陳于芬

“想想2015年，我剛來Festo大中華區(qū)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理的時(shí)候，每個(gè)月要發(fā)十多二十封郵件來提醒員工的報(bào)銷合規(guī)與及時(shí)性，真是不堪其擾。現(xiàn)在，一個(gè)月一封郵件都不用，員工自發(fā)營造了高合規(guī)性的企業(yè)文化和氛圍。而這一切，都得益于跟SAP Concur的合作?！被叵肫疬^去幾年公司加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的過程，F(xiàn)esto大中華區(qū)首席財(cái)務(wù)官陳建成先生這樣感慨。

實(shí)際上，對(duì)于Festo這樣一家在大中華區(qū)超過2 000員工的跨國公司來說，文化氛圍的變化并不是一件簡單的事情。在多年前，F(xiàn)esto也曾經(jīng)試圖進(jìn)行財(cái)務(wù)管控，但由于缺乏有效的工具支持，并沒有起到應(yīng)有的效果。在他看來，找到正確的伙伴，樹立正確的文化，是這幾年Festo財(cái)務(wù)管理工作的最大收獲。

從分散而龐大的財(cái)務(wù)報(bào)銷說起

Festo成立于1925年，總部位于德國埃斯林根，是自動(dòng)化技術(shù)領(lǐng)域的全球領(lǐng)先廠商，也是基礎(chǔ)和高級(jí)工業(yè)自動(dòng)化培訓(xùn)的全球市場(chǎng)領(lǐng)袖。Festo在中國的業(yè)務(wù)始于1985年，位于上海的亞太技術(shù)中心和大中華區(qū)解決方案中心為區(qū)域內(nèi)客戶提供定制產(chǎn)品和方案，為中國市場(chǎng)提供工廠自動(dòng)化和過程自動(dòng)化的氣動(dòng)和電動(dòng)技術(shù)及全面解決方案，主要服務(wù)于汽車、橡塑、電子和輕型裝配行業(yè)，食品包裝、水/污水處理以及生物技術(shù)/制藥等行業(yè)。目前在大中華區(qū)設(shè)有超過200個(gè)銷售辦公室和經(jīng)銷商網(wǎng)點(diǎn)，員工超過2 000人。

毫無疑問，如此分散而龐大的銷售網(wǎng)絡(luò)和員工體系給Festo以往的差旅和費(fèi)用管理過程帶來了諸多挑戰(zhàn)。

首先，財(cái)務(wù)報(bào)銷都是分散在各個(gè)分公司，高分散度無法進(jìn)行集中管理。需要投入大量的人力去核查差旅報(bào)銷，其中就涉及到貼發(fā)票、核查發(fā)票等流程，這不僅使得財(cái)務(wù)人員的工作效率難以提高，有效地實(shí)施財(cái)務(wù)管控也很有難度。

其次，由于缺乏關(guān)聯(lián)、高效的員工差旅和費(fèi)用管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員看不到費(fèi)用支出的流向以及這筆費(fèi)用是如何消耗，所以財(cái)務(wù)人員需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力關(guān)注在審核開支是否合規(guī)。

最后，在分散的財(cái)務(wù)管理情況下，供應(yīng)商的選擇上也缺乏效率性和經(jīng)濟(jì)性。在沒有使用SAP Concur之前，F(xiàn)esto中國旗下各個(gè)分公司會(huì)與多個(gè)差旅方案提供商合作，這種分散化的合作方式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，更關(guān)鍵的是無法有效優(yōu)化供應(yīng)商成本。

陳建成表示，在剛開始負(fù)責(zé)管理Festo大中華區(qū)財(cái)務(wù)部門的時(shí)候，“財(cái)務(wù)人員經(jīng)常要寫郵件去提醒員工費(fèi)用報(bào)銷的規(guī)定?！边@不僅非常占用財(cái)務(wù)管理人員的時(shí)間，員工也要花上很多時(shí)間去提交費(fèi)用報(bào)銷。

選擇SAP Concur，真是一拍即合

正是由于上述諸多挑戰(zhàn)，F(xiàn)esto中國迫切地需要找到一個(gè)能夠提供專業(yè)差旅和費(fèi)用管理方案的供應(yīng)商。在測(cè)試了幾款產(chǎn)品并發(fā)現(xiàn)結(jié)果并不理想之后，F(xiàn)esto中國將目光投向了全球，尤其是美國市場(chǎng)。鑒于SAP Concur的國際知名度和在美國市場(chǎng)的卓越表現(xiàn)，F(xiàn)esto很自然地遞出了橄欖枝，而經(jīng)過細(xì)致的測(cè)試應(yīng)用，發(fā)現(xiàn)SAP Concur的產(chǎn)品和方案完全匹配Festo的財(cái)務(wù)需求。

在談到為什么選擇與SAP Concur合作的時(shí)候，陳建成說：“這個(gè)過程其實(shí)一點(diǎn)也不復(fù)雜，關(guān)鍵它是可以滿足我們的需求?！?/p>

