卷，造成審計(jì)檔案不完整，審計(jì)檔案立卷質(zhì)量不高等問(wèn)題，極大的影響了檔案的保存和利用價(jià)值。

2.2 高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理不規(guī)范

《中華人民共和國(guó)檔案法》、《內(nèi)部審計(jì)基本準(zhǔn)則》、《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)對(duì)高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理進(jìn)行了具體規(guī)范，對(duì)照規(guī)定，高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理存在以下不規(guī)范之處。一是部分審計(jì)機(jī)構(gòu)未按規(guī)定配備專（兼）職檔案管理人員，審計(jì)檔案管理責(zé)任不明確。二是已有審計(jì)檔案管理人員大多為審計(jì)人員兼職，審計(jì)案卷整理不規(guī)范現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，如案卷內(nèi)文件順序排列混亂，出現(xiàn)文件底稿排在正文前面；證明性文件和立項(xiàng)性文件前后顛倒等現(xiàn)象。三是兼職檔案管理人員缺乏管理好審計(jì)檔案的責(zé)任心。出現(xiàn)部分案卷質(zhì)量差及不按時(shí)立卷歸檔等現(xiàn)象。四是部分審計(jì)機(jī)構(gòu)未配備符合要求的檔案管理設(shè)備，存在審計(jì)檔案立卷整理后保管不善現(xiàn)象。五是隨著審計(jì)信息化的快速發(fā)展，審計(jì)檔案電子化成為必然趨勢(shì)。但目前多數(shù)高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)沒(méi)有指定電子檔案管理制度，電子檔案管理不規(guī)范。

2.3 高校內(nèi)部審計(jì)檔案開發(fā)利用有待提高

審計(jì)檔案是一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目最終成果的體現(xiàn)。如果能夠有效地利用好內(nèi)部審計(jì)檔案，通常能起到事半功倍的效果。但實(shí)際工作中，高校內(nèi)部審計(jì)檔案利用率很低，主要有以下原因，一是根據(jù)《第2308號(hào)內(nèi)部審計(jì)具體準(zhǔn)則-審計(jì)檔案工作》第三十八條規(guī)定“借閱審計(jì)檔案，一般限定在內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部”審計(jì)檔案開放范圍有所限制。二是高校內(nèi)部審計(jì)人員普遍缺乏利用檔案加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的意識(shí)。三是審計(jì)檔案管理不規(guī)范。部分檔案沒(méi)有按照項(xiàng)目類型、年度等條件進(jìn)行分類歸檔，部分高校紙質(zhì)檔案沒(méi)有及時(shí)電子化，無(wú)法進(jìn)行目錄或全文檢索，造成查找困難。四是開展內(nèi)部審計(jì)檔案編研的高校及相關(guān)編研成果都很少。

3 加強(qiáng)高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理和利用的建議

3.1 提高對(duì)內(nèi)部審計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)檔案質(zhì)量管理

提高對(duì)審計(jì)檔案的重視程度，是做好檔案管理工作的前提。首先，領(lǐng)導(dǎo)重視是加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)檔案管理的前提。其次要積極營(yíng)造重視檔案工作的整體氛圍，通過(guò)宣傳督促、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、考核評(píng)比等措施強(qiáng)化檔案工作重要性。再次要強(qiáng)化責(zé)任，嚴(yán)格實(shí)行主審負(fù)責(zé)制，同時(shí)參審人員也要參與審計(jì)檔案資料的收集整理，做到“主審負(fù)責(zé)，案結(jié)卷成”。審計(jì)檔案質(zhì)量的高低，反映內(nèi)部審計(jì)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的高低。

3.2 提高內(nèi)部審計(jì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣、專業(yè)性強(qiáng)的工作，檔案管理人員在精通審計(jì)知識(shí)的同時(shí)還需要具有檔案管理知識(shí)，同時(shí)需要具有高度的責(zé)任心和事業(yè)心。高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理水平，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)內(nèi)部審計(jì)檔案管理的需求。同時(shí)應(yīng)開展經(jīng)常性的審計(jì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流，邀請(qǐng)專業(yè)學(xué)者對(duì)本單位審計(jì)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開展檔案理論研討和案例分析，用先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)促進(jìn)檔案工作。要開展定期或不定期的審計(jì)檔案質(zhì)量檢查，在檢查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，糾正問(wèn)題，解決問(wèn)題。完善審計(jì)檔案質(zhì)量責(zé)任追究制度，從而促進(jìn)審計(jì)檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提高。

3.3 提高檔案管理?xiàng)l件，建立健全檔案管理制度

《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》第十七條規(guī)定“審計(jì)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定配置具有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲功能的專用、堅(jiān)固的審計(jì)檔案庫(kù)房，配備必要的設(shè)施和設(shè)備。”高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合自身?xiàng)l件，建設(shè)各項(xiàng)軟硬件設(shè)施，開發(fā)利用好內(nèi)部審計(jì)檔案資源。

建立健全高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度。高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)該按照相關(guān)法律法規(guī)制度和管理辦法，結(jié)合《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和不同高校的檔案工作流程規(guī)范，根據(jù)高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作特征，制定高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度；對(duì)內(nèi)部審計(jì)檔案管理和利用各個(gè)環(huán)節(jié)制定詳細(xì)規(guī)定；制定完善的高校內(nèi)部審計(jì)檔案安全保密制度，明確內(nèi)部審計(jì)人員在檔案管理工作中的責(zé)任，以此確保高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作的切實(shí)有效。

3.4 積極開展高校內(nèi)部審計(jì)檔案開發(fā)利用工作

檔案利用是檔案潛在價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，檔案管理的最終目的是發(fā)揮檔案服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民的作用。因此，內(nèi)部審計(jì)部門和檔案管理部門應(yīng)積極開展內(nèi)部審計(jì)檔案的開發(fā)利用。內(nèi)部審計(jì)檔案的開發(fā)和利用需要做好以下工作。一是應(yīng)將審計(jì)檔案按照項(xiàng)目年度、項(xiàng)目類型等關(guān)鍵因素進(jìn)行歸類整理，檔案信息電子化，提高查詢檔案的效率及速度。二是對(duì)內(nèi)部審計(jì)人員開展學(xué)習(xí)檔案、利用檔案教育，使審計(jì)人員在開展審計(jì)項(xiàng)目的過(guò)程中善于利用同類審計(jì)項(xiàng)目檔案指導(dǎo)在審項(xiàng)目，提高審計(jì)成效。三是要加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)檔案的編研工作，將單純的檔案保管工作轉(zhuǎn)向綜合開發(fā)利用，對(duì)審計(jì)檔案中的典型案例、審計(jì)經(jīng)驗(yàn)等有價(jià)值信息進(jìn)行綜合整理和分析利用，為高校管理者提供決策依據(jù)，為審計(jì)人員提供學(xué)習(xí)參考，使審計(jì)檔案發(fā)揮更大的價(jià)值。

4 總結(jié)

綜上所述，高校內(nèi)部審計(jì)檔案是高校檔案的重要組成部分，隨著高校內(nèi)部審計(jì)工作的發(fā)展，審計(jì)檔案工作的重要性逐漸凸顯。提高對(duì)高校內(nèi)部審計(jì)檔案工作的重視程度，規(guī)范高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理，積極開展高校內(nèi)部審計(jì)檔案的開發(fā)和利用，有助于發(fā)揮高校內(nèi)部審計(jì)檔案的內(nèi)在價(jià)值，更好的為高校發(fā)展和決策提供幫助和支持。

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