檔案保存方法分析

曲艷霞

事業(yè)單位的檔案管理種類繁多。數(shù)量龐大，檔案管理的是否規(guī)范，直接影響查閱效率的高低。同時，查閱效率的高低。又大大關(guān)系到事業(yè)單位很多方面辦事效率的快慢。這些方面，直接顯示著事業(yè)單位的管理水平、決策水平。這在很大程度上影響著來辦事人員的情緒。高效快捷的查閱翻找。是對查閱人員的一種尊重，也是我們檔案管理人員必須具備的素質(zhì)之一。顯然傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位檔案保存與利用的要求。由此，必須轉(zhuǎn)變觀念。更新檔案管理方法，利用先進技術(shù)。確保事業(yè)單位的各項檔案管理工作能夠正常開展，為檔案的利用提供準(zhǔn)確、及時、有用的信息，提升事業(yè)單位的辦事效率，切實為社會服務(wù)作出貢獻。下面是我多年來從事檔案工作的小經(jīng)驗和小方法，現(xiàn)寫出供大家參考。

1計算機錄入信息：EXCEL表格和備份

如今計算機辦公已全面普及。檔案的保存與查閱也大多數(shù)應(yīng)用了電腦信息錄入和保存。但為了雙重保險，計算機錄入信息的同時。紙制材料的保存也同樣重要。

計算機錄入檔案信息時。我常用EXCEL表格。進行錄入。首先把材料按事先規(guī)定的分類要求進行基本分類：大致為，按年度或按地域分類。例如，財務(wù)類檔案基本上是按年度分，即一個年度的裝訂成卷、冊。文件類檔案按地域分類，即：省級文件、市級文件、縣級文件。其次每條信息錄入制定好的表格內(nèi)，按流水順序，逐條錄入。

建立多個文件夾，每個文件以年度為標(biāo)志，按內(nèi)容的不同，將EXCEL表格。分別存在建立好的文件夾中，以便于查找。

為了信息的安全和保險，將錄入后的信息，備份存入“云收藏”中。隨時錄入新內(nèi)容，隨時進行備份存儲。

2紙制材料的保存：冊、盒、架

檔案要想不丟失。不破損，我認為，最好的方法是先裝訂成冊。這樣。即便于保存，也便于查閱。裝訂成冊。首先要作好分類工作。分類的基本原則是：方便查找和借閱。本人的作法是：一是按年度分類；二是按內(nèi)容分類。這就要看檔案的性質(zhì)來確定如何分類。大多數(shù)情況下，文件類檔案，基本上是按年度分類。因為文件類檔案數(shù)量不大，半年裝訂一次。按照下發(fā)文件的先后順序。裝訂成卷冊。用牛皮紙封皮兒訂在外面，以便于保存。在卷皮上寫明保存期限、年份時間以及一些重要的標(biāo)志性搜索文字。

財務(wù)檔案，是單位量比較大的一類存檔資料。大致上按季度、且按內(nèi)容分類歸檔裝訂。財務(wù)檔案首先按月份整理好。用夾子夾住，每個季度末，按內(nèi)容分類裝訂。也用牛皮紙類封皮為封面和封底。對于其它類型的資料，以便于保存和查閱為原則。視實際情況而確定。在我從年的工作中，我個人認為，財務(wù)類票據(jù)中，購買收據(jù)一類檔案。我大多數(shù)用薄紙版類作為一卷的封面和封底。因為這個材料紙張?zhí)?。放在架中，不容易站立擺放，平整放置。材料擺放太多。不利于通風(fēng)，容易受潮變形，從而從利于達到長期存放的目的。

檔案裝訂成冊后，多數(shù)情況下，在未到年終時，最好放在檔案盒中。在檔案盒中側(cè)面貼上標(biāo)簽，這樣作的目的，還是便于保存和查問。年終。將存放在檔案盒中的成冊材料。將檔案盒一并放在可移動密集檔案架中。每組檔案架的距離不可過于太小。至少要保持5厘米的距離。這樣便于通風(fēng)、防潮。

3防火、防盜、防潮、防蟲蛀

防火、防盜、防潮、防蟲蛀。是檔案管理的重中之重。材料檔案室中必須備有滅火器、樟腦球、濕度表、溫度計等基本的工具和器材，而且要定期檢查溫度計及濕度表等工具是否屬于正常使用范圍，如有故障要及時修理或更換。

材料檔案室中，絕對要禁止明火出現(xiàn)。因此。檔案室的墻壁上顯注的在方，粘貼“禁止吸煙”。這警示查閱人員及工作人員絕不能在檔案室內(nèi)吸煙。并且我個人認為，有條件的單位。檔案室應(yīng)放置煙火報警器。

北方的天氣，冬天室內(nèi)取暖溫度較高，大多數(shù)能達到零上25度左右。因此，防潮不僅僅是夏天的任務(wù)，冬天也應(yīng)關(guān)注到檔案的濕度情況。冬天的室內(nèi)溫度和濕度太高。并且無法常時間打開窗戶通風(fēng)，檔案更容易發(fā)生變霉腐爛。多年的檔案工作，在實際中不斷的探索。我常常在檔案室的四周墻角灑上白石灰粉。這樣即能起到防潮，還能有效地滅菌，防蟲蛀的效果，可謂是一舉兩得。

通風(fēng)。是檔案室夏季的重要任務(wù)。近年來，由于環(huán)境的原因。春季時常有大風(fēng)沙塵天氣出現(xiàn)，而且春夏之交時，有很多楊花和柳絮隨風(fēng)到處飄落。遇見這樣的天氣。絕對不能打開檔案室的窗戶進行“室內(nèi)穿堂風(fēng)”的通過。因為大量灰塵及楊花和柳絮毛毛兒進入室內(nèi)，以防隨風(fēng)飄進灰塵和楊柳花絮進入檔案架中。也帶來了外面細菌，會導(dǎo)致細菌增生。腐壞紙張材料。為防蟲蛀帶來更大難度。但是長時間不開窗戶進行通風(fēng)室內(nèi)會有一種發(fā)霉的味道，久了，檔案同樣會發(fā)霉損壞。這時，我會常常根據(jù)風(fēng)向選擇打開檔案的一側(cè)窗戶進行短暫的通風(fēng)處理。一般會選擇風(fēng)向的對側(cè)窗戶打開通風(fēng)，防止“穿堂風(fēng)”進入室內(nèi)。但這時，打開窗戶的時間一定不能過長。最好選擇在早上或晚上下班前后。

4結(jié)語

目前，檔案管理工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案管理模式。這種管理方式的轉(zhuǎn)變能夠大大提升檔案管理效率，有利于檔案信息的永久性保存，也方便了使用者對檔案信息的查閱、利用，降低了檔案保存的成本，讓檔案實現(xiàn)了真正的高效利用。