企業(yè)檔案管理中推行精細化管理的研究

范云鵬

【摘要】檔案細化管理，是指檔案工作分解的各個環(huán)節(jié)，將細化管理理念融入檔案工作，并總結(jié)出各部分的最佳工作方法。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理、檔案管理的重要組成部分，可以直接或間接地影響企業(yè)的管理效率，如何做好企業(yè)檔案管理工作，更好地為企業(yè)服務，是現(xiàn)階段討論的熱點問題之一。

【關鍵詞】檔案 精細化 管理

企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展過程的記錄，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新的重要信息資源。企業(yè)檔案管理不能被視為影響企業(yè)經(jīng)濟效益的關鍵因素，但對企業(yè)的經(jīng)濟效益也有著微妙的影響。

一、與時俱進，做好檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義

（1）將精細化管理的思想融入檔案工作中，最大限度地發(fā)揮企業(yè)檔案的服務功能。文件管理程序和方法的標準化、標準化管理是指在檔案管理的收集、整理、識別、描述、存儲等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的工作方法?，F(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展，不斷提高管理水平，分享改革，國際競爭和其他活動普遍開展，所有業(yè)務工作提出了更高的要求，各種各樣的管理科學，廣泛應用于各種業(yè)務，特別是企業(yè)信息化建設速度、網(wǎng)絡辦公文件管理需求的準確。同時，檔案的精細管理也可以反映企業(yè)管理水平的重要依據(jù)。要科學有序地對檔案進行精細管理，可以充分挖掘檔案價值的利用，尋找新的發(fā)展思路，幫助企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，也可以達到經(jīng)濟發(fā)展的水平。

（2）檔案的精細管理能夠履行管理責任，實現(xiàn)管理責任。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄和重要的信息資源，檔案的原始憑證性要求檔案質(zhì)量必須高而穩(wěn)定，所以只有從一開始就精細管理，確保文件的形式存檔的生活質(zhì)量。因此，企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展過程的記錄，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新的重要信息資源。企業(yè)檔案管理不能被視為影響企業(yè)經(jīng)濟效益的關鍵因素，但對企業(yè)的經(jīng)濟效益也有著微妙的影響。因此，企業(yè)的檔案管理也必須改變原有的管理理念和理念，實現(xiàn)細化和系統(tǒng)化。

（3）對企業(yè)檔案的精細管理可以提高企業(yè)的管理機制?，F(xiàn)代企業(yè)管理科學廣泛應用，企業(yè)檔案管理工作十分傳統(tǒng)，作為企業(yè)管理的重要組成部分，應積極吸收管理新知識，努力實現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄和重要信息資源，企業(yè)檔案工作是在企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營管理等活動中進行的基礎性管理工作。隨著現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展，管理水平不斷提高，市場競爭日趨激烈。對于一個成熟的企業(yè)來說，不僅要有一個完善的企業(yè)管理體系，沒有經(jīng)濟運行體系，企業(yè)經(jīng)營者的脆弱性也要不斷的完善，這就是優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理。

二、精細化管理的內(nèi)容

綜合管理是實施精細管理的一個重要方面，它是指對企業(yè)進行全面的精細管理的思想和概念。精細管理的內(nèi)容主要體現(xiàn)在以下方面：一個是精細控制，它是一個重要的內(nèi)容的管理，要求企業(yè)的經(jīng)營活動，如規(guī)劃、實施、評審，評審的整個過程精確控制，防止管理漏洞，增強員工的責任感，防止企業(yè)經(jīng)營過程中的錯誤。第二，精細操作，業(yè)務活動在每個鏈接相應的規(guī)范和要求，是保證企業(yè)有序運行的關鍵，因此每一位員工都應遵守這些規(guī)范，使企業(yè)經(jīng)營更加規(guī)范化、標準化、企業(yè)的發(fā)展可推廣的價值。四是精細分析，是精細規(guī)劃條件的前提，能有效提高企業(yè)的核心競爭力，對企業(yè)管理的各個方面進行細化分析，運用現(xiàn)代的多層次多角度跟蹤分析手段，為企業(yè)找到科學有效的方法。五是細化規(guī)劃，是促進企業(yè)發(fā)展最重要的內(nèi)容之一，企業(yè)的精細規(guī)劃主要包括兩個方面：一方面，是企業(yè)經(jīng)營者的工作計劃的實現(xiàn)企業(yè)的目標，另一方面是企業(yè)根據(jù)企業(yè)經(jīng)營情況和市場的預測和制定長期目標和目標包括企業(yè)的管理模式、形式、規(guī)模和利潤等。

