探析管理工作中辦公室的溝通協(xié)調作用

華僑

摘 要：辦公室工作是一個單位的坐標中心，是領導與各科室中間的紐帶，是溝通協(xié)調人與人感情的聯(lián)絡員，也是單位和諧的重要保障。面對單位工作的各項改革，辦公室工作人員要富有新思想、新思維，要重視溝通協(xié)調的重要性，完善工作職能，掌握溝通協(xié)調技巧，做好工作跟蹤督查及有效落實，真正實現(xiàn)局機關的發(fā)展、改革與穩(wěn)定。

關鍵詞：管理工作；辦公室；溝通協(xié)調作用

辦公室工作是處在單位領導之間溝通和協(xié)調的關鍵環(huán)節(jié)，單位的會議、政務處理、行政事務以及后勤管理，都離不開辦公室的協(xié)調溝通。在辦公室的調節(jié)參與下，才能有效促進各個部門有效完成工作進度，做好分工合作，互相配合，攜手完成單位的各項工作任務。辦公室是單位的坐標中心，承擔著一個單位工作的上傳下達，也承接著各種指令和各種信息制度的落實執(zhí)行，另外，辦公室也是溝通協(xié)調人與人感情的聯(lián)絡員也是單位和諧的重要保障。公路執(zhí)法要發(fā)展，當前形勢在改革。社會正經(jīng)歷前所未有的發(fā)展變革，為此，辦公室工作要有新的思維，創(chuàng)新的辦法，才能跟上時代的步伐，才能讓溝通協(xié)調更富有成效。

一、充分認知辦公室溝通協(xié)調的重要性

辦公室是單位的中心樞紐，是管理的綜合部門，具有協(xié)調上下的綜合職能，單位管理是否和諧與規(guī)范，辦公室則起著舉足輕重的決定作用。著名管理學家巴納德認為：溝通是一個組織的成員聯(lián)系在一起，以實現(xiàn)共同目標的手段。由此可見溝通協(xié)調在一個辦公室工作中的重要作用。辦公室的工作是繁雜的，它包括各種文件的起草、修改、上報與下發(fā)，不斷搜索工作中的新動態(tài)，新進展，整理新經(jīng)驗，挖掘閃光點，為建立工作標準，落實各項管理制度，做好領導批辦的任務，及時反饋工作進度以及收集相關的檔案資料。每一次會議，每一個活動，每一次部署，每一次行政接待，都體現(xiàn)了辦公室的嚴謹、周到與熱情，在良好的溝通與協(xié)調能力的基礎上，才能彰顯單位的良好形象，才能讓工作規(guī)范有序，井井有條，才會充分展示的科學管理與規(guī)劃，升華任務的完成率，高效率運轉高質量服務，才能真正落實辦公室的綜合能力建設。

二、完善工作職能是辦公室溝通與協(xié)調的基礎條件

辦公室是單位上下溝通的窗口，聯(lián)絡左右的紐帶，也是單位的指揮中心、服務中心和信息處理中心，辦公室工作的開展情況，直接影響著全局的工作效率和工作質量，因此，辦公室的工作要明確職能，了解工作中所涉及的方方面面，綜合協(xié)調，督辦督查，做好后勤的服務保障，當好領導的左膀右臂，這是新形勢下的辦公室職能，也是充分發(fā)揮溝通和協(xié)調的中心內容，這就要求辦公室人員，立足實際，有敏銳的觀察技能，針對新問題，新發(fā)展，及時做好各項應對策略，當好領導參謀，提升工作的預見能力，這需要辦公室人員具有較高的工作素養(yǎng)，具有較高的工作高度，充分利用溝通協(xié)調的技能水平，提高單位管理的決策水平，為此，辦公室人員要嚴明紀律，加強培訓，對業(yè)務工作熟讀與心，用科學的態(tài)度和前沿的理論，分析當前形勢，切實把握發(fā)展提出的新要求，發(fā)揮溝通與協(xié)調的職能水平，進一步加強和推進事業(yè)的改革和發(fā)展，在全面協(xié)調的前提下，創(chuàng)造有價值的參謀意見，緊扣領導思路，細化工作細則，超前預知，圍繞工作問題，幫助領導有效完成工作目標，實現(xiàn)辦公室的職能工作有效化。

