馬威

摘要：在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，事業(yè)單位應(yīng)以信息化建設(shè)為努力方向，盡快完成轉(zhuǎn)型升級。因此，作為事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容，檔案管理也應(yīng)當(dāng)全面實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)?；诖耍疚氖紫确治隽藱n案管理信息化建設(shè)的必要性，并對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行了研究，然后在此基礎(chǔ)上提出了幾點(diǎn)優(yōu)化措施，希望對相關(guān)人員有所助益。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀

引言

眾所周知，檔案信息能夠?yàn)楦黜?xiàng)管理與決策工作提供可靠參考，是提高事業(yè)單位工作科學(xué)與合理性的關(guān)鍵因素，因此，檔案管理工作對于單位各項(xiàng)工作項(xiàng)目的開展有著非常直接的影響。信息化建設(shè)便于實(shí)現(xiàn)原始檔案的檢索與備份，能夠顯著提升事業(yè)單位檔案管理的有效性。另外，構(gòu)建現(xiàn)代化的電子檔案也可以大大降低管理人員的工作量、提升工作效率。因此，信息化建設(shè)對事業(yè)單位檔案管理工作來說意義重大。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著社會不斷的發(fā)展，知識爆炸式增長，這就給檔案管理工作提出了更高的要求。不僅如此，事業(yè)單位在發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的檔案資料，而且資料種類也不盡相同，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是以手工為主，分類編目、檢索等工作都依靠手工完成，工作效率很低，而且檔案管理人員的工作壓力相當(dāng)大，在實(shí)際工作中不免會出現(xiàn)失誤，這就會導(dǎo)致很多問題的發(fā)生。而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等不斷發(fā)展，檔案管理出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、電子化、動態(tài)化、數(shù)字化等信息化模式是必然發(fā)展趨勢。大容量的硬盤能夠存儲大量的數(shù)據(jù)信息，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸?shù)鹊?，這些都為事業(yè)單位檔案管理工作注入了新的血液。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

這幾年來，我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)得到前所未有的發(fā)展，政府機(jī)構(gòu)逐漸加大資金投入力度，大力發(fā)展事業(yè)單位的檔案管理工作。但是真正落實(shí)到各個(gè)事業(yè)單位中，就出現(xiàn)了很多問題。從目前整體情況來看，我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀并不樂觀，信息安全性差、硬件設(shè)施不完善、工作人員素質(zhì)不夠等問題依舊存在。因此，我們應(yīng)認(rèn)識到當(dāng)前存在的不足，并積極采取有效措施，讓檔案管理的信息化建設(shè)走上正軌。

三、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)措施

（一）建立專業(yè)的人才隊(duì)伍

檔案管理信息化的建設(shè)離不開專業(yè)人才的支持。因此，事業(yè)單位要給予檔案管理人員更多培訓(xùn)的機(jī)會，全面提升他們的工作技能和專業(yè)素養(yǎng)。在實(shí)際的培訓(xùn)中，事業(yè)單位可以根據(jù)崗位的不同以及工作能力的高低，對檔案管理人員進(jìn)行分層次的培訓(xùn)，與此同時(shí)，盡可能多地?cái)U(kuò)充培訓(xùn)工作的方式，可以在事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行培訓(xùn)，也可以安排檔案管理人員參加外部的集中培訓(xùn)，或者可以定期請相關(guān)方面的專家來單位對員工進(jìn)行培訓(xùn)，使員工對大數(shù)據(jù)、云存儲等概念不斷更新認(rèn)識，從而能夠很好地將這些先進(jìn)的信息化技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際工作中，促進(jìn)工作效率的提升。此外，事業(yè)單位還要注重對檔案管理人員的信息技術(shù)水平進(jìn)行考核，制訂檔案管理的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并要求檔案管理人員努力達(dá)到與崗位適應(yīng)的操作水平。

