精細(xì)化理念在辦公室管理中的應(yīng)用

聞鈺婷

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）8-263-01

摘要 精細(xì)化管理理念應(yīng)用到辦公室管理中，是辦公室管理工作適應(yīng)企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展新任務(wù)、新形勢(shì)與新要求昕作出的重大嘗試，更是全面提高辦公室整體綜合管理水平和服務(wù)效能的必經(jīng)之路。因此本文通過(guò)分析精細(xì)化理念在當(dāng)前辦公室管理中應(yīng)用的必要性，從而提出如何有效地將精細(xì)化理念落實(shí)應(yīng)用在辦公室管理當(dāng)中，以供同行們借鑒參考。

關(guān)鍵詞 精細(xì)化理念 辦公室管理 應(yīng)用

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，各大行業(yè)內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，企業(yè)除了需要提高自身產(chǎn)品的質(zhì)量以外，還需要不斷提高內(nèi)部管理水平。因此，企業(yè)為了內(nèi)部管理的高效性，精細(xì)化管理理念順應(yīng)而出，精細(xì)化管理是一項(xiàng)社會(huì)分工；細(xì)致且服務(wù)較優(yōu)的管理模式，具有一定的科學(xué)性和明確性等特征。辦公室作為企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)和管理的重點(diǎn)，是負(fù)責(zé)溝通上下、協(xié)調(diào)左右并保證企業(yè)工作順利運(yùn)轉(zhuǎn)的核心和樞紐。在辦公室管理中充分應(yīng)用精細(xì)化理念，不僅能夠提升工作質(zhì)量和辦公效率，也更能夠減少辦公室處理事情所需要的時(shí)間和資源，同時(shí)還大大提高了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力水平。

一、辦公室管理工作引入精細(xì)化理念的必要性

（一）市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展必然帶動(dòng)各行業(yè)的創(chuàng)新和改革，同時(shí)，不同規(guī)模企業(yè)的出現(xiàn)也必定引發(fā)企業(yè)之間的激烈競(jìng)爭(zhēng)。因此企業(yè)除了要不斷加強(qiáng)自身技術(shù)水平且提高產(chǎn)品質(zhì)量以外，還需要加大自身內(nèi)部管理的力度，避免辦公室工作由于權(quán)責(zé)不明和制度缺陷等原因帶來(lái)辦公效率低下或形象不佳等不良影響，最終阻礙辦公室管理工作職能的有效發(fā)揮。

此外，定位精準(zhǔn)、分工明確且管理細(xì)致的精細(xì)化管理對(duì)辦公室管理工作有明顯的促進(jìn)作用，可以有效應(yīng)對(duì)當(dāng)前企業(yè)辦公室管理工作中出現(xiàn)的分工模式單一和制度約束力低下等問(wèn)題，從而有效提升辦公室工作效率，協(xié)調(diào)部門工作提高企業(yè)整體工作水平，并進(jìn)一步完善企業(yè)形象。

（二）對(duì)企業(yè)整體發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)力提升有重要意義

辦公室作為一個(gè)企業(yè)的綜合性部門，是企業(yè)內(nèi)部行政管理和事務(wù)性管理的重要組成部分，同時(shí)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈和企業(yè)內(nèi)的不斷發(fā)展也對(duì)辦公室管理工作也提出了更高的要求。因此，辦公室管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，管理人員要不斷轉(zhuǎn)變管理理念，采取更適合和更科學(xué)的管理模式和管理理念，通過(guò)引人精細(xì)化理念更好地發(fā)揮辦公室的整體服務(wù)職能，全面提升企業(yè)辦公室的工作水平，從耐足進(jìn)企業(yè)的整體發(fā)展。

辦公室職能的發(fā)揮水平和狀況直接影響了企業(yè)的整體工作成效，未徹底在辦公室管理工作中落實(shí)精細(xì)化理念將引發(fā)崗責(zé)體系缺失、權(quán)利責(zé)任無(wú)法落實(shí)、工作效率低下等不利現(xiàn)象，因此，精細(xì)化理念對(duì)于企業(yè)整體發(fā)展和提于境爭(zhēng)力具有很大意義，是提高辦公室管理效率和質(zhì)量的最自接有效的方式。

二、辦公室管理中落實(shí)精細(xì)化理念的有效措施

（一）強(qiáng)化辦公室工作人員精細(xì)化管理意識(shí)和服務(wù)意識(shí)

