歐陽麗娜

本文首先闡述了傳統(tǒng)檔案信息管理存在的缺陷，接著筆者針對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提出了相應(yīng)的對(duì)策，旨在可以為相關(guān)人士提供有價(jià)值的參考信息，供以借鑒。

我國經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展與進(jìn)步，在很大程度上促使醫(yī)院的社會(huì)功能也朝著多樣化的方向發(fā)展。尤其是檔案管理在醫(yī)院管理當(dāng)中占有著重要的位置，其作用在臨床、科研等相關(guān)活動(dòng)中逐漸凸顯出來。不僅如此，基于信息時(shí)代的背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)等在相關(guān)領(lǐng)域得到了廣泛的使用，在這種浪潮之中醫(yī)院檔案管理也開始朝著信息化的方向前進(jìn)。

1 傳統(tǒng)檔案信息管理存在的不足

1.1 檔案管理人員沒有較強(qiáng)的管理責(zé)任意識(shí)

一些管理人員的思想依然停留在傳統(tǒng)階段，沒有較強(qiáng)的管理意識(shí)，尤其是就某些文件資源而言無法及時(shí)做好移交與歸檔工作，顯然這樣很容易衍生出諸多問題。一些重要的照片存儲(chǔ)以及移交都沒有安排專業(yè)人士管理，這樣就會(huì)致使資料發(fā)生丟失的情況；還有某些科室沒有在第一時(shí)間搜集實(shí)物影像資料，這樣就會(huì)在很大程度上致使資料始終處于不完整的狀態(tài)，沒有較高的保存價(jià)值。

1.2 檔案管理模式無法順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展

通常情況下，傳統(tǒng)檔案主要由以下幾種方式構(gòu)成：一種是紙質(zhì)文件；另一種是紙質(zhì)檔案，同時(shí)管理大部分都是采取人工的方式進(jìn)行的，這樣就會(huì)致使相關(guān)人員有著較大的工作量。不僅如此，在對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢的時(shí)候，人為操作是非常浪費(fèi)時(shí)間和精力的，同時(shí)也沒有較高的工作水平，出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率比較大。由此可見，傳統(tǒng)檔案管理理念不單單在搜集檔案信息以及使用檔案時(shí)產(chǎn)生了較大的影響，而且也不利于醫(yī)院未來的發(fā)展，基于這種背景下對(duì)其加以優(yōu)化與創(chuàng)新是時(shí)代所需。

1.3 醫(yī)院檔案管理質(zhì)量依然處于落后的狀態(tài)

所謂醫(yī)院檔案，實(shí)質(zhì)上是醫(yī)院日積月累的各種載體材料，有著較多的類型，如賬簿、榮譽(yù)、病例等，詳細(xì)記載了醫(yī)院的發(fā)展歷程，同時(shí)在醫(yī)院管理當(dāng)中扮演著不可或缺的角色。但是盡管在醫(yī)院中已經(jīng)普及了計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但在檔案管理方面卻很少使用。這是因?yàn)榇蟛糠轴t(yī)院還采取人工的方式收集檔案，這樣不但會(huì)加劇醫(yī)院的管理成本，而且還會(huì)阻礙信息的共享與整合，繼而對(duì)醫(yī)院管理效率的提升帶來直接的影響。

2 針對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提出的有效對(duì)策

2.1 重視醫(yī)院檔案信息化管理的安全性

盡管檔案信息化管理快捷、高效，然而應(yīng)用技術(shù)依然處于不成熟的階段，這樣很容易衍生出網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)問題。因此，在提高檔案信息化管理水平的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)采取有效措施，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理有機(jī)的和電子檔案管理結(jié)合在一起，進(jìn)而更好的彌補(bǔ)彼此的缺陷。不僅如此，還要結(jié)合國家《檔案法》等相關(guān)制度規(guī)范電子檔案操作，同時(shí)還要針對(duì)各種格式的電子文檔，例如影響、文檔等做好數(shù)字化處理工作，進(jìn)而為文檔儲(chǔ)存的安全性提供應(yīng)有的保障。

