淺析高校檔案信息化建設(shè)與檔案管理

劉紅芹

摘要：檔案信息是一種公共性的資源，其價值已被社會和人們所公認(rèn)。我國的信息化管理工作處于滯后狀態(tài)，高校檔案館信息化建設(shè)的觀念落后，管理的措施有待完善，對于信息資源的利用和開發(fā)工作還處于初始階段。而高校作為培養(yǎng)人才、科學(xué)研究以及社會服務(wù)的重要中心，更應(yīng)該重視和運(yùn)用檔案信息資源，以提高檔案信息資源的利用率，更好的為社會和學(xué)校服務(wù)。本文就此開展論述。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

一、檔案信息化概念的內(nèi)涵

檔案的收集、整理、保管和利用等各個環(huán)節(jié)，為了能夠全面熟練的應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段對檔案進(jìn)行管理，使檔案管理更加趨向規(guī)范化、高效化，我們稱之為檔案信息化管理。其中包括三個方面內(nèi)容：一是檔案資料數(shù)字化。應(yīng)用計算機(jī)和掃描儀等設(shè)備把應(yīng)存檔的信息、文件、資料等以統(tǒng)一的、規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入到專門的管理系統(tǒng)內(nèi)，以備保管。二是工作流程模式化。通過檔案管理專用軟件實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編目和排序。三是檔案檢索信息化。在實(shí)行分級檢索制度的前提下，通過校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)可實(shí)時、準(zhǔn)確地檢索所需要的存檔信息、文件、資料等。高校檔案信息化是加強(qiáng)信息資源的管理，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息采集、信息管理和信息資源共享，逐步建立信息化的高校檔案管理模式。

二、高校檔案管理信息化的發(fā)展現(xiàn)狀

1.對檔案信息化認(rèn)識不足，檔案意識淡薄。當(dāng)前部分高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理的意識，觀念落后，檔案工作重視程度不夠，沒把檔案信息從資源的角度加以認(rèn)識，使得高校檔案管理長期停留在建檔、管檔、查檔的水平上，許多有利用價值很高的檔案材料常年廢棄在角落里，忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，不能形成把檔案作為一種資源去使用，給高校檔案管理帶來很多負(fù)面影響。

2.管理的措施有待完善。很大一部分高校由于建設(shè)的基金不足，高校檔案的管理工作一直沒有得到實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展，這一現(xiàn)象是普遍的。在高校擴(kuò)建、擴(kuò)招的形勢下，很多高校將資金用于硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上，忽視的檔案信息的投入和管理。因此，目前我國在對檔案管理方面依然是手工操作的實(shí)施方式，信息化基礎(chǔ)設(shè)備和建設(shè)都很缺乏，導(dǎo)致信息資源的利用很有限，最后只能導(dǎo)致我國信息化的緩慢發(fā)展。

3.館藏數(shù)字化資源量不斷增大，但檔案資源數(shù)字化比例不高。大多數(shù)高校已經(jīng)開展數(shù)字化工作，但由于各種原因只能逐步推進(jìn)。一方面存量檔案數(shù)量巨大，數(shù)字化需要大量的人力物力，短時間內(nèi)難以完成。另一方面新增檔案還不能完全實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自動化采集歸檔，大多還停留在紙質(zhì)件歸檔，手工著錄的模式。

4.網(wǎng)絡(luò)安全問題。檔案信息管理需要正確處理與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系，做到合理開放和嚴(yán)格保密相結(jié)合，這是由于檔案本身的特殊性決定的。高校檔案信息化建設(shè)，提升了檔案的利用效率，加強(qiáng)了檔案部門與外部間的聯(lián)系，降低了檔案保管與獲取的成本，但也相應(yīng)帶來了很多信息技術(shù)方面的問題，如電腦黑客破壞、電腦病毒、非法訪問等，給檔案的安全造成了較大的威脅。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的