（二）不斷完善硬件設(shè)施

對于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)來說，基本的硬件設(shè)施是不可缺少的。首先，為了保證檔案數(shù)據(jù)資料在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的高效使用，事業(yè)單位應(yīng)加大資金投入力度，加強(qiáng)硬件設(shè)備的建設(shè)，為事業(yè)單位檔案管理配備性能較為良好的服務(wù)器系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)中央控制和各終端的有效連接。另外，事業(yè)單位檔案數(shù)量相當(dāng)龐大，因此，硬件設(shè)施一定要適合保存大量檔案資料，并且其可靠性應(yīng)當(dāng)有所保障，以防止由于硬件故障而造成檔案信息遺失。此外，對于超大容量的存儲設(shè)備來說，如果其抗外部性不強(qiáng)就容易受到外部環(huán)境的影響或者破壞，進(jìn)而會對檔案的存儲造成威脅，因此，硬件設(shè)施還要有一定的抗外部性。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)定期安排專業(yè)人員對這些設(shè)施進(jìn)行檢查與維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備中存在的問題，從而避免設(shè)備故障帶來較大的損失。

（三）做好檔案信息安全防護(hù)措施

事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)有著無與倫比的優(yōu)勢：效率高、耗時(shí)短、準(zhǔn)確率高。但是我們也不能忽視其信息安全性不高的這一弊端。因此，檔案管理人員必須要加強(qiáng)安全意識，認(rèn)真務(wù)實(shí)地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，并進(jìn)行嚴(yán)格管理。另外，還要適時(shí)地對計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，安裝防火墻、升級殺毒軟件、升級相關(guān)硬件設(shè)施等，嚴(yán)格按照《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，來做好檔案信息安全管理工作。需要注意的是，僅僅憑借安全設(shè)備、軟件、技術(shù)等，不可能實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位信息網(wǎng)絡(luò)的絕對安全。為此，事業(yè)單位還需要從自身做起，構(gòu)建如圖1所示的檔案信息安全管理體系，該體系能夠?qū)︼L(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)劃、識別、評價(jià)、處理以及監(jiān)控，從而有效提升檔案信息的安全性。

（四）促進(jìn)檔案信息的資源共享

事業(yè)單位檔案管理的最終目的就是使檔案資料能夠更好地為單位發(fā)展服務(wù)，因此，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用是極為關(guān)鍵的。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際情況，建立可以互聯(lián)互通、共享信息服務(wù)、無障礙進(jìn)行數(shù)據(jù)傳播的信息系統(tǒng)。另外，還需檔案管理信息化建設(shè)的綜合性服務(wù)網(wǎng)站，并圍繞有效綜合性平臺，積極拓展檔案管理信息化的網(wǎng)站建設(shè)，從而進(jìn)一步提升檔案管理信息化建設(shè)的服務(wù)水平。此外，管理人員可以引入云計(jì)算，其儲存了大量的數(shù)據(jù)，是大數(shù)據(jù)時(shí)代的產(chǎn)物，它擁有的龐大數(shù)據(jù)庫采用了集中儲存的方式，并且可以跨越設(shè)備和平臺的限制，能夠有效提升數(shù)據(jù)資源安全性和利用效率。需要注意的是，無論是硬件支持還是軟件支持的建設(shè)，都需要依據(jù)單位實(shí)際情況來進(jìn)行相應(yīng)的管理。因此，在系統(tǒng)的建設(shè)、功能的開發(fā)利用以及權(quán)限的設(shè)置上，工作人員都要充分按照單位自身情況進(jìn)行，以提升系統(tǒng)軟件操作之間的兼容特性。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是事業(yè)單位適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，同時(shí)它又是一項(xiàng)系統(tǒng)而又復(fù)雜的工程，開展過程中會遇到各種阻礙。因此，針對當(dāng)前存在的問題，事業(yè)單位需要建立專業(yè)的人才隊(duì)伍、不斷完善硬件設(shè)施、做好檔案信息安全防護(hù)措施并不斷促進(jìn)檔案信息的資源共享，從而將檔案管理信息化建設(shè)提升到一個(gè)更高的水平。