以管理要素為基礎(chǔ)的科研院所綜合管理體系建設(shè)方法初探

摘 要：科研院所本質(zhì)上是以出科技創(chuàng)新成果為最終訴求的，因此，科研單位的綜合管理，包括質(zhì)量、財(cái)務(wù)、條保、人力資源、基建、宣傳、檔案、保密、內(nèi)控等，盡管各自的工作流程會(huì)有不同，但追根溯源，都會(huì)落腳到科研項(xiàng)目中。本文試著將綜合事務(wù)管理中所關(guān)注的主要節(jié)點(diǎn)納入科研項(xiàng)目全周期的管理過(guò)程中，按照項(xiàng)目類(lèi)型總結(jié)出一套較完整的管理要素表，為提高科研院所的管理效益、為科技體制改革，提供一點(diǎn)借鑒。

關(guān)鍵詞：科研院所 管理要素 管理體系建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：G3111 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）06-0-02

“科研院所”一般是指為解決某些方面科學(xué)及實(shí)踐問(wèn)題而開(kāi)展研究的科學(xué)院、研究院、研究所等科研單位。有不同的分類(lèi)，如：國(guó)家級(jí)和地方科研單位；自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)科研單位；基礎(chǔ)研究、應(yīng)用基礎(chǔ)研究和應(yīng)用開(kāi)發(fā)類(lèi)科研單位等。很多開(kāi)發(fā)類(lèi)或偏應(yīng)用的研究所已經(jīng)或即將改制為企業(yè)。國(guó)內(nèi)的研究院所如中國(guó)科學(xué)院、中國(guó)社會(huì)科學(xué)院等（百度百科）。本文主要以中國(guó)科學(xué)院為例。

一、科研院所管理中存在的問(wèn)題

1.管理體系各自為政、互有交集又各有流程

科研院所的綜合管理一般包括：科研項(xiàng)目管理、質(zhì)量體系管理、保密體系管理、財(cái)務(wù)體系管理、人力資源管理等五個(gè)管理體系，并在這五個(gè)體系外圍還有科研條件、基礎(chǔ)建設(shè)、院地合作、國(guó)際合作、對(duì)外宣傳、文書(shū)檔案、紀(jì)檢監(jiān)察等。針對(duì)這些管理職能，一般會(huì)設(shè)立對(duì)應(yīng)的職能管理部門(mén)，如科技處、綜合辦公室、質(zhì)量處、財(cái)務(wù)處、人力資源處、條保處等部門(mén)。如果缺乏統(tǒng)一的頂層設(shè)計(jì)和標(biāo)準(zhǔn)，僅僅遵循各自管理中的制度和規(guī)范，就會(huì)出現(xiàn)各自為政的局面。每個(gè)體系都一套自己的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，辦事有自己一套審批表格。例如：

科研項(xiàng)目管理：立項(xiàng)申請(qǐng)表、轉(zhuǎn)階段申請(qǐng)表、項(xiàng)目結(jié)題申請(qǐng)表、論文發(fā)表審批表、報(bào)獎(jiǎng)申請(qǐng)表……

人力資源管理：新進(jìn)人員審批表、客座/臨聘人員審批表、人員離職審批表、人員進(jìn)入涉密崗位審批表……

保密管理：定密審批表、涉密會(huì)議審批表、涉密活動(dòng)審批表、涉密載體復(fù)制/發(fā)放/借閱/銷(xiāo)毀審批表、保密要害部門(mén)部位審批表……

