淺談ERP環(huán)境下某化工企業(yè)的內(nèi)部控制

王振光

【摘 要】某化工公司下屬多個(gè)生產(chǎn)企業(yè)及輔助單位，各企業(yè)主要生產(chǎn)煤化工產(chǎn)品，2009年開(kāi)始，各主要生產(chǎn)企業(yè)運(yùn)行SAP系統(tǒng)，部分輔助單位運(yùn)行用友系統(tǒng)，系統(tǒng)不統(tǒng)一給內(nèi)部控制造成困難。論文主要論述ERP系統(tǒng)上線后對(duì)該化工企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生的影響，分析其中存在的問(wèn)題，同時(shí)就完善ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制提出一些建議。

【Abstract】A number of production companies and auxiliary units subordinate to a chemical company， each of which mainly produces coal chemical products. Since 2009， the main production enterprises have been running the SAP system， and some auxiliary units have been running Yonyou system. The disunity of the system causes difficulties in internal control. This paper mainly discusses the influence of ERP system on the internal control of the chemical enterprise， and analyzes the existing problems in it. And some suggestions for perfecting the internal control under ERP system are put forward.

【關(guān)鍵詞】ERP；內(nèi)部控制；信息化

【Keywords】ERP； internal control； informatization

【中圖分類號(hào)】C931.2 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）06-0017-02

1 引言

ERP（ Enterprise Resources Planning，企業(yè)資源計(jì)劃）是20世紀(jì)90年代初興起的企業(yè)管理信息系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)是針對(duì)物資管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、信息管理集成一體化的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)實(shí)際上是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展有利于促進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化，提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量與工作效率，更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)的作用。但是企業(yè)在運(yùn)用了ERP系統(tǒng)后，企業(yè)會(huì)計(jì)核算和管理環(huán)境會(huì)發(fā)生很大變化，內(nèi)部控制程序和方式應(yīng)當(dāng)相應(yīng)地改變。因此，在ERP環(huán)境下的內(nèi)部防范和控制制度的建設(shè)顯得尤為重要。

2 ERP系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的影響

2.1 事前控制

ERP系統(tǒng)下，事前控制主要包括以下兩個(gè)方面： ①預(yù)算控制。煤化工行業(yè)面對(duì)著多變的外部環(huán)境以及日趨激烈的同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)，該公司在發(fā)展過(guò)程中面臨著來(lái)自各方面的挑戰(zhàn)。公司在想方設(shè)法開(kāi)拓業(yè)務(wù)渠道，擴(kuò)大利潤(rùn)基礎(chǔ)的同時(shí)，還要不斷加強(qiáng)預(yù)算控制，降低成本，既要開(kāi)源，也要節(jié)流。將企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)分解為具體的實(shí)施項(xiàng)目并細(xì)化控制標(biāo)準(zhǔn)。目前該化工公司的預(yù)算控制主要是通過(guò)集團(tuán)公司組織的年度預(yù)算編制來(lái)實(shí)施，通過(guò)用友系統(tǒng)的預(yù)算管理功能來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)預(yù)算控制。在SAP系統(tǒng)中則實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)（主要是維簡(jiǎn)、安全等非基建類）投資預(yù)算控制、可控費(fèi)用預(yù)算控制，基本建設(shè)投資預(yù)算則是通過(guò)手工編制投資計(jì)劃的方式實(shí)現(xiàn)[1]。②授權(quán)控制。根據(jù)公司的職能組織結(jié)構(gòu)及員工的崗位職責(zé)，對(duì)業(yè)務(wù)人員的系統(tǒng)操作權(quán)限和查詢范圍進(jìn)行詳細(xì)設(shè)定。保證ERP系統(tǒng)內(nèi)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)均由被授權(quán)的人員執(zhí)行。由于目前該化工公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)主要是通過(guò)SAP系統(tǒng)控制，因此在SAP系統(tǒng)中設(shè)定了不同業(yè)務(wù)人員的權(quán)限，權(quán)限的分配由各業(yè)務(wù)主管部門(mén)確定，然后由公司報(bào)集團(tuán)公司ERP項(xiàng)目管理人員分配。

在ERP系統(tǒng)中，事前控制可以增加控制的客觀性，克服控制過(guò)程中的人情障礙，從而保證相關(guān)控制制度得到嚴(yán)格執(zhí)行。

2.2 事中控制

2.2.1 業(yè)務(wù)程序控制

在業(yè)務(wù)處理中，以經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中各項(xiàng)信息為主線，依照企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度，將物料消耗、原料采購(gòu)、產(chǎn)品銷(xiāo)售、庫(kù)存管理等各項(xiàng)業(yè)務(wù)加以規(guī)范，通過(guò)環(huán)境設(shè)置、條件選擇、事項(xiàng)驅(qū)動(dòng)等軟件技術(shù)將各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理過(guò)程整合到系統(tǒng)中，通過(guò)系統(tǒng)將進(jìn)一步規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)的操作步驟。

