建筑工程中檔案資料管理的重要性及策略

王明

摘 要：一直以來，在我國建筑工程監(jiān)督和檢查工作的具體過程中，時(shí)常都會(huì)找到許多檔案管理方面的問題，這些問題嚴(yán)重影響了工程的質(zhì)量，也給工程的質(zhì)量監(jiān)管工作帶來了諸多困難。因此，保證工程檔案的規(guī)范化管理對(duì)提高建設(shè)項(xiàng)目的工程質(zhì)量和管理水平能起到重要的積極作用。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案資料管理；重要性；策略

引言

在社會(huì)飛速發(fā)展的大背景下，我國建筑行業(yè)的發(fā)展越來越迅速，因此，在建筑工程中，產(chǎn)生的資料也越來越多。所以，為了可以進(jìn)一步促進(jìn)建筑工程的發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的管理，意識(shí)到檔案資料對(duì)建筑工程的重要性，提升管理水平。同時(shí)，面對(duì)檔案資料管理中存在的問題，管理人員應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，采用合理的方式進(jìn)行管理，確保檔案資料管理的效率可以得到有效提升。

1.建筑工程檔案資料管理的重要性

建筑工程施工是一個(gè)比較龐大的工程，會(huì)涉及到很多方面的技術(shù)，施工工序也比較繁雜，而且整體的施工時(shí)間也相對(duì)比較長，因此，在整個(gè)施工過程中就會(huì)涉及到很多與工程相關(guān)的資料。在施工中要想保證施工工期和施工的質(zhì)量，企業(yè)就應(yīng)做好與工程有關(guān)的檔案資料的管理工作。目前很多企業(yè)已經(jīng)開始關(guān)注這項(xiàng)工作的重要性，在進(jìn)行工程檔案管理工作時(shí)企業(yè)應(yīng)建立起相關(guān)的管理部門由專人進(jìn)行管理，并運(yùn)用科學(xué)的方法構(gòu)建起一套檔案管理理念，從實(shí)際工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)再融入先進(jìn)的管理理念，提升企業(yè)建筑工程檔案管理工作的整體水平和管理質(zhì)量，從而更好的增強(qiáng)企業(yè)的市場竟?fàn)幜?，提升?jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。與此同時(shí)，我國的建設(shè)部門也開始關(guān)注企業(yè)的工程檔案管理工作，并制定出相關(guān)的管理規(guī)定，來約束企業(yè)在管理中出現(xiàn)的不正當(dāng)行為，幫助企業(yè)正規(guī)化管理。

2.建筑工程中檔案資料管理策略

2.1完善管理機(jī)制

完善的管理制度是工程檔案資料實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的保障。要建立和健全工程檔案資料管理工作與工程項(xiàng)目建設(shè)相適應(yīng)的各項(xiàng)檔案資料管理制度，如工程檔案資料編制校對(duì)制度、工程檔案資料收集歸檔制度等；要完善工程檔案資料管理的工作責(zé)任制，把工程檔案資料管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)納入相關(guān)人員的考核范圍內(nèi)；完善獎(jiǎng)懲制度，把工程檔案資料的管理與工程結(jié)算掛鉤，實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)工程檔案資料收集不及時(shí)、收集不全、內(nèi)容失真的給予相應(yīng)處罰。

完善的監(jiān)督、反饋體系是建立高效的工程檔案資料管理團(tuán)隊(duì)的必要條件。企業(yè)應(yīng)該在工程檔案資料組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部建立良好的溝通機(jī)制，多角度、雙向的監(jiān)督、反饋機(jī)制能夠保持組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部溝通渠道的暢通，促進(jìn)工程檔案資料信息資源的開發(fā)利用。通過反饋機(jī)制，工程檔案資料管理人員能夠及時(shí)了解用戶需求，以便及時(shí)準(zhǔn)確的調(diào)整信息資源開發(fā)方向。