三、企業(yè)檔案管理精細化實踐探索

（1）健全制度，落實責任制。首先，健全管理制度。建立健全《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《文件歸檔制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案網(wǎng)絡化管理制度》等制度，做到以制度強化管理，保證了檔案的安全，提高了檔案管理工作效率，發(fā)揮了檔案在企業(yè)管理中的作用。其次，認真落實責任制。要高度重視檔案工作。要切實加強對檔案工作的領導，要保證檔案管理必要的經(jīng)費開支，嚴格落實檔案管理責任制，實行專人負責，確保檔案資料的安全。檔案資料安排專人負責、專室存放，微機管理與檔案裝訂管理相結(jié)合。

（2）建立健全檔案管理流程。隨著社會的發(fā)展和科學技術(shù)的進步，檔案工作的任務、工作環(huán)境、服務對象和管理方法都發(fā)生了變化，現(xiàn)代技術(shù)在檔案工作中得到了廣泛的應用。因此，建立高質(zhì)量的文件管理團隊是加強文件管理的關鍵。實現(xiàn)檔案工作標準化和標準化的根本目標是使檔案的存儲和利用價值最大化，完成檔案工作，便于檢索和利用。我們應該嚴格掌握文件歸檔的有效性。我們只能歸檔或歸檔文件和材料來完成當前的文件任務。合理分工，明確歸檔重點。隨著改革的深入，檔案管理也發(fā)生了變化。面對新的歷史時期和新的工作需要，文件管理工作顯得更加重要。

（3）精細管理的出發(fā)點在于實施。領導是企業(yè)運營的核心組織者和主管，具有決策、組織、指揮、創(chuàng)新和人事管理的功能。企業(yè)檔案、實施精細管理需要領導者發(fā)揮組織功能，充分認識檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性，使企業(yè)檔案服務為企業(yè)發(fā)展，在激烈的市場競爭中更大的跨度和發(fā)展。企業(yè)負責人要真正從思想上把它擺上議事日程，從建設一流企業(yè)和科學化管理的高度認識檔案工作的極端重要性，著力加強企業(yè)檔案人才建設，把思想好、素質(zhì)高、懂專業(yè)、熱愛檔案工作并且有一定研究能力的人員選拔到檔案管理崗位上來，造就一支過得硬的專業(yè)隊伍。

（4）以精細化管理為目標，加快檔案的現(xiàn)代化管理進程。我們要結(jié)合檔案管理精細化、規(guī)范化的發(fā)展要求，積極探索和完善企業(yè)檔案管理模式及標準。對資料的收集、整理、移交、歸檔、保管、借閱、銷毀等過程，制定出科學規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡便實用的管理流程。結(jié)合公司檔案管理工作，對資料的收集、審核、整理、歸檔按以下流程操作：收集資料→分析資料→確定歸檔范圍→分類→裝訂→排列→編號→裝盒→編目→上柜。科學按照永久、長期、短期三類檔案保管期限進行分類整理、歸檔保管。

四、有效推行精細化管理的相關策略

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理模式

轉(zhuǎn)變管理理念是企業(yè)推行精細化管理的前提條件，只有管理者和員工都樹立精細化管理思想，內(nèi)部凝聚力才能增強，企業(yè)上下才能齊心協(xié)力，共同為企業(yè)發(fā)展目標的實現(xiàn)而奮斗。

