基于工作流引擎的高校協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)研究

柳青 韓抒真

摘要：該文針對我國高校建設(shè)現(xiàn)狀，采用工作流引擎技術(shù)，重點研究基礎(chǔ)模型建立，基于已建立的基礎(chǔ)模型設(shè)計建設(shè)高校協(xié)同辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)部門及人員信息的集中管理和共享利用，提供多部門高效協(xié)作的辦公平臺。采用先進的工作流引擎技術(shù)，靈活、快速、有效、規(guī)范地將現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)化為線上工作流程，提升管理水平，促進科學(xué)決策。

關(guān)鍵詞：工作流；系統(tǒng)辦公；高校；建設(shè)

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）15-0088-02

隨著高校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的快速發(fā)展，高校管理信息化日趨成熟，為了提高工作質(zhì)量和效率，各高校均建立了相應(yīng)的辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用給高校的管理工作帶來了極大的便利，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理工作提供有力支撐。近些年來，隨著國家大力推進高等教育改革與發(fā)展，國內(nèi)高校規(guī)?？焖侔l(fā)展壯大，招生人數(shù)和新校區(qū)建設(shè)數(shù)量持續(xù)增多，教學(xué)科研管理部門以及行政辦公部門的工作量與日俱增，部門之間高效便捷的協(xié)同工作變得越來越重要，雖然高校通過建立相應(yīng)的辦公自動化系統(tǒng)輔助工作，但傳統(tǒng)自動化辦公系統(tǒng)的功能處理相對獨立，從信息共享到信息流轉(zhuǎn)的過程復(fù)雜，效率較低，交互協(xié)作性較差，難以滿足高校各學(xué)院、各部門的統(tǒng)籌管理整體需要，因此從高校發(fā)展和管理的角度迫切需要開發(fā)建設(shè)一套高度集成化的協(xié)同管理辦公系統(tǒng)。

1 工作流管理技術(shù)

1.1 工作流的概念

目前對于工作流，尚未有組織及個人給出過標準定義，但已給出過的描述中都明確了工作流的本質(zhì)：工作流是根據(jù)已定義的一系列規(guī)則，在執(zhí)行者之間把數(shù)據(jù)、文檔、信息或任務(wù)完成傳遞，實現(xiàn)辦理某些事項及任務(wù)的目的，即通過計算機實現(xiàn)事務(wù)處理的自動化。比較典型的工作流定義源自工作流管理聯(lián)盟（Workflow Management Coaliton，簡稱WfMC）給出的定義：工作流是一個業(yè)務(wù)過程部分或全部地用計算機自動執(zhí)行[1]。

1.2 工作流管理系統(tǒng)的功能

工作流管理系統(tǒng)就是一個獨立的軟件系統(tǒng)[2]，用來定義、管理、執(zhí)行、控制工作流實例的執(zhí)行。工作流管理系統(tǒng)并非是具體的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而是為業(yè)務(wù)系統(tǒng)的具體實現(xiàn)提供支撐環(huán)境。工作流管理系統(tǒng)中可以運行一個或多個工作流，通過管理、執(zhí)行已定義的工作流實現(xiàn)具體的業(yè)務(wù)管理。

2 工作流引擎基礎(chǔ)模型

高校協(xié)同辦公系統(tǒng)由一個或多個工作流引擎組成，工作流引擎主要基于三個概念構(gòu)造，分別是信息、角色和控制中心。信息定義了需要傳送的數(shù)據(jù)；角色是工作流中人員或邏輯的表示；控制中心決定工作流的流向。

2.1 信息模型的建立

信息是指辦公協(xié)作中需要傳送的數(shù)據(jù)的總稱，研究建立信息模型，能將實際業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化成工作流過程中需要傳送的數(shù)據(jù)支持通過信息模型進行自定義，并生成相應(yīng)表單進行數(shù)據(jù)傳遞。該信息模型應(yīng)支持字段名稱、字段顯示名、字段類型、表現(xiàn)形式以及顯示順序等的自定義。

2.2 角色模型建立

靈活的工作流模型應(yīng)支持對參與者及各參與者之間邏輯關(guān)系的自定義。研究建立角色模型，支持工作流中人員及邏輯的靈活多樣的定義形式，以滿足工作流建立具有良好的可擴展性。

角色模型主要用于控制流程中的參與者，即每個流程節(jié)點的操作者。操作者的設(shè)置應(yīng)該盡量靈活，以確保流程搭建易于維護、易于擴展。

操作者支持指定固定人員、指定角色、按部門進行限制、按創(chuàng)建人進行指定、根據(jù)表單填寫內(nèi)容進行指派、根據(jù)矩陣進行查找等多種設(shè)定方式，以滿足不同用例場景下的設(shè)定需求。