2.2 積極開展檔案管理人員信息化培訓(xùn)工作

縱觀歷史發(fā)展進(jìn)程來看，一些醫(yī)院無法意識(shí)到檔案管理人才的重要性，在大部分醫(yī)院當(dāng)中，一些管理人員出現(xiàn)身兼多職的情況時(shí)有發(fā)生，幾乎在檔案信息管理上沒有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。究其原因在于，醫(yī)院沒有對(duì)這類管理人員開展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，這樣久而久之就會(huì)致使這些人員不能更深層次的了解與認(rèn)識(shí)，同時(shí)在管理質(zhì)量上也不會(huì)存在創(chuàng)新性。從發(fā)展的角度可以看到，檔案管理水平的優(yōu)劣與相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)有著密切的聯(lián)系。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在指定的時(shí)間內(nèi)對(duì)這些管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)，其目的是為了促使檔案管理意識(shí)可以深入到所有管理人員的心中，特別是在計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息設(shè)備使用等相關(guān)方面要做好重點(diǎn)培訓(xùn)工作。

2.3 科學(xué)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源

我國科學(xué)技術(shù)的日益完善，促使我們醫(yī)療行業(yè)得到了蓬勃的發(fā)展。從當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)來看，醫(yī)院經(jīng)過日新月異的變化，其中的名醫(yī)也會(huì)變得愈來愈多，藥方得到了大幅度的提高，醫(yī)案如汗牛充棟一般充分的呈現(xiàn)出中醫(yī)辯證論治思想的無形財(cái)富，這些財(cái)富都是值得后人借鑒與學(xué)習(xí)的。由此可見，通過檔案的信息化，能夠促使這些資源得到更為全面的利用。所以，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)充分利用檔案信息化的契機(jī)，對(duì)文獻(xiàn)資料、名醫(yī)醫(yī)案等采取電子文件的方式做好分類保存工作，并積極運(yùn)用醫(yī)院局域網(wǎng)進(jìn)行上傳、搜索，這樣做不但可以更好的保護(hù)檔案原件，減少原件出現(xiàn)損壞的情況，而且也能提高相關(guān)人員的專業(yè)技術(shù)水平，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展。針對(duì)醫(yī)院來說，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)不單單把“死資料”變成了“活資料”，而且還對(duì)醫(yī)院的學(xué)術(shù)傳承帶來了較大的益處。

2.4 加人檔案軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度

從當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)來看，醫(yī)院中還是以紙質(zhì)檔案為主，這種現(xiàn)象在溫度、防火等環(huán)境下，都會(huì)對(duì)檔案庫房的安全性提出諸多的要求。然而大部分醫(yī)院中的檔案庫房都小，這對(duì)檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)會(huì)帶來直接的影響。因此，在實(shí)際進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，軟件與硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)環(huán)節(jié)都是不容缺少的工作任務(wù)。通常情況下，硬件設(shè)施實(shí)際上是指和現(xiàn)代化管理工作一起應(yīng)用的計(jì)算機(jī)、錄入系統(tǒng)等，比如照相機(jī)、打印機(jī)等，同時(shí)還包含了防火防盜的設(shè)備等；針對(duì)軟件設(shè)施來說，實(shí)質(zhì)上涵蓋了檔案管理軟件以及相關(guān)管理文件，比如計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、信息安全軟件等，同時(shí)還涵蓋了相關(guān)人員的具體職責(zé)等。不僅如此，電子技術(shù)得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，同時(shí)也加快了設(shè)備更新的腳步。因此，在安裝設(shè)備的過程中，應(yīng)當(dāng)將冗余度等相關(guān)因素考慮在內(nèi)，同時(shí)還要做好前期規(guī)劃工作，為設(shè)備的順利升級(jí)提供應(yīng)有的保障。

通過以上內(nèi)容的闡述，可以得知：在對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)采取針對(duì)性的措施促使所有員工意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，在此基礎(chǔ)上從重視醫(yī)院檔案信息化管理的安全性、提高檔案管理人員的綜合能力、科學(xué)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源、加大檔案軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度這幾個(gè)方面著手，只有這樣才能促使檔案工作在醫(yī)療行業(yè)中發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。