行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路初探

張曉霞

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，多元化發(fā)展趨勢越來越顯著，進而推動我國的社會體制不斷健全和完善。隨著當代社會政治、經(jīng)濟、文化等各方面的發(fā)展，檔案管工作越來越重要。行政事業(yè)單位作為社會發(fā)展的重要基礎保障，做好其檔案管理工作對于社會的良好、穩(wěn)健發(fā)展具有至關(guān)重要的意義。只有不斷健全和完善檔案管理工作才能推動行政單位的更好的發(fā)展，進而推動社會的進步和發(fā)展。本文就行政檔案管理工作中存在的問題進行陳述和分析，進一步指出解決當前行政檔案管理工作問題的新的管理思路。

關(guān)鍵詞：行政檔案管理 問題 新思路

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）06-00-01

檔案管理工作就是對原始檔案實體和檔案信息的收集整理、分類統(tǒng)計，進行有效規(guī)范的管理并提供服務的各項工作的總稱。檔案管理是行政單位工作的重要內(nèi)容之一，是實現(xiàn)行政單位高效和科學發(fā)展的必要途徑。檔案管理直接關(guān)系到行政單位的人才選拔和利用的各項事務，對單位工作的質(zhì)量有嚴重的影響。同時，行政檔案管理直接關(guān)系到我國的社會主義現(xiàn)代化建設的發(fā)展，因此，加強檔案管理的規(guī)范化、信息化和科學化具有重要的現(xiàn)實意義。

一、當前行政檔案管理中存在的問題

1.對檔案管理工作的重要性缺乏認識

行政單位的檔案信息是單位進行各項事宜的重要參照，能夠為單位的長遠發(fā)展帶來極巨大的經(jīng)濟效益和社會效益，是單位的寶貴資源。但是，就目前行政檔案管理工作的發(fā)展情況而言，很多行政單位并沒有從根本上認識到檔案信息管理的重要性，缺乏進行檔案管理工作的認識，從而造成檔案管理工作缺乏基本的環(huán)境和資金支持，或者將檔案管理工作視為單位管理中可有可無的部分。由于這種情況，導致在整個行政單位中，檔案管理人員最不受重視，檔案管理工作人員的薪資待遇較其他部門員工較低，無法享受到和其他部門員工相同的待遇，這種情況造成行政檔案管理人員難以從工作中找到自己的人生價值，從而對檔案管理工作失去了熱情和積極性，長此以往會造成行政檔案管理工作發(fā)展緩慢，長期滯后，難以適應現(xiàn)代化社會快速發(fā)展的趨勢和要求。

2.內(nèi)容鑒定上把關(guān)不嚴

行政檔案材料內(nèi)容的真實性會對人事工作帶來嚴重的影響。一旦材料的內(nèi)容失真，會對社會發(fā)展產(chǎn)生很多不良的影響。就目前的行政檔案管理工作來看，由于一些單位的人事部門工作者在進行材料審查時，存在疏忽或直接忽略的現(xiàn)象，從而使得人事檔案的材料內(nèi)容如出一轍，并且一些不真實的材料也順勢進入個人檔案之中，這種肆意更改個人信息的做法嚴重影響了正常的社會秩序，對于單位的正常運轉(zhuǎn)具有極大的負面影響。比較典型的做法如，在工齡認定、退休時間核準以及工資晉升、福利發(fā)放等方面。同時，在行政檔案管理工作中還存在重歷史輕現(xiàn)實的現(xiàn)象，行政檔案的歸檔過于重視個人的政治歷史、政審等材料、社會關(guān)系、組織鑒定等資料的收集，對能夠真實反映個人對社會或單位的貢獻、科研學術(shù)成果以及個人業(yè)績等方面的材料缺乏足夠的重視，從而造成行政檔案并不能真實準確的反映個人信息，無法為用人單位提供有說服力的證明材料，因此在一定程度上嚴重抑制了行政檔案的使用效率。

3.檔案室設備較為落后

許多行政單位都配備有專門的檔案室，但是相關(guān)的檔案設備比較落后，無法與標準的檔案管理設備相提并論。甚至一些單位的檔案管理設備相當陳舊，無法適應現(xiàn)代化檔案管理的要求。與此同時，檔案柜樣式不統(tǒng)一，顯得較為凌亂。并且檔案管理機制不健全，無法為檔案管理工作提供有力的保障，容易造成檔案資料受損。

4.檔案管理人員素質(zhì)有待提升

行政單位的很多檔案管理管理人員都是兼職，他們的檔案管理專業(yè)水平不足，在進行檔案的歸檔、文件整理、保管等工作上存在不足，容易造成檔案移交、立卷不及時的情況。并且一些檔案管理人員對工作認識不充分，出現(xiàn)推卸責任等現(xiàn)象，嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量和效率。

二、檔案管理新思路

1.加強內(nèi)部檔案管理制度建設

行政檔案管理工作的良好有序的開展必須要一套健全的制度為導向，因此行政單位就要不斷健全和完善檔案管理制度建設。第一，檔案管理制度必須具備合理性和科學性的特征。制度的建設要以單位的實際情況和檔案管理的實際需要為依據(jù)。第二，檔案管理制度要簡明實用。檔案管理制度必須要對實際的檔案管理工作其指導性作用，具有良好的可行性。第三，制度要具備雙向約束性。具體來說就是指檔案制度要能對員工的工作起一定的束縛作用，并對單位領(lǐng)導存在一定的制約作用，通過這樣的方式構(gòu)建一個相對公平的內(nèi)部管理環(huán)境。同時，在檔案管理制度中要始終保持其嚴肅性，使檔案管理工作做到賞罰分明，提升制度的權(quán)威性。

2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強檔案管理隊伍建設

行政事業(yè)單位的檔案管理人員必須具備較高的組織嚴密性，較高的政治思想覺悟，在檔案管理工作中要保守秘密，堅持原則，時刻保持高度的責任感，在進行歸檔、資料收集等工作時，要認真負責，工作態(tài)度要嚴謹。同時，建立檔案管理人員的學習培訓體系，根據(jù)人員及崗位的實際需求采用不同的培訓方式，提高檔案管理人員的專業(yè)技能和水平，優(yōu)化檔案管理隊伍建設。

3.強化領(lǐng)導重視程度，將檔案管理提上工作日程

隨著現(xiàn)代社會的信息化高速發(fā)展，檔案管理工作的方式和手段必須要堅持與時俱進，要不斷進行革新。首先，提高檔案管理中的信息科技含量，運用現(xiàn)代化技術(shù)設備進行檔案管理工作，提高檔案管理的工作效率和水平，有效的優(yōu)化檔案管理。其次，行政單位要根據(jù)自己的實際情況選擇合適的檔案管理軟件，以電子文件歸檔的形式將檔案資料信息進行系統(tǒng)化的管理，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理形式，提高電子政務的水平，從而提高檔案管理的信息化水平。

4.加大資金支持，優(yōu)化檔案管理的基礎設備條件

加強行政事業(yè)單位領(lǐng)導對檔案管理工作的重視程度，加大資金支持，完善檔案管理的基礎設備條件，為檔案管理提供良好的環(huán)境，保證檔案管理工作的有序開展。并且安裝基礎的安全監(jiān)控設備，保證檔案的安全性。

結(jié)語

綜上所述，當前行政檔案管理工作中存在的問題較多，要加大完善力度，不斷促進檔案管理的科學化、法制化和規(guī)范化建設，有效的提高檔案管理的效率和水平，從而提高單位工作的質(zhì)量，促進行政單位對社會做出更大的貢獻。

參考文獻

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