地方高?；n案的管理與開發(fā)利用

寧芳

高校基建檔案是高校建設(shè)的重要檔案，隨著近幾年高校不斷合并，用地?cái)?shù)量不斷增多，面積不斷擴(kuò)大，基建項(xiàng)目也越來越多，基建檔案資料越來越復(fù)雜，只有更好地對(duì)基建項(xiàng)目進(jìn)行管理，才能應(yīng)對(duì)越來越復(fù)雜的形勢(shì)?，F(xiàn)在基建檔案管理面臨的最大問題是：怎樣使基建檔案的管理能跟上高校的快速發(fā)展，如何能使高校的基建檔案資源得到更好的開發(fā)利用。

專業(yè)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性和周期長是高?；n案資源具有的基本特點(diǎn)。首先，專業(yè)性是指檔案涉及的內(nèi)容和領(lǐng)域都具有專業(yè)性；其次，基建檔案資料一般是對(duì)基建項(xiàng)目進(jìn)行記錄和管理的，而項(xiàng)目的資料一般都是成套的，所以基建檔案具有系統(tǒng)性。再次，基建檔案的資源對(duì)高校的規(guī)劃籌備有著重要的參考價(jià)值，具有極強(qiáng)的實(shí)用性。最后，一般高校的基建項(xiàng)目開展要經(jīng)歷多個(gè)程序，并且這個(gè)時(shí)候的檔案資料由許多個(gè)單位提供，經(jīng)歷的周期較長，所以具有周期長的特性。根據(jù)基建檔案的特點(diǎn)來看，檔案的管理復(fù)雜煩瑣、難度大，所以只有合理地管理和有效地開發(fā)利用，才能使基建檔案發(fā)揮其重要的作用。

一、高?；n案管理策略

（一）建立完善的高?；n案資源管理制度

建立完善的管理制度會(huì)使高校的基建檔案工作逐漸向制度化、規(guī)范化、高效化的方向靠近。所以，運(yùn)用合適的方式方法來建立完善的基建檔案管理制度非常有必要。首先，要對(duì)檔案資料的收集范圍、寫入時(shí)的檔案格式以及歸檔時(shí)的歸檔方法等方面，制定出明確的要求和標(biāo)準(zhǔn)。其次，從管理部門內(nèi)部的員工來說，再結(jié)合實(shí)際的崗位分工為各個(gè)崗位上的員工制定明確的工作內(nèi)容和目標(biāo)、績效考核制度和監(jiān)督制度，使員工基建檔案管理工作的積極性得到提高。最后，在建立了有效的績效考核制度和監(jiān)督制度后，基建檔案管理部門還要根據(jù)各個(gè)方面的特點(diǎn)建立完善合理的部門規(guī)章制度。

（二）提高對(duì)高?；n案管理的重視

一些高校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建項(xiàng)目的質(zhì)量、經(jīng)費(fèi)、施工進(jìn)度比較重視，但是對(duì)基建檔案卻疏于管理，重視度不高，導(dǎo)致了高校的基建檔案不全面、質(zhì)量較低，并且可以利用的價(jià)值較低。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度對(duì)基建檔案管理工作的影響較大。高校的領(lǐng)導(dǎo)，特別是主管領(lǐng)導(dǎo)要有檔案管理意識(shí)，支持檔案管理部門的工作。并且能在資金、人才等方面給予較大的幫助，這樣不僅對(duì)基建檔案管理部門收集、歸檔資料有巨大的幫助，還可以提高基建檔案的管理水平。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，要提高管理人員的政治素質(zhì)。政治素質(zhì)作為管理人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)之一，管理人員應(yīng)該加深自己對(duì)檔案管理的相關(guān)法律、法規(guī)和條文的了解程度，并且在此基礎(chǔ)上嚴(yán)格要求自己的言行，做好自己的本職工作。其次，要有專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。管理人員應(yīng)該了解檔案各個(gè)學(xué)科的理論知識(shí)，例如，應(yīng)該掌握一定的統(tǒng)計(jì)學(xué)、管理學(xué)的知識(shí)，了解國家的政策方針，并且要通過參加培訓(xùn)來提高自身的專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)。

二、高?；n案開發(fā)利用策略

（一）確定合理的基建檔案數(shù)字化的方式

在信息技術(shù)空前發(fā)展的當(dāng)下，如果能將基建檔案資料實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化，將對(duì)基建檔案的開發(fā)利用起到促進(jìn)作用。所以，從目前高?；n案部門的實(shí)際情況來看，首先，隨著時(shí)間的推移，有些基建檔案資料已經(jīng)發(fā)生破損，并且其中的一些圖紙型號(hào)大小不一。其次，一般來說，基建檔案的資料較之其他檔案資料來說數(shù)量更多，類型更加復(fù)雜，尤其是一些歷史悠久的高校，時(shí)間的積淀使其基建檔案的資料更加復(fù)雜。所以，管理部門可以委托專業(yè)的圖文公司對(duì)基建檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，制成光盤或其他文件類型。

（二）優(yōu)化基建檔案的利用方法

加強(qiáng)基建檔案信息化建設(shè)要充分利用現(xiàn)代計(jì)算技術(shù)、信息技術(shù)：首先，將基建資料準(zhǔn)確記錄，并且合理歸檔，制定出檢索目錄，方便查閱。其次，對(duì)信息化基建檔案資料的文件目錄和實(shí)際的文件進(jìn)行比對(duì)，提高準(zhǔn)確性。再次，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)信息化的檔案資料進(jìn)行文件的整理和檢索。最后，對(duì)檔案的借出和歸還進(jìn)行記錄，詳細(xì)登記借出和歸還的時(shí)間、人員、內(nèi)容和數(shù)量，保證檔案的完整。

（作者單位：懷化學(xué)院文學(xué)與新聞傳播學(xué)院）