當前，我國很多企業(yè)都習慣運用傳統(tǒng)的管理模式，對現(xiàn)代化的管理方式甚少涉及，企業(yè)中無論是領導還是員工都抱持著一種“還行”“差不多”的工作心態(tài)與工作作風，對細致化的流程環(huán)節(jié)很少重視。要想改變這種現(xiàn)狀，使企業(yè)得到長遠的發(fā)展，就必須轉(zhuǎn)變原有的粗放式、經(jīng)驗型的管理理念，把精細化的管理思想貫穿到企業(yè)日常管理的每一個工作程序中。此外，要注意的是在精細化管理實際推行的過程中，企業(yè)員工觀念意識的轉(zhuǎn)變和行為職責的運作在一定程度上會受到企業(yè)管理者們思想觀念的影響，因此，要想真正把精細化管理方式落實到位，企業(yè)領導者首先就應轉(zhuǎn)變觀念，以精細化來提高全體員工的整體素質(zhì)，這是決定一個企業(yè)精細化管理是否成功推行的關鍵。

（二）較強的執(zhí)行力

執(zhí)行不到位是全面實施精細化管理的最大障礙，精細化是市場競爭的產(chǎn)物，企業(yè)沒有較強的執(zhí)行能力，在激烈的市場竟爭中很難獲得優(yōu)勢。

執(zhí)行是企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略目標轉(zhuǎn)化為具體成果和效益的關鍵，是一個公司在企業(yè)整體上實現(xiàn)高績效的意愿、能力和程度。衡量執(zhí)行情況有不同的標準。對個人來說，它是指一個人做事的能力，是否按時、按質(zhì)、按量完成工作任務。對于一個企業(yè)來說，它是企業(yè)目標的實現(xiàn)，戰(zhàn)略目標是否在計劃的時間內(nèi)實現(xiàn)。我國不少企業(yè)中雖然都有著健全的管理制度，然而對于制度的執(zhí)行卻是打了很大的折扣，一些推諉執(zhí)行、消極執(zhí)行、虛假執(zhí)行的應付手段層出不窮，使得企業(yè)的生產(chǎn)任務很難完成。提高企業(yè)執(zhí)行力則可以為精細化管理掃清障礙。首先，企業(yè)的管理制度應約束的是所有人，而不只是普通員工，企業(yè)領導要清楚的認清這一點其次，管理者要有魄力，這是實施精細化管理的重要條件。最后，我們應該堅持“以人為本”的理念?？茖W、人性化的管理方法有利于提高企業(yè)員工的工作積極性。

（三）引進先進的計算機信息技術(shù)

精細化管理是通過規(guī)則的細化和系統(tǒng)化來實現(xiàn)企業(yè)各環(huán)節(jié)協(xié)同、高效、精確的運行，現(xiàn)代化信息技術(shù)的應用能夠為企業(yè)精細化管理的推行提供技術(shù)保障，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的有序化有著非常重要的作用。

隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，目前ERP管理系統(tǒng)在許多企業(yè)中得到了廣泛的應用，為企業(yè)管理層和員工提供了決策運行手段的管理平臺，極大地提高了企業(yè)管理效率。ERP管理系統(tǒng)可以集中企業(yè)管理優(yōu)勢，根據(jù)企業(yè)發(fā)展目標，以市場需求為導向，以生產(chǎn)過程管理為核心，以現(xiàn)代化的信息技術(shù)為手段來制定對企業(yè)業(yè)務運作的全流程進行有效控制的總體構(gòu)架。它的應用為企業(yè)推行精細化管理提供了豐富的信息資源，對幫助企業(yè)適應市場環(huán)境變化，優(yōu)化生產(chǎn)經(jīng)營過程具有重要的意義。

五、結(jié)束語

檔案是企業(yè)的信息資源，是企業(yè)的寶貴財富，是企業(yè)改革發(fā)展的軌跡。檔案管理在企業(yè)管理中起著不可替代的作用。同時，企業(yè)檔案管理的重要組成部分是保障企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益、維護企業(yè)真實歷史觀的重要性和基礎性工作。因此，最重要的是要用完善的管理方法把這些文件保存好。

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