事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

任桐閱

摘 要：近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，加劇了我國(guó)現(xiàn)代化進(jìn)程的腳步，事業(yè)單位成了備受矚目的焦點(diǎn)。關(guān)于對(duì)事業(yè)單位在行政體制、人事管理以及精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)等各方面的改革，我國(guó)取得了許多喜人的成果，但同時(shí)也暴露出了許多新的問(wèn)題，尤其是檔案管理方面的問(wèn)題最為突出。本文筆者將以事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革為題，對(duì)其進(jìn)行探討，提出自己的見(jiàn)解，希望能夠起到借鑒作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新與改革

及時(shí)有效地處理好事業(yè)單位在檔案管理中存在的各種問(wèn)題，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的順利推進(jìn)工作掃清障礙。如今是一個(gè)信息高度發(fā)達(dá)的社會(huì)，信息化和經(jīng)濟(jì)化已成為這個(gè)時(shí)代的標(biāo)簽，在這樣的時(shí)代背景下，只有對(duì)事業(yè)單位方方面面的工作進(jìn)行大膽改革和創(chuàng)新，才能促進(jìn)事業(yè)單位產(chǎn)生新的管理方式，緊跟時(shí)代的步伐，獲得長(zhǎng)足的發(fā)展與進(jìn)步。檔案管理是構(gòu)成事業(yè)單位工作中非常重要的一部分內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足當(dāng)下事業(yè)單位的發(fā)展需求。因此，我們必須高度重視事業(yè)單位在檔案管理方面所存在的問(wèn)題，并進(jìn)行新的管理方式的探索。

一、我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理方面所存在潛在隱患

1.管理者不夠重視檔案管理工作。就目前而言，經(jīng)過(guò)多方面調(diào)查了解，造成我國(guó)檔案管理問(wèn)題重重的根本原因在于事業(yè)單位不夠重視檔案管理工作，缺乏對(duì)檔案管理工作的全面認(rèn)識(shí)。很多事業(yè)單位的管理者片面地認(rèn)為，檔案管理無(wú)非就是簡(jiǎn)單記錄一下日常的工作情況，回頭來(lái)再翻閱，充其量不過(guò)就是對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展歷史的簡(jiǎn)單記載，對(duì)以后的發(fā)展趨勢(shì)完全起不到科學(xué)預(yù)測(cè)的作用。管理者這樣的態(tài)度也就造就了其他人對(duì)檔案管理工作的輕視，認(rèn)為不重要，出現(xiàn)問(wèn)題也懶得去解決，這種不理不睬的態(tài)度肆意蔓延，也就使得各種各樣的問(wèn)題積少成多，危害日益突出，成為了事業(yè)單位向著規(guī)范化方向發(fā)展道路上的一塊絆腳石。

2.檔案管理意識(shí)淡薄。一是檔案管理意識(shí)薄弱。一些單位和部門(mén)對(duì)加強(qiáng)檔案管理工作存在偏見(jiàn)，認(rèn)為加強(qiáng)檔案管理沒(méi)有實(shí)質(zhì)性作用，檔案就是存放文件資料的，檔案儼然就成了擺設(shè)，其主要作用就是應(yīng)付上級(jí)部門(mén)的檢查。二是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。在管理檔案方面舍不得投入人力、物力和財(cái)力，個(gè)別在建設(shè)項(xiàng)目單位和下屬單位檔案工作沒(méi)有實(shí)行崗位責(zé)任制，在管理方式上仍然停留在傳統(tǒng)的手工收集與檢索階段，一定程度上影響了檔案管理質(zhì)量。

3.管理檔案的方式、方法比較滯后。事業(yè)單位的工作做派一直比較中矩中規(guī)，所以這種氛圍也就造就了工作人員在檔案管理方式、方法上比較循規(guī)蹈矩，甚至比較刻板。但是，他們沒(méi)有意識(shí)到隨之時(shí)代背景的變化，以前的管理檔案的方式、方法早已比較落后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足現(xiàn)在發(fā)展的需要。例如，使用人工傳遞信息的方法進(jìn)行檔案信息的收集，特別影響獲取信息的時(shí)效性；采用手工錄入檔案信息的方法，造成很多錯(cuò)誤現(xiàn)象的發(fā)生；總之，手工登記既消耗精力又花費(fèi)時(shí)間，使得工作效率特別低下。另外，多數(shù)事業(yè)單位所使用的檔案管理軟件還是很早以前的軟件，沒(méi)有進(jìn)行更新，處理技術(shù)比較差勁，與新時(shí)代下對(duì)檔案管理的要求格格不入。

