關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的討論

康秀玲

【摘 要】檔案管理工作是事業(yè)單位日常管理重要組成，是事業(yè)單位協(xié)調(diào)和高效運(yùn)行的重要保證，對(duì)單位管理與發(fā)展有著不可替代的作用。在現(xiàn)代化技術(shù)不斷發(fā)展下，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作更是提出較高要求，只有根據(jù)當(dāng)前工作現(xiàn)存問題，對(duì)其采取相應(yīng)解決措施，才能更好實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新目的。針對(duì)這個(gè)問題，文章首先對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行闡述，其次指出了當(dāng)前檔案管理工作所面臨的幾個(gè)突出問題，提出了改進(jìn)的新思路，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，供事業(yè)單位參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

在科技時(shí)代，事業(yè)單位改革逐漸深入，檔案管理的重要性逐漸凸顯出來。按照時(shí)代要求，單位內(nèi)部各項(xiàng)管理工作，尤其是檔案管理工作也隨之進(jìn)行了創(chuàng)新與調(diào)整，檔案管理價(jià)值得到了深度挖掘，但就總體而言，還是在管理觀念、管理制度以及管理設(shè)備等方面，仍存在著一些不足之處。對(duì)此，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，可以通過改革制度的優(yōu)化、工作理念更新等，完善當(dāng)前檔案管理制度。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理制度不完善

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，由于部分事業(yè)單位存在著管理制度缺陷問題，不僅對(duì)單位檔案管理水平提升形成了影響，同時(shí)也對(duì)檔案資源利用與挖掘造成了阻礙，對(duì)單位經(jīng)營決策優(yōu)化形成一定限制，管理制度不完善，主要是因?yàn)槭聵I(yè)單位對(duì)檔案管理工作不重視。根據(jù)調(diào)查，在我國的事業(yè)單位中，只有少部分的單位會(huì)專門針對(duì)檔案管理工作建立相應(yīng)的制度，而在這少部分制定了制度的單位也并沒有將這些制度落實(shí)到位，導(dǎo)致這些制度只是流于形式。比如，許多事業(yè)單位在形成檔案以后，只會(huì)將其簡(jiǎn)單的放置在檔案室，沒有對(duì)其進(jìn)行規(guī)范的分類、整理等，檔案管理意識(shí)薄弱。在這樣的情況下，檔案很容易丟失，或者造成檔案信息不準(zhǔn)確，還會(huì)影響到信息的收集，從而對(duì)事業(yè)單位未來工作的進(jìn)行造成阻礙。同時(shí)，由于事業(yè)單位沒有制定嚴(yán)格的檔案借閱制度，檔案借閱程序不完善，導(dǎo)致有些借閱出去的檔案沒有及時(shí)歸還，或者歸還回來的檔案不完整，從而增加檔案管理工作的難度，不利于事業(yè)單位未來的發(fā)展。在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革過程中，相應(yīng)管理制度也需要進(jìn)一步進(jìn)行完善。

2.管理觀念落后

由于受到傳統(tǒng)思想觀念影響，現(xiàn)階段，事業(yè)單位在檔案管理工作中，由于單位領(lǐng)導(dǎo)并未對(duì)此項(xiàng)工作予以重視，對(duì)其呈現(xiàn)可有可無態(tài)度，再加上管理人員對(duì)于工作的懈怠，最終造成檔案管理工作無法順利進(jìn)行，長(zhǎng)期以來，事業(yè)單位在日常運(yùn)行過程中將主要重心放在業(yè)務(wù)服務(wù)方面，對(duì)于檔案管理工作有所忽略，單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員在檔案管理方面存在錯(cuò)誤理解，即檔案管理工作僅需保管和抄寫，只需要確保檔案不會(huì)出現(xiàn)泄漏與丟失即可，并不明確該項(xiàng)工作重要意義以及重點(diǎn)工作方向，因此，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)直接忽略檔案管理，從而無法對(duì)其進(jìn)行改革和創(chuàng)新，并且呈現(xiàn)工作停滯不前的狀態(tài)。

3.檔案管理人員素質(zhì)普遍不高

素質(zhì)問題也是檔案管理的大問題?；谛畔⒒闹饾u深入，事業(yè)單位在檔案管理工作人員方面提出較高要求，即在擁有較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)能力的同時(shí)，還應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)理念的及時(shí)創(chuàng)新。然而我國很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性和復(fù)雜性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單保存、歸類、管理各類文檔，錯(cuò)誤的認(rèn)為相關(guān)人員的相關(guān)知識(shí)水平和工作能力不重要，委派給專業(yè)水平低，工作能力低下的員工。事業(yè)單位的檔案管理與專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)存在很大的差異，管理人員知識(shí)水平方面不足，加之檔案資料收集缺少完整性，且格式無法統(tǒng)一等，對(duì)檔案管理的創(chuàng)新造成直接影響。還有就是管理人員的責(zé)任心不夠，從主觀上不重視自己的工作，工作過程沒有激情、十分機(jī)械。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新措施