在實(shí)際工作中，需要從每一位辦公室相關(guān)管理人員和工作人員的細(xì)節(jié)入手，不斷增強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)，全面提升個(gè)人的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力；同時(shí)，需要辦公室人員掌握豐富的接待禮儀知識(shí)，還需要其奠定良好的心理素質(zhì)和擁有高度協(xié)調(diào)能力，樹立服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，在開展服務(wù)工作時(shí)靈活應(yīng)對(duì)各類問(wèn)題和突發(fā)情況，運(yùn)用精細(xì)化理念適應(yīng)不同工作要求，及時(shí)改進(jìn)工作中的不足之處，積極將被動(dòng)服務(wù)意識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)模式。

（二）健全精細(xì)化管理制度

精細(xì)化管理理念下，需要構(gòu)建基于企業(yè)實(shí)際辦公室管理需求的管理體系，通過(guò)專業(yè)性、細(xì)致性和科學(xué)性的崗位職責(zé)劃分工作內(nèi)容，制定不同崗位的工作權(quán)責(zé)和考核指標(biāo)，明確辦公室工作人員具體工作內(nèi)容和項(xiàng)目，這樣才能保證辦公室各項(xiàng)工作井然有序進(jìn)行，推動(dòng)企業(yè)整體工作正常順利運(yùn)轉(zhuǎn)。

另外，健全力、公室精細(xì)化管理制度，還需要設(shè)立辦公室日常和長(zhǎng)期管理目標(biāo)，培養(yǎng)辦公室人員的規(guī)章制度意識(shí)；通過(guò)完善細(xì)致的管理規(guī)章制度，確定各個(gè)崗位的工作內(nèi)容、工作范圍和相互關(guān)系，不斷實(shí)現(xiàn)員工對(duì)于自身崗位職責(zé)的精準(zhǔn)定位，從而充分保證辦公室工作的有章可循和穩(wěn)定運(yùn)行，進(jìn)一步提升員工的精細(xì)化工作能力。

（三）建立辦公室管理工作考核體系

崗位責(zé)任的落實(shí)需要依靠科學(xué)的考核評(píng)價(jià)體系，合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制是對(duì)員工工作態(tài)度的有效激勵(lì)，因此，建立完善的辦公室管理工作考核體系能夠更好落實(shí)精細(xì)化理念，對(duì)辦公人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行更有效評(píng)估。在精細(xì)化理念的指導(dǎo)下，必須以精準(zhǔn)、公平、全面和細(xì)致為原則基礎(chǔ)，精確檢驗(yàn)工作結(jié)果，最大限度地保障號(hào)核評(píng)估體系的有效運(yùn)行。

考核體系的項(xiàng)目需要根據(jù)不同企業(yè)的實(shí)際工作需求確立，大致分為業(yè)務(wù)工作和綜合基礎(chǔ)兩個(gè)類別，接著按照崗位責(zé)任書內(nèi)具體的規(guī)定內(nèi)容，科學(xué)分配各類工作成效所占的考核比例，在號(hào)核結(jié)束后基于結(jié)果對(duì)員工的崗位和薪資作出具體實(shí)際安排，發(fā)揮精細(xì)化管理的信息傳遞和反饋?zhàn)饔?。通過(guò)上述方式建立的辦公室管理號(hào)核體系，能夠?yàn)槠髽I(yè)推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理、提高整體行政職能發(fā)揮巨大作用。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室管理精細(xì)化是一種科學(xué)先進(jìn)的管理理念和管理要求，更是一種全新的管理模式。辦公室管理工作作為企業(yè)信息交流溝通的中心樞紐，發(fā)揮著促進(jìn)企業(yè)內(nèi)各部門協(xié)調(diào)合作的重要職能。精細(xì)化理念的引入可以有效落實(shí)辦公室管理職責(zé)，將工作權(quán)責(zé)明確規(guī)范到個(gè)人，監(jiān)督并整合管理中的問(wèn)題與不足；通過(guò)精細(xì)化管理，不斷提升辦公室管理工作的積極性和工作效率，提高企業(yè)的內(nèi)外市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，從而打造更優(yōu)秀的企業(yè)辦公室文化和良好的辦公環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

[1]王建坤.淺析新時(shí)期辦公室工作精細(xì)化管理[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2015（04）.

[2]任浩明.新形勢(shì)下如何做好力、公室管理工作[J].企業(yè)改革與管理，2016（12）.

[3]宋萬(wàn)地.企業(yè)辦公室工作中的精細(xì)化管理[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2017（12）.