4.沒(méi)有建立起來(lái)科學(xué)完善的檔案管理機(jī)制。常言道，無(wú)規(guī)矩不成方圓。由于很多事業(yè)單位極力追求經(jīng)濟(jì)利益，把精力完全放在了經(jīng)濟(jì)發(fā)展上面，對(duì)于像檔案管理這樣的基礎(chǔ)性工作基本上無(wú)暇顧及。檔案管理工作要想取得發(fā)展與進(jìn)步，相應(yīng)的制度建設(shè)至關(guān)重要。因?yàn)闆](méi)有制度的約束，一方面會(huì)造成從事檔案管理的工作人員工作懶散，形成能混則混的工作態(tài)度，另一方面使得其他員工無(wú)法得到約束，不配合檔案管理人員的工作。

5.檔案信息沒(méi)有得到應(yīng)有的開(kāi)發(fā)和利用。檔案資料等信息是單位的歷史記錄，可以從中汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)單位的未來(lái)規(guī)劃提供參考。但是，由于一些單位對(duì)檔案管理的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)及其他因素的影響，對(duì)單位檔案信息只是藏而不用，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的開(kāi)發(fā)和利用，使得檔案信息的應(yīng)有作用得不到發(fā)揮。

二、對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新與改革的對(duì)策

1.管理者對(duì)檔案管理工作予以高度的重視。首先，事業(yè)單位的管理者需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)整個(gè)事業(yè)單位發(fā)展的重要性，改變態(tài)度，以身作則，重視對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)性培訓(xùn)投入，提高其工資待遇。其次，積極宣傳檔案管理工作的重要性，使得其他員工對(duì)檔案管理工作有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)，規(guī)范檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人才的隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的根本。要給專(zhuān)、兼職檔案人員提供教育培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，提高他們檔案管理的專(zhuān)業(yè)水平，可以通過(guò)專(zhuān)家講座、檔案知識(shí)培訓(xùn)、競(jìng)賽、觀摩和經(jīng)驗(yàn)交流等方式來(lái)實(shí)施。通過(guò)不定期的、有針對(duì)性的培訓(xùn)，使檔案人員對(duì)檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)及各門(mén)類(lèi)的檔案管理要求等有一個(gè)正確的理解和掌握。通過(guò)一系列的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，檔案人員的管理能力就會(huì)得到很大的提高，才能保證檔案管理的人員各項(xiàng)材料歸檔工作符合標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，做到文件的歸檔科學(xué)、準(zhǔn)確和完整，為單位的未來(lái)發(fā)展提供有價(jià)值的參考。

3.引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法。在信息化時(shí)代，科學(xué)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著巨大作用。檔案管理工作必須及時(shí)更新應(yīng)用軟件，使得技術(shù)的科學(xué)性與先進(jìn)性得以充分發(fā)揮，才能領(lǐng)略先進(jìn)的信息處理技術(shù)帶來(lái)的極大便捷，使得事業(yè)單位各部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)信息上的互通有無(wú)，以便于檔案登記及查詢(xún)工作效率的提升，更重要的是減少甚至避免不必要的錯(cuò)誤出現(xiàn)。

4.建立科學(xué)完善的檔案管理機(jī)制：（1）檔案管理機(jī)制的制定要符合科學(xué)合理的指導(dǎo)原則；（2）檔案管理各項(xiàng)制度的制定必須在遵守國(guó)家的法律法規(guī)及相關(guān)政策的前提下，來(lái)結(jié)合自身的特點(diǎn)進(jìn)行個(gè)性化制定；（3）所制定的檔案管理制度要切實(shí)可行，能夠指導(dǎo)日常工作的順利開(kāi)展；（4）所制定的檔案管理制度無(wú)論對(duì)員工還在對(duì)管理人員都必須具有同等的約束力。

綜上所述，事業(yè)單位必須高度重視檔案管理工作，從業(yè)人員必須在檔案管理的改革檔口中不斷創(chuàng)新工作的方式、方法，才能配合事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)整體的高效運(yùn)行，促進(jìn)其在大刀闊斧的改革進(jìn)程中獲得新的、更大的發(fā)展機(jī)遇。

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（作者單位：河北省民政廳軍隊(duì)離退休干部第二休養(yǎng)所）