采購(gòu)和外協(xié)管理：采購(gòu)申請(qǐng)表、外協(xié)任務(wù)申請(qǐng)表……

具不完全統(tǒng)計(jì)，一家管理比較規(guī)范的科研院所要用到的管理制度一般在70-80余項(xiàng)，而審批表格一般在一百個(gè)左右。

而這些表格的最終審批人，都落在各部門(mén)負(fù)責(zé)人或幾位所領(lǐng)導(dǎo)。也就是說(shuō)，大量的表格之間審批的內(nèi)容都是有交集的，其源頭可能是同一件事情。比如，一個(gè)項(xiàng)目首先要立項(xiàng)申請(qǐng)，申請(qǐng)時(shí)會(huì)質(zhì)量、保密、人事、檔案、財(cái)務(wù)要簽字；隨后該項(xiàng)目要采購(gòu)某類(lèi)設(shè)備，科技、保密、財(cái)務(wù)、檔案要簽字；該項(xiàng)目需要聘請(qǐng)臨時(shí)勞務(wù)人員或客座教授，科技、人事、財(cái)務(wù)要簽字；該項(xiàng)目要開(kāi)涉密會(huì)議，綜合、保密、財(cái)務(wù)要簽字……從上可見(jiàn)，大多數(shù)的管理環(huán)節(jié)都是圍繞著項(xiàng)目實(shí)施而產(chǎn)生的，科學(xué)合理的建設(shè)科研項(xiàng)目管理體系、以及圍繞該體系改善其他管理環(huán)節(jié)是建立科研院所高效管理的核心。

2.對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)和要素把控不準(zhǔn)確，不能充分識(shí)別和控制風(fēng)險(xiǎn)

由于管理體系之間不能互相融入，對(duì)于審批事項(xiàng)的事實(shí)不能有效確認(rèn)，各職能部門(mén)之間、一線工作人員和審批人之間信息不對(duì)稱，造成表格中“形式”審批大量存在。十八大以來(lái)，國(guó)家在加大科技投入和科技創(chuàng)新體系改革力度的同時(shí)，也加大了監(jiān)察審計(jì)力度，財(cái)政部不斷出臺(tái)文件，要求事業(yè)單位建立內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的控制要求，要求查找、把控經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，用內(nèi)控制度建設(shè)來(lái)制衡各管理環(huán)節(jié)的行為，確保經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性。對(duì)于一名財(cái)務(wù)或者內(nèi)部審計(jì)人員來(lái)說(shuō)，由于項(xiàng)目管理和科研經(jīng)費(fèi)管理的脫節(jié)，不能確認(rèn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算和實(shí)際支出的合理性，而無(wú)法在管理環(huán)節(jié)中充分把控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，或即便知道風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，也沒(méi)有足夠有效的措施實(shí)施監(jiān)管。

同經(jīng)費(fèi)管理類(lèi)似，質(zhì)量體系、保密體系等如果不能與科研項(xiàng)目管理充分融合，就會(huì)在實(shí)際工作中形成“兩層皮”現(xiàn)象。即在工作中不按規(guī)范操作，到體系認(rèn)證或?qū)彶榍把a(bǔ)充甚至“制造”證據(jù)，既讓科研活動(dòng)失去應(yīng)有的控制、又為了“拿證”（體系證書(shū)）增加了管理成本。這種看上去“雙輸”的管理方式，在很多科研院所卻并不鮮見(jiàn)。

綜合管理能力不足，會(huì)直接影響科研項(xiàng)目順利開(kāi)展、影響科技成果產(chǎn)生、影響科研院所的核心競(jìng)爭(zhēng)力。通過(guò)對(duì)以上問(wèn)題的分析，本文嘗試根據(jù)項(xiàng)目的不同類(lèi)型，建立起將多個(gè)管理要素統(tǒng)一到項(xiàng)目全生命管理過(guò)程中的綜合管理體系。

二、項(xiàng)目類(lèi)型、階段及其管理要素

建立一套有效的綜合管理體系是一個(gè)復(fù)雜的工作，首先必須確認(rèn)綜合管理中主要的管理要素，并將這些要素分布在項(xiàng)目管理的全過(guò)程中?；舅悸肥?，在項(xiàng)目立項(xiàng)甚至更早期開(kāi)始論證時(shí)起，就將質(zhì)量、保密、財(cái)務(wù)、人力資源體系中相關(guān)的管理要素進(jìn)行一并策劃，并體現(xiàn)在具體的辦事流程和審批表格中。該表格類(lèi)似項(xiàng)目的生命檔案，隨著項(xiàng)目的實(shí)施流轉(zhuǎn)至相關(guān)職能部門(mén)辦理各種相關(guān)業(yè)務(wù)，在項(xiàng)目發(fā)生變化時(shí)，由科技處及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