1.檔案管理制度的創(chuàng)新

為了確保每項(xiàng)工作均可以有序進(jìn)行，還應(yīng)先構(gòu)建相應(yīng)規(guī)章制度，而事業(yè)單位的檔案管理同樣如此。針對(duì)檔案管理制度所存在的問題，在進(jìn)行管理制度改革過程中，一方面要做好紀(jì)律檢查工作，引導(dǎo)管理人員正確掌握檔案法，通過此項(xiàng)措施對(duì)管理人員的工作行為予以約束，同時(shí)對(duì)檔案管理給予高度重視，使工作人員能夠真正認(rèn)識(shí)到本職工作的重要意義，不斷對(duì)其工作歸屬感以及認(rèn)同感進(jìn)行增強(qiáng)，確保其能夠形成良好的自我約束意識(shí)。除此之外，事業(yè)單位的管理人員還應(yīng)該做好檔案管理的監(jiān)督工作，通過對(duì)獎(jiǎng)懲制度的完善，針對(duì)優(yōu)秀員工予以激勵(lì)，使其可以積極參與創(chuàng)新工作，并從另一方面對(duì)表現(xiàn)較差員工予以警示，使其成為規(guī)范工作人員自身行為的主要保障。；另一方面要以單位檔案管理實(shí)際需求為切入點(diǎn)，構(gòu)建起動(dòng)態(tài)化檔案管理制度，確保能夠結(jié)合時(shí)代發(fā)展變化，及時(shí)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化與完善，以達(dá)到切實(shí)提升檔案管理工作和檔案管理實(shí)際工作需求相契合的目標(biāo)，以對(duì)檔案管理制度有效性進(jìn)行保證。同時(shí)要實(shí)施配套化制度落實(shí)保障機(jī)制，要對(duì)制度執(zhí)行人員各項(xiàng)行為進(jìn)行監(jiān)管與規(guī)范，以對(duì)制度落實(shí)質(zhì)量進(jìn)行保證。

2.檔案管理理念的創(chuàng)新

在事業(yè)單位檔案管理高速發(fā)展下，其工作量持續(xù)增加，檔案的使用率也大大提升，這對(duì)檔案管理的工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。為了更好的提高檔案管理工作的工作效率，需要對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新與改革，這就需要摒棄原有檔案管理理念。由于管理觀念會(huì)對(duì)管理工作開展以及改革形成直接影響，因此在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新與改革之前，單位領(lǐng)導(dǎo)層需要幫助檔案管理人員更新自身管理理念以及管理意識(shí)。在具體更新過程中，領(lǐng)導(dǎo)者要起到帶頭作用，改變以往形式主義工作模式，認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)改革工作，保證各項(xiàng)實(shí)際問題能夠得到有效解決。同時(shí)還要加大對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，確保他們能夠與領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí)，可以更加積極、主動(dòng)地投入到本職工作之中。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，管理人員的素質(zhì)決定著管理工作效率。為提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要為檔案管理人員在工作中提供必要的人力和政策支持，加強(qiáng)各部門及人員對(duì)檔案管理工作的配合程度，使其工作順利、高效的開展。其次，事業(yè)單位還應(yīng)著手組建專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，應(yīng)選擇具有扎實(shí)專業(yè)知識(shí)、具有較強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)能力的人管理檔案，同時(shí)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展及在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，員工也應(yīng)具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)水平，能夠在較短時(shí)間內(nèi)接受和學(xué)習(xí)新事物。此外，對(duì)于事業(yè)單位新進(jìn)的檔案管理人員，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)性的內(nèi)部培訓(xùn)，使其了解本單位的檔案管理情況，熟悉各類檔案的存檔方式及位置，以及各種檔案的價(jià)值等，這樣才能使新進(jìn)人員更快的獨(dú)立上崗工作，能夠靈活的運(yùn)用各種現(xiàn)代化的管理手段對(duì)檔案進(jìn)行管理。需要注意的是，培訓(xùn)不能僅僅局限于理論，還應(yīng)與實(shí)踐相結(jié)合，使培訓(xùn)內(nèi)容可以切實(shí)有效地應(yīng)用于實(shí)際工作。為了提高管理人員的工作積極性和工作質(zhì)量，事業(yè)單位有必要采取提高待遇等激勵(lì)措施。

三、結(jié)語

對(duì)于事業(yè)單位來講，檔案管理工作具有較高的綜合性，其管理水平更是關(guān)系到事業(yè)單位發(fā)展情況。事業(yè)單位要明確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在對(duì)檔案管理工作開展情況進(jìn)行全面分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合單位實(shí)際需求做好各項(xiàng)檔案管理創(chuàng)新與改革工作，使其形成滿足現(xiàn)代化需求的檔案管理體系。除此之外，在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新時(shí)，還需要通過不斷研究，解決以往管理工作中所存在的問題，提升檔案管理質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)利用，以帶動(dòng)事業(yè)單位不斷進(jìn)行發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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