2.2.2 會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制

根據(jù)實(shí)際情況，該化工公司目前主要在以下三個(gè)方面采取控制措施：①會(huì)計(jì)科目：按照企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和集團(tuán)公司相關(guān)要求，準(zhǔn)確設(shè)置和應(yīng)用會(huì)計(jì)科目，規(guī)范會(huì)計(jì)核算，從而提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量；②會(huì)計(jì)政策：由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置的程序，自動(dòng)完成折舊計(jì)提、成本費(fèi)用分配、損益結(jié)轉(zhuǎn)等工作，從而杜絕人為調(diào)節(jié)利潤(rùn)現(xiàn)象的發(fā)生；③會(huì)計(jì)報(bào)表：通過(guò)事先設(shè)定取數(shù)公式，系統(tǒng)根據(jù)會(huì)計(jì)賬簿生成會(huì)計(jì)報(bào)表，從而減少人為干預(yù)，保證報(bào)表數(shù)據(jù)真實(shí)、完整。目前該化工公司按照集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)范，利用用友系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)表的生成上報(bào)。

通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行事中控制，可以提高內(nèi)部控制的可靠性，減少人為因素帶來(lái)的隨意性，保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)有效地控制在制度框架內(nèi)，從制度上保證內(nèi)控的穩(wěn)定性和延續(xù)性。

2.3 事后控制

①數(shù)據(jù)核對(duì)。在ERP系統(tǒng)中，各個(gè)子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)核對(duì)，如總賬系統(tǒng)中的往來(lái)款項(xiàng)與應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中的余額是否一致，總賬系統(tǒng)中的庫(kù)存變動(dòng)及余額是否與物料系統(tǒng)中的實(shí)際出入庫(kù)情況相符等等。②檢查預(yù)算執(zhí)行情況。系統(tǒng)可以即時(shí)反映成本費(fèi)用的完成情況以及固定資產(chǎn)投資（主要是維簡(jiǎn)、安全等非基建投資支出）完成情況，拒絕超預(yù)算業(yè)務(wù)執(zhí)行。③檢查制度執(zhí)行情況。通過(guò)查看系統(tǒng)日志，可以分析員工的工作內(nèi)容及行為方式是否合乎制度要求?？梢詫?duì)包括財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)管理、銷(xiāo)售管理、倉(cāng)庫(kù)管理等系統(tǒng)操作人員的日常操作進(jìn)行檢查。

3 ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題

3.1 預(yù)算控制不嚴(yán)

在SAP系統(tǒng)中尚未實(shí)現(xiàn)預(yù)算的嚴(yán)格控制，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①目前尚未實(shí)現(xiàn)對(duì)成本費(fèi)用的全面控制。SAP系統(tǒng)已啟用成本費(fèi)用的預(yù)算控制功能，但是系統(tǒng)內(nèi)對(duì)成本費(fèi)用的控制是非強(qiáng)制性的，根據(jù)管理需要進(jìn)行控制，也可不進(jìn)行控制。②基本建設(shè)投資預(yù)算尚未在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中體現(xiàn)。目前集團(tuán)公司下達(dá)的基本建設(shè)投資計(jì)劃是以EXCEL或者PDF文件的形式下發(fā)到各個(gè)單位，由各個(gè)單位在實(shí)際的業(yè)務(wù)中參考基本建設(shè)投資計(jì)劃。但是基本建設(shè)投資計(jì)劃尚未與財(cái)務(wù)系統(tǒng)相連接，這就造成了基本建設(shè)投資計(jì)劃與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)脫節(jié)，無(wú)法從系統(tǒng)中控制超計(jì)劃的投資支出。

3.2 SAP系統(tǒng)中用戶權(quán)限分配不夠明細(xì)

由于受經(jīng)費(fèi)原因等限制，目前仍然存在著幾個(gè)操作員共用一個(gè)用戶名的情況，比如在物料管理系統(tǒng)中，就存在著幾位倉(cāng)庫(kù)保管員共用一個(gè)用戶名的情況，在總賬系統(tǒng)中也存在這種情況。這種情況的出現(xiàn)，就造成了無(wú)法準(zhǔn)確判斷業(yè)務(wù)的真正處理人員。

