合同后續(xù)事項管理

于保森

蕪湖卷煙廠在簽訂合同后，基于合同的執(zhí)行，從合同到貨、安裝調(diào)試、試運行、驗收、質(zhì)保形成業(yè)務與財務一條龍的“閉環(huán)”管理的模式，“重合同、守信用”成為企業(yè)文化亮點。

一、合同在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的地位

《中華人民共和國合同法》是由全國人名代表大會審議通過，在法律級次上屬于最高級次，制定的目的是保護合同當事人的合法權(quán)益，維護社會經(jīng)濟秩序。蕪湖卷煙廠屬于煙草制造業(yè)，其物資供應、能源供給、產(chǎn)品銷售以及其他所有經(jīng)濟行為均離不開合同，所以經(jīng)濟合同貫穿企業(yè)的每一項經(jīng)濟業(yè)務。規(guī)范并維護合同在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的核心地位，就是保護企業(yè)的合法權(quán)益甚至是保證企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營也是以合同為線索，為了完成合同而次第開展生產(chǎn)經(jīng)營活動。

二、重合同、守信用是企業(yè)的無形資產(chǎn)

蕪湖卷煙廠多年來始終如一的重視合同的管理，年年獲得“重合同、守信用”榮譽稱號。蕪煙誠信、嚴格按合同辦理業(yè)務，促進了社會經(jīng)濟秩序的穩(wěn)定，在供應商、銷售商中贏得了良好的“口碑”和無風險、不擔憂的信任。蕪煙在金融系統(tǒng)、稅務系統(tǒng)也獲得了最高授信。蕪煙在社會中獲得的這些榮譽，得益于蕪煙合同管理的規(guī)范，在經(jīng)濟業(yè)務中誠實守信。正是由于得到公認和信任，蕪煙在經(jīng)濟發(fā)展的道路上走得更遠。

三、合同從規(guī)范到OA辦公自動化的創(chuàng)新

蕪煙合同從《合同管理辦法》制度起步，通過法律顧問確定合同范本，結(jié)合業(yè)務分類專項管理，通過從業(yè)務上取得的經(jīng)驗不斷完善合同條款，至今形成了一套行之有效的規(guī)范模板?，F(xiàn)在簽訂合同都在OA辦公自動化軟件中運行，歸口管理部門主要負責技術(shù)上的把關(guān)，法規(guī)部門主要負責法律上的把關(guān)，財務部門主要負責結(jié)算、發(fā)票以及稅務上的把關(guān)，審計部門負責規(guī)范上的把關(guān)，經(jīng)專業(yè)審核后，法人代表簽字蓋章。在辦公自動化上實現(xiàn)審核和簽訂合同，同時帶來查閱上的極大便利。

四、合同到貨階段的管理要點

合同到貨，蕪煙經(jīng)辦部門組織到貨驗收。驗收的重點是：到貨日期是否符合合同的規(guī)定；貨物名稱、數(shù)量、規(guī)格型號是否準確無誤。如果合同規(guī)定有明確的數(shù)量、規(guī)格型號的，依照合同約定，如果沒有明確的數(shù)量、規(guī)格型號的，應以開箱后說明書中列舉為準。涉及到需要質(zhì)量檢驗的貨物，需地方質(zhì)檢部門或企業(yè)質(zhì)檢部門進行質(zhì)量檢驗的，均需取得質(zhì)量檢驗報告方可到貨確認。

五、合同安裝調(diào)試階段的管理要點

安裝調(diào)試前，技術(shù)人員應仔細閱讀說明書、操作指南，學習跟調(diào)試相關(guān)的技術(shù)資料。安裝時，檢查供應商安裝調(diào)試人員配備，職業(yè)證書等資料，預防無證操作和不規(guī)范操作。調(diào)試時應事前組織好調(diào)試用物料，及時記錄各項指標，當指標達到設(shè)計標準或接近設(shè)計標準時，需運行一段時間指標穩(wěn)定方可確認安裝調(diào)試階段結(jié)束。經(jīng)過培訓的操作人員在調(diào)試階段就要跟班學習和進行部分操作，調(diào)試階段結(jié)束設(shè)備管理部門出具試運行通知，設(shè)備移交操作人員試運行。