Festo中國從2013年開始正式使用SAP Concur，為了順應(yīng)全球數(shù)字化轉(zhuǎn)型的潮流，到2015年又增加了SAP Concur商業(yè)智能分析功能模塊。關(guān)于數(shù)字化這樣一個(gè)宏觀趨勢(shì)，陳建成從財(cái)務(wù)管理的角度發(fā)表了他的看法，“財(cái)務(wù)數(shù)字化的關(guān)鍵在于大數(shù)據(jù)應(yīng)用，通過大數(shù)據(jù)挖據(jù)來做更深度的財(cái)務(wù)分析，從而更準(zhǔn)確、更好地管理員工的差旅，定制具體的費(fèi)用政策和財(cái)務(wù)規(guī)劃。”

Festo中國在應(yīng)用過程中，公司財(cái)務(wù)管理團(tuán)隊(duì)可以清晰地體會(huì)到SAP Concur帶來的3大價(jià)值：

首先，集中了費(fèi)用和報(bào)銷的管理。公司對(duì)整個(gè)報(bào)銷流程的管控和透明度都有了很大的提升，體報(bào)銷成本下降了6.5 %。SAP Concur提供的大數(shù)據(jù)不僅幫助Festo更好地制定財(cái)務(wù)規(guī)劃，還可以有效地洞察并管理差旅費(fèi)用，優(yōu)化企業(yè)成本。例如，F(xiàn)esto可以借助整合的大數(shù)據(jù)，與包括酒店在內(nèi)的諸多供應(yīng)商進(jìn)行談判，進(jìn)而選擇更合適的供應(yīng)商并獲得更優(yōu)惠的價(jià)格，有助于集中管理并優(yōu)化成本。

其次，實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化的財(cái)務(wù)分析。財(cái)務(wù)部門可以通過對(duì)員工花費(fèi)的跟蹤和智能分析，更好地優(yōu)化財(cái)務(wù)規(guī)范。比如，得益于SAP Concur統(tǒng)一的差旅及費(fèi)用管理平臺(tái)，F(xiàn)esto可以借助大數(shù)據(jù)并結(jié)合員工差旅信息進(jìn)行分析，具體知道在某地出差時(shí)一晚酒店的平均花費(fèi)，并以此來制定標(biāo)準(zhǔn)。借助SAP Concur的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)人員也可以看到，在一些展會(huì)或假期集中的特殊時(shí)期，酒店的花費(fèi)會(huì)比平時(shí)高很多，所以財(cái)務(wù)部門在制定出差標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候會(huì)將這些因素進(jìn)行綜合分析，使得Festo的財(cái)務(wù)政策更加靈活合理。

最后，讓員工的隱形開支無所遁形。通過高透明度和實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分享的差旅和費(fèi)用管理方案，公司可以輕松發(fā)現(xiàn)報(bào)銷中的問題并找到原因，然后據(jù)此制定出相應(yīng)的管理方法，從而有效地促進(jìn)了員工在差旅花費(fèi)等方面更加規(guī)范。

總體看來，SAP Concur幫助Festo的財(cái)務(wù)人員減輕了工作量并顯著提升工作效率，讓他們有機(jī)會(huì)將更多的精力放在核心財(cái)務(wù)分析及管理等業(yè)務(wù)。與此同時(shí)，財(cái)務(wù)人員的人力分配也更有效率。“之前費(fèi)用報(bào)銷分散在各區(qū)域的時(shí)候，需要幾十個(gè)員工來參與財(cái)務(wù)的審核和處理，在應(yīng)用了SAP Concur解決方案之后，今天負(fù)責(zé)Festo大中華區(qū)2 000多人的差旅費(fèi)用和報(bào)銷處理工作的正式員工只有一個(gè)人，其他財(cái)務(wù)人力資源可以投放在更多財(cái)務(wù)分析的工作上。”陳建成如此感慨道。

當(dāng)員工都自覺遵守，合規(guī)性文化就形成了

從經(jīng)濟(jì)效益、人力資源、企業(yè)成本及設(shè)計(jì)流程等各方面看，SAP Concur都發(fā)揮了顯著的作用。但對(duì)陳建成來說，SAP Concur給Festo中國帶來的高合規(guī)性企業(yè)文化才是最難能可貴的。

自從使用了SAP Concur，過去隨意的出差預(yù)訂和報(bào)銷情況已經(jīng)不復(fù)存在。對(duì)于Festo的員工來說，全自動(dòng)的流程在給員工帶來便捷出行的同時(shí)也在無形中給他們提出了更高的規(guī)范性要求?，F(xiàn)在，F(xiàn)esto財(cái)務(wù)報(bào)銷的合規(guī)性和優(yōu)化性都達(dá)到了一定的程度，費(fèi)用和報(bào)銷的高合規(guī)性已經(jīng)變成Festo企業(yè)文化的一部分。除此之外，公司費(fèi)用報(bào)銷的審批和流程更加簡便，因此員工的滿意度也得到提高。

談及接下來的規(guī)劃，陳建成表示，“我們還會(huì)繼續(xù)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理和控制，為企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展保駕護(hù)航。與此同時(shí)，F(xiàn)esto希望與SAP Concur有更加持續(xù)的合作，如果SAP Concur之后有新的產(chǎn)品，我們也非常愿意去嘗試，從而給我們的財(cái)務(wù)管理工作創(chuàng)造更大的價(jià)值?！?/p>