公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理強(qiáng)化策略研究

楊晟

摘 要：公共圖書館業(yè)務(wù)檔案的管理能夠體現(xiàn)整個(gè)圖書館的科學(xué)規(guī)范化管理水平，對(duì)公共圖書館的發(fā)展具有重要的意義。目前在公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理中還存在著管理意識(shí)、管理模式、管理技術(shù)和設(shè)施落后等問題，嚴(yán)重影響著業(yè)務(wù)檔案工作的展開和落實(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視、完善檔案管理制度、提高管理人員綜合素質(zhì)、加快推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)都是強(qiáng)化業(yè)務(wù)檔案管理的有效舉措。

關(guān)鍵詞：公共圖書館；業(yè)務(wù)檔案；策略

公共圖書館是我國(guó)社會(huì)主義公共文化服務(wù)體系的重要組成部分，體現(xiàn)著社會(huì)文明的進(jìn)步。國(guó)家對(duì)公共圖書館的建設(shè)和發(fā)展非常重視。圖書館在建立及實(shí)踐過程中形成的極具有保存價(jià)值的珍貴資料都在公共圖書館的業(yè)務(wù)范圍，公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理是反映圖書館歷史進(jìn)程的最佳見證。公共圖書館業(yè)務(wù)檔案的管理直接關(guān)系到整個(gè)圖書館科學(xué)規(guī)范化管理的水平，強(qiáng)化公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理對(duì)整個(gè)圖書館的發(fā)展具有重要的意義。

1 公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理的重要性

1.1 公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理是圖書館科學(xué)規(guī)范管理的要求和體現(xiàn)

2017年7月，文化部專門印發(fā)《“十三五”時(shí)期全國(guó)公共圖書館事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，對(duì)公共圖書館服務(wù)水平及業(yè)務(wù)科學(xué)規(guī)范管理提出了更高、更明確的要求，這也是公共圖書館嚴(yán)格落實(shí)科學(xué)規(guī)范管理工作的挑戰(zhàn)及機(jī)遇。公共圖書館的業(yè)務(wù)檔案包括館內(nèi)的文書檔案、全館業(yè)務(wù)檔案、各部門檔案、個(gè)人檔案及相關(guān)聲像實(shí)物檔案等，這些檔案能夠體現(xiàn)整個(gè)圖書館的管理水平、工作人員工作水平、業(yè)務(wù)流程情況及服務(wù)社會(huì)情況，這些方案的規(guī)范化直接反映一個(gè)圖書館科學(xué)規(guī)范管理的水平。只有將最基本的業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化，整個(gè)圖書館才能向著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

1.2 公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理為公共圖書館自身發(fā)展提供記錄及借鑒

公共圖書館業(yè)務(wù)檔案是整個(gè)圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)資料的總集，記錄著一個(gè)圖書館的建立、形成與發(fā)展，是一筆寶貴的財(cái)富。通過查閱、規(guī)整、調(diào)查、分析業(yè)務(wù)檔案，可以了解圖書館最真實(shí)的發(fā)展歷程，也可以發(fā)現(xiàn)圖書館在以往管理中的不足、工作中的紕漏以及取得的成果，為圖書館自身的發(fā)展提供借鑒。

1.3 公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理為圖書館研究提供一手資料

每個(gè)公共圖書館業(yè)務(wù)檔案都是其每項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的最真實(shí)可靠的第一手資料，這些檔案對(duì)國(guó)家公共圖書館建設(shè)規(guī)章制度的制定、指導(dǎo)意見的出臺(tái)以及相關(guān)法律的完善都具有重要的應(yīng)用價(jià)值。此外，圖書館業(yè)務(wù)檔案還可為圖書館史料編纂提供極具價(jià)值的資料。

2 公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

2.1 高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理意識(shí)薄弱

很多公共圖書館的高層領(lǐng)導(dǎo)仍然將工作重點(diǎn)放在圖書的借閱管理、文書檔案管理等方面，而忽略了業(yè)務(wù)檔案的管理工作。導(dǎo)致業(yè)務(wù)檔案管理機(jī)制缺失、管理部門職責(zé)不清、人員配備不到位、業(yè)務(wù)檔案管理混亂等一系列情況發(fā)生。高層領(lǐng)導(dǎo)不熟悉現(xiàn)代業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，沒有規(guī)范化管理意識(shí)，整個(gè)圖書館將難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化運(yùn)營(yíng)。

