如何開展分銷采購業(yè)務(wù)審計

劉小婧

[摘要]本文介紹了生產(chǎn)型企業(yè)分銷采購業(yè)務(wù)的流程和特點，并從制度建設(shè)、往來業(yè)務(wù)真實性、關(guān)聯(lián)關(guān)系、預(yù)付賬款合規(guī)性等方面提出防范風(fēng)險的審計對策。

[關(guān)鍵詞]分銷采購 風(fēng)險 措施 生產(chǎn)型企業(yè)

生產(chǎn)型企業(yè)除從事生產(chǎn)銷售業(yè)務(wù)外，還兼有以

買賣產(chǎn)品賺取中間差價的貿(mào)易性行為，而因貿(mào)易行為而發(fā)生的采購，則稱為分銷采購。此類采購業(yè)務(wù)與企業(yè)日常性的采購業(yè)務(wù)存在很大不同，其操作程序及管理機制都尚不完善，因而加強分銷采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部審計十分必要。

一、分銷采購業(yè)務(wù)的流程、特點及風(fēng)險

（一）分銷采購業(yè)務(wù)流程

分銷采購業(yè)務(wù)流程如圖1所示。在采購實施階段由銷售部門發(fā)起請購，采用定向采購方式向采購部門推薦供應(yīng)商和采購價格，采購部門據(jù)此履行合同會簽程序后與供應(yīng)商簽訂采購合同。在采購物資出入庫管理階段由銷售部門發(fā)出收貨指令和出貨指令，倉庫根據(jù)銷售部門相關(guān)指令開具出入庫單據(jù)，實物一般不經(jīng)公司倉庫，而是由供應(yīng)商直接發(fā)往客戶單位。采購付款階段由銷售部門提出付款申請，采購部門辦理付款審批手續(xù)，財務(wù)部門審核后付款。

（二）分銷采購業(yè)務(wù)特點

一是采購標(biāo)的不參與企業(yè)生產(chǎn)循環(huán)，請購?fù)ǔＳ射N售部門發(fā)起，每筆采購合同對應(yīng)一筆或多筆銷售合同；二是在采購合同簽訂前，一般已經(jīng)有了潛在銷售方，通常由潛在銷售方指定采購對象，所以分銷采購的采購方式多為定向采購；三是單筆采購合同金額通常遠高于生產(chǎn)性采購金額；四是采購合同付款方式與銷售合同收款方式非背靠背，采購付款為款到發(fā)貨、100%預(yù)付款，而銷售回款為收到貨物的30至90日內(nèi)付款，存在一定程度的墊資；五是采購標(biāo)的通常直接從購貨方發(fā)往銷售方，不經(jīng)企業(yè)倉庫中轉(zhuǎn)；六是采銷雙方多為貿(mào)易性民營企業(yè)。

（三）分銷采購業(yè)務(wù)風(fēng)險

1.分銷采購業(yè)務(wù)權(quán)責(zé)界定不清晰，容易成為管理真空地帶。分銷采購在供應(yīng)商選擇和定價方面，銷售部門通常有絕對的話語權(quán)，采購部門并無建議權(quán)，所以采購部門認為該類型業(yè)務(wù)實質(zhì)是銷售業(yè)務(wù)，應(yīng)由銷售部門負責(zé)，而銷售部門認為分銷采購也屬于采購業(yè)務(wù)，應(yīng)由采購部門歸口管理。相關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限不明確，就很容易形成管理的真空地帶。

2.分銷采購業(yè)務(wù)缺乏對實物流的監(jiān)督，容易滋生“空轉(zhuǎn)”“走單”的虛假貿(mào)易。由于貨物直接發(fā)給銷售方并不經(jīng)過企業(yè)倉庫，但為了財務(wù)核算需要，倉庫會根據(jù)銷售部門的發(fā)貨指令，在物資系統(tǒng)中同時做該筆物資的入庫和出庫記錄，導(dǎo)致出入庫單據(jù)并不真實反映實物的流向，除銷售部門外的其他人員對貨物的實物流向缺乏了解，不符合內(nèi)部控制的互相牽制原則，容易滋生虛假貿(mào)易，存在往來業(yè)務(wù)真實性風(fēng)險。