3.3 報(bào)表系統(tǒng)存在缺陷

由于SAP系統(tǒng)內(nèi)部報(bào)表系統(tǒng)未進(jìn)行全面開(kāi)發(fā)，無(wú)法直接生成全部財(cái)務(wù)報(bào)表和內(nèi)部管理報(bào)表。目前的方法是使用接口程序?qū)⒇?cái)務(wù)數(shù)據(jù)從SAP系統(tǒng)導(dǎo)入用友系統(tǒng)，然后生成報(bào)表。但是由于兩個(gè)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等存在差異，無(wú)法將全部數(shù)據(jù)導(dǎo)入用友系統(tǒng)，造成部分報(bào)表數(shù)據(jù)無(wú)法自動(dòng)生成，需要從SAP系統(tǒng)中查找相關(guān)資料，補(bǔ)充相關(guān)的報(bào)表數(shù)據(jù)。

3.4 物流控制尚未完全納入ERP系統(tǒng)中

由于公司使用的地磅管理系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)在數(shù)據(jù)接口還存在差異，因此無(wú)法將原材料的計(jì)量數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳入SAP系統(tǒng)，需要供應(yīng)、計(jì)量、財(cái)務(wù)結(jié)算人員共同配合，通過(guò)其他平臺(tái)將數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，增加了系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，也增加了內(nèi)部控制的難度。

3.5 生產(chǎn)過(guò)程數(shù)據(jù)尚未納入系統(tǒng)管控中

由于種種原因，尚未實(shí)現(xiàn)將生產(chǎn)過(guò)程中的物料消耗、產(chǎn)品產(chǎn)量等數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳入SAP系統(tǒng)的功能，需要人工將各項(xiàng)數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)。這就造成了系統(tǒng)不能實(shí)時(shí)反映生產(chǎn)過(guò)程中的物料消耗和產(chǎn)品產(chǎn)量數(shù)據(jù)，不利于對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中的物料消耗及產(chǎn)量進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。

4 完善內(nèi)部控制的幾點(diǎn)建議

針對(duì)該公司存在的以上問(wèn)題，提出以下幾點(diǎn)建議：①進(jìn)一步建立健全基礎(chǔ)管理制度。尤其是對(duì)ERP系統(tǒng)尚未涵蓋的生產(chǎn)環(huán)節(jié)、部分物料的流通環(huán)節(jié)，制定嚴(yán)格的管理制度，減少人為原因造成的數(shù)據(jù)反映不準(zhǔn)確情況的發(fā)生。根本的解決方法是實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)環(huán)節(jié)、物流環(huán)節(jié)與ERP主系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸，用系統(tǒng)進(jìn)行控制[2]。②嚴(yán)格預(yù)算控制。實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)計(jì)劃、費(fèi)用預(yù)算的全覆蓋。實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算系統(tǒng)與用友、SAP系統(tǒng)的全面對(duì)接，達(dá)到實(shí)時(shí)控制預(yù)算的目標(biāo)。③加強(qiáng)組織和人員職能控制。就現(xiàn)有系統(tǒng)來(lái)講，由于部分人員存在共用一個(gè)用戶名的情況，應(yīng)采取其他措施來(lái)區(qū)分業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員。④加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督的制度安排。在ERP系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，審計(jì)人員對(duì)業(yè)務(wù)流程的評(píng)價(jià)和檢驗(yàn)，在檢測(cè)財(cái)務(wù)軟件的可靠性、發(fā)現(xiàn)各種內(nèi)控制度在執(zhí)行中存在的問(wèn)題的同時(shí)，對(duì)相關(guān)問(wèn)題提出解決意見(jiàn)，從而提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量和內(nèi)控水平。

5 結(jié)語(yǔ)

對(duì)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)踐表明，只要系統(tǒng)設(shè)置規(guī)范準(zhǔn)確，系統(tǒng)處理出錯(cuò)幾率幾乎為零，人為錯(cuò)誤和舞弊現(xiàn)象幾乎無(wú)法避免，一旦出現(xiàn)舞弊，會(huì)給企業(yè)造成巨大損失。對(duì)此，必須制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度并嚴(yán)格執(zhí)行。我們應(yīng)從實(shí)際工作出發(fā)，建立和完善更為科學(xué)的ERP內(nèi)控制度，從而提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理水平，更好地為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

【1】潘曉波.淺論ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制[J].現(xiàn)代物業(yè)（中旬刊），2008（5）：71-72.

【2】顏小琴.ERP環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制研究[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2012（3） ：73.