2.2 業(yè)務(wù)檔案管理模式落后

很多公共圖書館由于歷史原因和領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，沒有形成完善的業(yè)務(wù)檔案管理制度。具體表現(xiàn)在：（一）缺乏專門部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。很多業(yè)務(wù)檔案散落在不同的部門，沒有專門的部門進(jìn)行收集、整理、建檔，各部門職責(zé)不清，管理方式各異，極易出現(xiàn)檔案丟失卻互相推脫責(zé)任的情況。（二）缺乏規(guī)范統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案管理制度。業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理體現(xiàn)在檔案的收集、整理、保管、開發(fā)再利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。很多圖書館在收集檔案時(shí)出現(xiàn)遺漏缺失、整理時(shí)不進(jìn)行合理的分類編目、登記保管時(shí)出現(xiàn)混亂、建檔后利用率差，都是因?yàn)轲^內(nèi)沒有制定并嚴(yán)格落實(shí)業(yè)務(wù)檔案管理制度。（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平差。公共圖書館一些檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)出身，專業(yè)知識(shí)掌握薄弱，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范管理意識(shí)差，業(yè)務(wù)水平不達(dá)標(biāo)，工作時(shí)常出現(xiàn)失誤。

2.3 業(yè)務(wù)檔案管理技術(shù)和設(shè)施落后

目前一些公共圖書館在業(yè)務(wù)檔案管理中還采用傳統(tǒng)的管理技術(shù)，單一對(duì)紙質(zhì)文獻(xiàn)進(jìn)行整理保存。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化、數(shù)字化公共圖書館建設(shè)將是大趨勢(shì)，這種落后的管理技術(shù)難以滿足時(shí)代的要求。

3 公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理強(qiáng)化策略

3.1 加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作的重視

國(guó)家應(yīng)將業(yè)務(wù)檔案管理與公共圖書館績(jī)效考評(píng)掛鉤，以此加強(qiáng)公共圖書館高層領(lǐng)導(dǎo)在思想上對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作的重視。在分配工作時(shí)，應(yīng)有專管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，以督促業(yè)務(wù)檔案管理制度的制定、落實(shí)及責(zé)任考核。只有領(lǐng)導(dǎo)思想上重視，工作中嚴(yán)抓，公共圖書館的業(yè)務(wù)檔案管理才能落到實(shí)處。

3.2 完善業(yè)務(wù)檔案管理制度

業(yè)務(wù)檔案管理工作的順利展開和進(jìn)行需要有一套科學(xué)、規(guī)范的管理制度作為保障。公共圖書館應(yīng)成立專門檔案室具體負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的管理工作，各部門成立檔案組協(xié)助檔案室落實(shí)業(yè)務(wù)檔案的收集整理工作。根據(jù)各個(gè)圖書館的具體情況，在符合我國(guó)檔案法的基礎(chǔ)上，通過制定相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案管理辦法，明確業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管、借閱、歸還等各個(gè)環(huán)節(jié)管理流程，劃清各部門負(fù)責(zé)人檔案管理職責(zé)，確立職責(zé)監(jiān)督考核制度，真正實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)一科學(xué)規(guī)范化管理。

3.3 提高管理人員綜合素質(zhì)

《“十三五”時(shí)期全國(guó)公共圖書館事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》特別指出要加強(qiáng)分級(jí)培訓(xùn)及基層公共圖書館從業(yè)人員培訓(xùn)。針對(duì)目前檔案管理人員綜合素質(zhì)不高的情況，一是要做好招聘工作，要招聘專業(yè)對(duì)口，具有大專及以上學(xué)歷的人員進(jìn)入工作崗位，積極落實(shí)好編制問題，提高工作人員的積極性。二是加大對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，多組織計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理等專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，增加其對(duì)檔案管理學(xué)、圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等相關(guān)學(xué)科的綜合應(yīng)用能力。三是加強(qiáng)對(duì)管理人員思想政治教育，培養(yǎng)檔案管理人員愛崗敬業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。四是嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任考核制度。明確每一個(gè)檔案管理人員的工作職責(zé)，將工作情況與績(jī)效考核嚴(yán)格掛鉤，增加檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。

3.4 加快推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

國(guó)家已將數(shù)字圖書館推廣工程列為我國(guó)公共數(shù)字文化服務(wù)體系建設(shè)的重大項(xiàng)目，將加大公共圖書館數(shù)字服務(wù)設(shè)施建設(shè)，并配置相應(yīng)器材設(shè)備。這是每一個(gè)公共圖書館實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的重要契機(jī)。將紙質(zhì)版業(yè)務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔保存，組建檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理和文件處理形成一體化，可以有效的避免紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案在整理、保管時(shí)的破損遺失，極大的提高檔案管理人員的工作效率和管理水平。

4 結(jié)語

綜上所述，公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理不僅僅只是圖書館建設(shè)一項(xiàng)基本工作，更是公共圖書館科學(xué)規(guī)范管理的要求和體現(xiàn)。及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中的不足，采取科學(xué)有效的管理強(qiáng)化措施，切實(shí)建設(shè)好業(yè)務(wù)檔案管理平臺(tái)，才能更好的助力公共圖書館的建設(shè)和發(fā)展。

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