1.提高對檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識。高校檔案管理要樹立“電子檔案”的觀念，必須轉(zhuǎn)變檔案管理以往只是簡單的收集、借閱、整理模式，在觀念上與信息社會接軌，要摒棄手工操作管理的觀念，樹立通過檔案管理的信息化來實(shí)現(xiàn)檔案的自動化管理，認(rèn)識到檔案信息的價值不僅在于儲藏，其更大的價值在于傳播，通過信息化手段，使檔案的傳播更為動態(tài)化和便捷性，使檔案的價值得到更好的實(shí)現(xiàn)。

2.加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系建設(shè)。高校檔案管理信息化的建設(shè)，包括應(yīng)用系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范確定、安全保密體系和檔案信息資源建設(shè)等四個方面。首先，要明確檔案工作的管理機(jī)制，完善檔案工作的運(yùn)行機(jī)制，實(shí)現(xiàn)全程管理與監(jiān)控，制定并明確檔案信息化建設(shè)的專項(xiàng)任務(wù)及期限。其次，應(yīng)遵循《電子公文歸檔管理暫行方法》、《檔案法》等相關(guān)精神及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范指導(dǎo)全校檔案信息化的建設(shè)、管理、運(yùn)行和維護(hù)工作，保證高效檔案管理信息化的建設(shè)有規(guī)可依、有章可循。建立一個實(shí)用性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)，以保證校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)之間檔案信息存儲、交換的順利進(jìn)行是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。再次，選用一些科技含量高的技術(shù)應(yīng)用軟件和一批高素質(zhì)的專業(yè)人才來建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫，并監(jiān)督實(shí)行，達(dá)到互聯(lián)互通、資源共享，應(yīng)將部分標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范上升到法律、法規(guī)當(dāng)中，做到有法可依。

3.推進(jìn)檔案建設(shè)的工作進(jìn)程。加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案信息化建設(shè)的核心工作內(nèi)容便是信息資源建設(shè)，因此，要將工作重點(diǎn)放在推進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)與信息資源共享上，首先對于推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)要制訂出科學(xué)合理的建設(shè)計劃，同時還要強(qiáng)化監(jiān)督檢查，在用戶使用需求得到滿足的情況下建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案目錄，并加大人力、資金等方面的投入，使各部門的工作得到協(xié)同發(fā)展，其次在推進(jìn)檔案信息的資源共享方面，要根據(jù)國家出臺的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建立統(tǒng)一的信息管理體系，并使其與辦公系統(tǒng)有效融合起來，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上管理操作。

4.建立檔案管理信息安全保障體系。安全保密體系建設(shè)包含對電子文件的歸檔進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，確保歸檔的電子文件完整、真實(shí)、有效；要順利實(shí)施高校檔案管理信息化，必須重視高校檔案信息化建設(shè)過程中安全保障問題，通過投入人員和資金完善各類信息資源安全保障體系，不斷提升高校檔案管理系統(tǒng)信息安全防范和處理的能力。在制度上，要建立嚴(yán)格的安全制度，對相關(guān)管理人員加強(qiáng)安全教育，要通過防范機(jī)制杜絕非法操作；在管理上，定期升級、經(jīng)常維護(hù)。在技術(shù)上，通過部署硬件防火墻等措施，對檔案信息的安全進(jìn)行周密的保護(hù)，保證網(wǎng)絡(luò)傳輸安全等內(nèi)容。

5.加強(qiáng)對電子文件的收集和歸檔管理。檔案的數(shù)字化管理核心是信息資源管理，電子文件是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)對信息進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞和共享的數(shù)字化應(yīng)用文件。但很多電子文件是以代碼作為載體進(jìn)行記錄，使用時也要通過特定的設(shè)備；同時，現(xiàn)在很多電子文件都是通過紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)化而成的，在歸檔時，就要避免與紙質(zhì)檔案的重復(fù)，而且電子文件在信息資源和資金上也存在浪費(fèi)現(xiàn)象，這些問題對傳統(tǒng)的檔案管理造成很大不便，因此，要擴(kuò)大對電子文件的歸檔范圍和館藏比例。

總之，高校檔案管理信息化建設(shè)面臨著許多挑戰(zhàn)與困難，應(yīng)充分認(rèn)識到高校檔案信息化建設(shè)的作用與緊迫性，積極推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)，各大高校才能獲得長足的發(fā)展。

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