指定固定人員的這種設(shè)置方式，簡潔、明了，適用于使用該系統(tǒng)的初級用戶。但是該設(shè)置方式不利于后期維護，若后期操作者需要變更時需要通過更改流程設(shè)置來進行變更。指定角色的方式，相對比指定固定人員來講，后期維護更加便捷，只需對角色中的人員進行維護便可達到更改目的。按部門進行限制，適用于不同部門指定不同操作者的場景。例如，根據(jù)申請人的部門，擇定本部門的人員進行審批。按創(chuàng)建人進行指定的方式，支持與創(chuàng)建人的多種邏輯關(guān)系進行設(shè)置，有創(chuàng)建人本人、創(chuàng)建人直屬領(lǐng)導(dǎo)、創(chuàng)建人下屬、創(chuàng)建人同部門的不同安全級別的人員等，這種設(shè)定方式靈活易于維護，且與流程創(chuàng)建者的關(guān)系一目了然，但是要求組織架構(gòu)層次足夠清晰。

2.3 控制模型建立

流程的有效控制直接關(guān)系到業(yè)務(wù)流程化的實際效果，因此建立高效可靠的控制模型顯得尤為重要?？刂颇Ｐ褪枪ぷ髁饕娴目刂浦行模瑢⑿畔⒛Ｐ图敖巧Ｐ陀袡C地結(jié)合在一起，完成整個業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換工作流的有效控制和協(xié)調(diào)?？刂颇Ｐ托璋瑢徟?、提交、回退、會簽及加簽等多種控制方式。本文共設(shè)計了以下幾種控制模型：

1）流程單起點單終止模型

流程單起點單終止模型如圖1所示，每個流程至少有一個創(chuàng)建節(jié)點和一個歸檔節(jié)點。

2）串行模型

串行模型如圖2、圖3所示，是最為簡單，也最為容易理解的模型。按照預(yù)定的任務(wù)列表，有序的執(zhí)行。

3）會簽?zāi)Ｐ?/p>

并行會簽?zāi)Ｐ腿鐖D4所示，也叫“And模式”。是指在流程運行過程中，因為不同的條件或情況，或者處理的業(yè)務(wù)需要多任務(wù)并行處理，而產(chǎn)生了流程分支。并行開始步驟必須與匯聚步驟成對存在。都執(zhí)行完后，才能激活后續(xù)的任務(wù)。

4）異或模型

異或模型如圖5所示，是指當一個任務(wù)處理完后，發(fā)現(xiàn)其后面可允許走多個分支流程，但只允許選擇其中一個分支運行?？梢愿鶕?jù)規(guī)則自動選擇分支，也可以人工操作選擇。

5）回退模型

回退模型如圖6所示，審批環(huán)節(jié)的任意審批節(jié)點都可以將任務(wù)退回給創(chuàng)建人。根據(jù)實際需要，審批節(jié)點也可將任務(wù)退回到該節(jié)點前的任意審批節(jié)點。這些路徑都認為是合的。

3 基于工作流引擎的協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)

基于已經(jīng)建立的基礎(chǔ)模型，建立靈活易用的工作流，實現(xiàn)將日常管理業(yè)務(wù)電子化，促進業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化，而且能將因業(yè)務(wù)調(diào)整而帶來的不利影響明顯減少。在新形勢下，為高校提供一個更加智能、便捷的協(xié)同辦公平臺。

工作流的實現(xiàn)主要按照提取流程，建立信息模型，設(shè)計控制模型，配置角色模型的步驟完成。例如我校的發(fā)文審批流程，首先提取工作流程，開始由擬稿部門進行起草，完成內(nèi)部審批后交由學(xué)校辦公室，學(xué)校辦公室收到文件后交由秘書科進行文件編號，然后遞送到辦公室主任處進行審批，審批通過過后辦公室主任選擇校領(lǐng)導(dǎo)進行審批，校領(lǐng)導(dǎo)審批后辦公室主任再選擇是由校長簽發(fā)還是黨委書記簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后流程進行歸檔處理。

信息模型的建立，設(shè)計表單包含發(fā)文審批要填寫的所有內(nèi)容，設(shè)置字段名稱、字段顯示名、字段類型，顯示順序，表單的顯示模板等。設(shè)計控制模型選擇已建立的串行提交、審批及回退模型。設(shè)置辦公室秘書科科長、辦公室主任、校長、書記等角色控制第三、四、六、七節(jié)點的操作者，通過選擇創(chuàng)建人上級控制第二節(jié)點操作者，通過表單填寫指定人員控制第五節(jié)點操作者。設(shè)計完成的工作流程如圖7所示。

4 結(jié)束語

本文針對高等院校的自動化辦公管理模式的現(xiàn)狀，探討基于工作流引擎的協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用研究，在傳統(tǒng)自動化辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上引入工作流引擎模型，通過建立靈活易用的工作流將不同院系、部門以及教學(xué)、科研、行政管理事務(wù)等根據(jù)實際情況形成規(guī)范化的信息傳遞和審批管理流程，通過統(tǒng)一的平臺整合高校相對獨立又互相關(guān)聯(lián)的各項細碎具體的事務(wù)，在信息有效共享的同時大大降低了實際工作中協(xié)同業(yè)務(wù)的開展難度，提高了工作效率尤其是多部門關(guān)聯(lián)的復(fù)雜事務(wù)，很好地為高校院系和各部門搭建了高效溝通的信息化橋梁。

參考文獻：

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