2.2加強(qiáng)歸檔流程的規(guī)范化

工程檔案歸檔流程的規(guī)范化可以最大化地保證工程檔案管理人員的工作質(zhì)量，提高工作效率。部分施工單位由于缺乏對(duì)工程檔案管理工作的重視程度，最終導(dǎo)致檔案編制的質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案資料交付的時(shí)間滯后。為了減少此類現(xiàn)象的發(fā)生，施工單位應(yīng)建立明確的歸檔流程，確立各相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，嚴(yán)格要求檔案管理人員按照《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》中所規(guī)定的檔案管理流程及標(biāo)準(zhǔn)做好工程施工前期及施工過程的檔案信息收集工作，保證工程竣工檔案資料按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔。

2.3利用現(xiàn)代化歸檔手段

相關(guān)部門要做好資料歸檔統(tǒng)計(jì)工作，借鑒國外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，推行縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程資料歸檔中的運(yùn)用。當(dāng)今美國、荷蘭、德國等發(fā)達(dá)國家對(duì)縮微、多媒體電子文件檔案管理理念和實(shí)踐已經(jīng)成熟，我們可以借鑒其西方國家的先進(jìn)技術(shù)和理念，把我國檔案歸檔管理工作進(jìn)行革命性提升。目前我國已經(jīng)制定了《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，說明今后建筑工程項(xiàng)目資料管理的重要發(fā)展方向就是信息化電子管理，電腦信息化的高速發(fā)展也使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能。

2.4加強(qiáng)檔案資料管理的質(zhì)量控制

檔案資料管理工作質(zhì)量控制貫于檔案管理工作的整個(gè)環(huán)節(jié)，并涉及到多個(gè)方面，比如在工程準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，結(jié)合到工程特點(diǎn)，制定相應(yīng)管理工作標(biāo)準(zhǔn)，制定資料文件表單的。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，利于后期管理工作，在施工進(jìn)行過程中，做好資料收集與整理。很多因素會(huì)對(duì)資料收集與整理造成影響，因此，管理人員需要了解作業(yè)施工相關(guān)知識(shí)，深入一線，確保資料有效、真實(shí)。技術(shù)資料，需要確保其完整性，只有技術(shù)資料完整，才能充分反映工程的真實(shí)情況。在技術(shù)資料收集時(shí)，工作人員需要和技術(shù)人員保持溝通，檔案管理人員組成，應(yīng)該結(jié)構(gòu)合理，如其中至少應(yīng)該有相關(guān)技術(shù)人員。

2.5注重加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

對(duì)于建筑工程管理中檔案的管理需要有專業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，要提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和個(gè)人技能，通過引進(jìn)一些具備專業(yè)知識(shí)的人才，做好對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)，包括有關(guān)檔案管理力面的專業(yè)知識(shí)，工程施工內(nèi)容以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等，提升檔案管理人員的專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，要讓相關(guān)的檔案管理人員能夠?qū)W會(huì)利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行管理，能夠提升檔案管理的效率。從建筑工程檔案管理中掌握檔案形成的過程、檔案的特點(diǎn)以及檔案的處理，要適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展的需要，提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，使檔案管理工作能夠適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展。例如，檔案管理工作中的檢測工作需要利用信息技術(shù)完成，對(duì)于檢測報(bào)告的審核需要建立一個(gè)電子平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)在線審批，也就會(huì)減少找領(lǐng)導(dǎo)簽字的這一項(xiàng)流程，提升了檔案管理的效率，增強(qiáng)個(gè)人的專業(yè)技能和管理水平，學(xué)習(xí)一些新的管理理念，要注重整個(gè)建筑行業(yè)中的檔案管理工作，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。

結(jié)語

綜上，作為建筑施工單位要提高對(duì)工程檔案資料管理的重視程度，嚴(yán)格有效的進(jìn)行控制管理。只有認(rèn)真貫徹和落實(shí)檔案資料的管理工作，才可以大大的提高施工的整體質(zhì)量和水平，進(jìn)而提高企業(yè)在市場當(dāng)中的競爭力，維護(hù)好企業(yè)在市場當(dāng)中的良好形象。

參考文獻(xiàn)

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