六、合同試運行階段的管理要點

試運行階段不僅需關(guān)注設(shè)備的各項指標是否在設(shè)計指標的允差范圍內(nèi)，更重要的是生產(chǎn)出來的產(chǎn)品必須符合產(chǎn)品質(zhì)量的要求。這一階段，是操作人員、設(shè)備及產(chǎn)品相互磨合階段，也是合同執(zhí)行的最關(guān)鍵階段。該階段企業(yè)質(zhì)檢部門、設(shè)備部門均需深度介入，產(chǎn)品生產(chǎn)效率指標以及產(chǎn)品合格率指標均需穩(wěn)定并且達到技術(shù)設(shè)計指標。試運行結(jié)束，合同執(zhí)行部門應及時組織相關(guān)部門對試運行的結(jié)果狀況進行評估確認。

七、合同驗收階段的管理要點

合同驗收階段好比前面四個階段的總結(jié)。對照合同商務條款，對貨物名稱、數(shù)量、規(guī)格型號、發(fā)票、金額進行確認；對照技術(shù)指標，比對實際指標進行確認；對照合同相應條款，在合同約定的時間內(nèi)是否完成相應的履約任務；供應商、合同簽訂部門、質(zhì)檢部門、使用部門確認無誤，才能辦理合同驗收事項與付款。

八、合同質(zhì)保階段的管理要點

質(zhì)保條款是合同條款的重要條款。在質(zhì)保期內(nèi)企業(yè)應加強合同標的物的日常管理，一方面使用部門應建立巡檢模式，明細記錄發(fā)生的問題，并及時反饋合同經(jīng)辦部門；另一方面合同經(jīng)辦部門針對反應的問題對照質(zhì)保條款聯(lián)系供應商解決；再次，在質(zhì)保期滿前組織使用部門進行全面的檢查，解決可能存在的質(zhì)保問題；最后，支付質(zhì)保金后應建立移交手續(xù)，將資產(chǎn)維修移交維修部門，質(zhì)保后維修由企業(yè)自行承擔。

九、合同執(zhí)行完畢評估核銷的管理要點

質(zhì)保金付款結(jié)束，意味著合同履約完成，經(jīng)辦人員還需到合同管理部門核銷該項合同，作為合同終結(jié)。核銷的管理要點如下：必須準確反映合同項目的驗收時間；合同項目的驗收情況或整改記錄；記錄合同的付款記錄和付款時間；對合同貨物或服務等情況的評價；合同管理部門對申請核銷合同執(zhí)行情況進行審核評價。這樣不僅形成了合同閉環(huán)管理，而且也為供應商建立了信用檔案。

十、財務按照合同核算的創(chuàng)新

在日常工作中，經(jīng)辦部門也好，外部審計部門也好，往往以合同為線索或索引，要求財務部門按照合同歸類統(tǒng)計和對賬。所以財務就有了按照合同核算的需求，為了在財務核算當中便捷反映從保證金、預付款、到貨款、驗收款、質(zhì)保金的合同整個生命周期，蕪煙財務建立了以合同編號為索引的財務核算模式，使各階段付款對應相應的管理要求，不僅查閱對賬便捷減少出錯幾率，而且財務核算與合同管理相互融合在一起，通過會計核算直觀的體現(xiàn)合同進展狀況，形成財務業(yè)務一體化的合同管理閉環(huán)。

落實《中華人民共和國合同法》不僅僅是保護合同當事人的合法權(quán)益，維護社會經(jīng)濟秩序，同時也是當前行業(yè)培育和踐行社會主義核心價值觀具體體現(xiàn)。建立“重合同、守信用”內(nèi)部合同管理規(guī)范模式，不僅僅是誠信的表現(xiàn)，同時也是行業(yè)公信力的表現(xiàn)。