由于項(xiàng)目類(lèi)型的不同，管理要素也會(huì)有不同。例如，質(zhì)量體系認(rèn)證范圍內(nèi)的項(xiàng)目和一般橫向項(xiàng)目要素，經(jīng)費(fèi)體量較大的總體性項(xiàng)目和基金類(lèi)項(xiàng)目要素，都存在較大差別。因此，要實(shí)施有效的要素管理，就必須根據(jù)科研院所在研項(xiàng)目的不同類(lèi)型，制作出符合實(shí)際的“管理要素表”，再根據(jù)要素表繪制管理流程和所需表格。

按照不同的維度，科研項(xiàng)目可以進(jìn)行不同的分類(lèi)，從項(xiàng)目管理角度講，中科院的項(xiàng)目主要分為縱向項(xiàng)目（國(guó)家、部委、中科院以任務(wù)書(shū)形式下達(dá)部署的）、橫向項(xiàng)目（政府、企業(yè)以合同方式委托的）、預(yù)研及關(guān)鍵技術(shù)攻關(guān)類(lèi)（基金類(lèi)、科研院所自主部署的），以及近些年由于任務(wù)體量和難度不斷提升而出現(xiàn)的、需要跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨研究所集中攻關(guān)完成的總體類(lèi)/工程類(lèi)項(xiàng)目，如載人航天、探月、北斗導(dǎo)航、深海探測(cè)等。

另一方面，項(xiàng)目全生命周期管理通常劃分為幾個(gè)階段：預(yù)立項(xiàng)、立項(xiàng)、研發(fā)、階段驗(yàn)收、轉(zhuǎn)階段、驗(yàn)收結(jié)題、知識(shí)產(chǎn)權(quán)及成果應(yīng)用等。不同階段的管理要素也不盡相同。

三、再造管理流程和表格實(shí)例

全面系統(tǒng)的項(xiàng)目要素管理實(shí)施后，審批者可以對(duì)照項(xiàng)目基本情況進(jìn)行審核，不僅減少了大量重復(fù)工作，也充分保證了信息的公開(kāi)透明，可以很好解決前文所提到的管理中的核心難題。

管理要素確定以后，就可以分類(lèi)別分階段制定工作流程和具體審批表格，例如：預(yù)立項(xiàng)階段的工作流程圖可繪制如下：

根據(jù)流程圖和相關(guān)制度要求，進(jìn)一步制定工作所需的審批表格，并在表格中體現(xiàn)具體要求和審核要點(diǎn)，一目了然、權(quán)責(zé)清晰。

比如，“科研項(xiàng)目過(guò)程管理審批單”，可制作如下。

（注：為簡(jiǎn)化表格，在□內(nèi)劃“√”，表示是、可行等含義；“X”表示否、不可行等含義。）

例：項(xiàng)目過(guò)程管理審批單（預(yù)立項(xiàng)階段）

其他階段的表格可以以此類(lèi)推。

每類(lèi)項(xiàng)目都可以用關(guān)鍵“要素”管理為主導(dǎo)，建立起新的管理流程和體系，不僅延伸和細(xì)化了項(xiàng)目本身的管理，還貫穿起一家科研院所幾大管理體系的主要環(huán)節(jié)，避免了管理中常被詬病的流程繁瑣、責(zé)權(quán)不清、管理職能重疊或空白、信息不對(duì)稱等問(wèn)題。

（中國(guó)科學(xué)院光電研究院各職能管理部門(mén)對(duì)此文亦有貢獻(xiàn)。）

參考文獻(xiàn)

[1]王振.科研項(xiàng)目全程質(zhì)量管理與控制源技術(shù)與管理.2017（3）：191-192

[2]伯紹錦.淺談項(xiàng)目管理在科研型號(hào)研制管理中的應(yīng)用研究路視野2017（4）：91-93

作者簡(jiǎn)介：邵雪天，女，（1977-），碩士研究生，現(xiàn)任中國(guó)科學(xué)院光電研究院合與信息化辦公室主任、黨辦主任。職稱：五級(jí)職員。研究方向：制度經(jīng)濟(jì)學(xué)。