三、掌握溝通與協(xié)調工作技巧有效提升服務質量

溝通協(xié)調能力是辦公室人員工作的基本素質，也是不可缺少的關鍵環(huán)節(jié)，做好辦公室的溝通協(xié)調工作，需要有一定的溝通技巧和協(xié)調能力，化解工作中不同的意見和要求，促進團結協(xié)作，達成共識，從而讓工作有序、和諧。辦公室的溝通協(xié)調的技巧，首先要關注角色意識，不越權越位，注意與領導的上傳下達，傳達領導的指示做到不擅自做主，不修改領導的意見，避免自以為是。與人溝通的時候，注意方法的適宜性，不強制大家服從，盡可能的利用溝通的形式化解矛盾，用協(xié)商的口吻，達成觀點的統(tǒng)一，不以領導自居，要允許不同意見的存在，盡可能的采用謹慎的態(tài)度，避免不必要的協(xié)調障礙。其次，把握溝通協(xié)調的關鍵點，大事化小，小事化了。辦公室的工作本身就很繁雜，很多問題交織在一起，容易問題呈現(xiàn)復雜化狀態(tài)，辦公室人員要具有耐心和細心，保持嘴勤、眼勤、腿勤和腦勤，及時把握細節(jié)，關注事情的發(fā)展狀態(tài)，及時介入溝通，盡可能的把矛盾解決在萌芽狀態(tài)中，對于群眾性的事務工作，要認真負責，牢記于心，注意傾聽群眾的意見，與上級領導做好溝通，采取具體事情具體解決的處理辦法，把握關鍵點，化解關鍵矛盾，及時抓住有利時機，理順關系，做好溝通協(xié)調，做到工作效率事半功倍。

四、明確辦公室工作的跟蹤督查，強調工作有效落實

辦公室是集辦公與檔案管理的綜合型的部門，參與政務、管理事務，運用溝通和協(xié)調的能力，完成工作目標和工作要點，要求辦公室的工作人員要緊緊圍繞黨支部、行政中心的總體部署，認真落實各項工作的計劃制定、組織安排以及總結反饋。其中關鍵的環(huán)節(jié)是工作的有效落實，這是完善辦公室工作秩序和工作成效的重要標志，辦公室人員要嚴格工作制度，認真執(zhí)行領導的工作部署，根據(jù)批示及時下達交接，強化中間環(huán)節(jié)交接的有效性，并做好相關登記，認真做好后勤服務，厲行節(jié)約，嚴格保障局機關的正常運轉，一切工作強化細心，關注細節(jié)管理，對出現(xiàn)的新問題，新情況，做到及時反饋，嚴格執(zhí)行工作有計劃、有落實、有記錄、有總結反饋，保持高標準、嚴要求的行動準則。同時，還要加強文件的催辦督辦，對任務結果做到心中有數(shù)，提高公文處理質量和完成效率，加強檔案收集管理，進一步提升辦事效率，改進機關工作作風，讓辦公室工作做到行之有效。

辦公室的綜合協(xié)調，是做好辦公室工作的前提條件，只有掌握科學的溝通協(xié)調技巧，注意傾聽群眾意見，從自身做起，嚴守工作紀律，才能讓溝通富有說服力，只有用耐心、細心打造的溝通協(xié)調，辦公室工作才能有禮有節(jié)、不卑不亢，只有用心服務，真誠付出，辦公室工作才能抓好內部管理，做好外部建設，辦公室的溝通協(xié)調工作，要從服務質量下功夫，增強服務意識，妥善處理細節(jié)，才能讓領導放心，工作和諧，才能真正實現(xiàn)工作的發(fā)展、改革與穩(wěn)定。