3.供應(yīng)商資質(zhì)審查不嚴(yán)，預(yù)付款無法追回，容易形成壞賬風(fēng)險。由于分銷采購金額較大，且均為100%預(yù)付款，款到發(fā)貨，如果供應(yīng)商選擇不慎，很可能導(dǎo)致預(yù)付款無法追回，形成壞賬，因此在分銷采購中，對供應(yīng)商資質(zhì)的審查實質(zhì)與銷售業(yè)務(wù)中對客戶信用的審查類似。在銷售業(yè)務(wù)中，信用管理崗位與銷售業(yè)務(wù)崗位為不相容崗位，應(yīng)分開設(shè)立。但分銷采購?fù)ǔ２捎枚ㄏ虿少彿绞?，供?yīng)商由銷售部門指定給采購部門，即供應(yīng)商資質(zhì)的審查由銷售業(yè)務(wù)崗位負責(zé)，不相容崗位沒有分離，可能導(dǎo)致資質(zhì)審查不嚴(yán)形成預(yù)付款的壞賬風(fēng)險。

二、分銷采購業(yè)務(wù)的審計對策

（一）關(guān)注分銷采購相關(guān)制度的建設(shè)情況

關(guān)注是否有相關(guān)制度約束分銷采購行為，已有制度是否內(nèi)容全面、重點突出。一方面分銷采購業(yè)務(wù)的制度要服從于公司整個采購制度體系框架，另一方面分銷采購制度要突出分銷采購業(yè)務(wù)的特點。分銷采購制度應(yīng)至少明確以下內(nèi)容：一是明確分銷采購業(yè)務(wù)的采購方式；二是明確分銷采購供應(yīng)商的選擇和資質(zhì)審查程序；三是明確分銷采購價格審批權(quán)限；四是明確分銷采購合同的審批權(quán)限；五是明確分銷采購物資驗收的責(zé)任部門和驗收方式；六是明確付款審核人的責(zé)任、權(quán)力和審批程序；七是明確分銷采購物資的入庫手續(xù)和登記制度；八是明確分銷采購物資發(fā)出的審批權(quán)限；九是明確內(nèi)部審計部門在分銷采購業(yè)務(wù)中的審計權(quán)責(zé)。

（二）核實分銷采購業(yè)務(wù)的實物流向

為防范分銷采購業(yè)務(wù)“空轉(zhuǎn)”“走單”類虛假貿(mào)易風(fēng)險，內(nèi)部審計部門應(yīng)關(guān)注分銷采購業(yè)務(wù)的實物流向。由于分銷采購物資一般是甲方指定地點交貨，即由供應(yīng)商直接發(fā)給公司指定的客戶，倉儲部門僅根據(jù)銷售部門的通知做出入庫登記，出入庫單據(jù)并不能真實反映物資的實物流向。核實實物流向可從銷售出庫環(huán)節(jié)著手：一是檢查每筆出庫是否有銷售部門的發(fā)貨指令；二是檢查是否有供應(yīng)商開具的送貨證明；三是檢查是否有銷售客戶的簽收證明；四是追蹤物流單位的運單，檢查是否有第三方證據(jù)證明確實有貨物流；五是必要時到供應(yīng)商或銷售方現(xiàn)場檢查核實。

（三）對供應(yīng)商資質(zhì)進行再審查

除加強事后審計外，內(nèi)部審計部門可結(jié)合事中控制，審計分銷采購業(yè)務(wù)的供應(yīng)商資質(zhì)審核流程?？梢岳锰煅鄄椤⑵蟛椴榈染W(wǎng)站對供應(yīng)商資質(zhì)進行再審查，重點關(guān)注如下方面：一是供應(yīng)商是否具有采買物資的經(jīng)營范圍；二是如果供應(yīng)商是代理商，應(yīng)檢查供應(yīng)商是否有一級代理資質(zhì)；三是比較供應(yīng)商的成立時間與采買時間，如果兩者時間較為接近，應(yīng)追查原因；四是結(jié)合對應(yīng)的銷售合同，檢查供銷雙方是否為關(guān)聯(lián)方，如果上下游為關(guān)聯(lián)方，該貿(mào)易很可能為融資性貿(mào)易。

（四）檢查預(yù)付賬款支付的合規(guī)性

一是檢查是否建立預(yù)付款的授權(quán)批準(zhǔn)制度；二是檢查預(yù)付款支付的審批手續(xù)是否完整；三是檢查預(yù)付款支付是否與采購合同約定的付款條件相符；四是加強對大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對其進行追蹤核查。對金額較大、預(yù)付期限較長的款項，內(nèi)部審計部門應(yīng)督促相關(guān)業(yè)務(wù)部門采取風(fēng)險應(yīng)對措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險和形成損失的可能性。

（作者單位：烽火科技集團有限公司，郵政

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主要參考文獻

康寶寧，宮廣東.淺談國有企業(yè)應(yīng)如何防范融資性貿(mào)易風(fēng)險[J].北方經(jīng)貿(mào)， 2014（12）：12-14