楊熙煒

【摘 要】以XX公司一次年度客戶聯(lián)誼會暨產(chǎn)品訂貨會經(jīng)費預算方案編制為例，指出秘書人員制定會議經(jīng)費預算的原則及會議預算經(jīng)費的構成，并列出了常見的會議經(jīng)費的籌措方式，為秘書人員編制會議經(jīng)費預算提供藍本。

【關鍵詞】秘書人員；會議經(jīng)費預算；訂貨會

作為秘書人員，經(jīng)常要進行會議工作的安排。秘書人員對于會務工作總的來說分為會前準備、會中服務和會后總結三個部分。一次會議的成功與否，與秘書人員進行的會前的準備工作是分不開的，可以說，準備工作是否充分能直接影響到會議效果的好壞。會前準備工作瑣碎而繁多，而在這一系列瑣碎而繁多的準備工作中，編制會議經(jīng)費無疑非常關鍵。會議經(jīng)費預算是會議前期準備工作中的一項重要工作。會議經(jīng)費預算必須考慮到會議內容、會議時間、會議規(guī)模、參會人數(shù)等因素，擬訂會議經(jīng)費預算方案時必須本著節(jié)約的原則，符合公司的財務制度。下面我們以XX公司召開的一次產(chǎn)品訂貨會為例，來談談秘書人員如何編制會議經(jīng)費預算。

一、制定會議經(jīng)費預算的原則

會議經(jīng)費預算應當遵循以下幾項原則：

（1）嚴格遵循節(jié)儉辦會的宗旨，根據(jù)實際需要科學合理地分配各項開支，并保證會議資金專項使用。

（2）嚴格控制經(jīng)費總量，每一次會議的經(jīng)費都有一定的限度，所有開支都必須控制在適度范圍之內，不能無限制地增加，會議成本總量不能超過會議預期收益，否則開會就沒有任何必要了。

（3）在經(jīng)費數(shù)量限定的情況下，或當經(jīng)費不足時，要確保重點，將有限的經(jīng)費花在刀刃上。

（4）對會議的每一項開支都應嚴格審核，力求達到預算經(jīng)費與實際開支平衡。能省則省，能減就減。

（5）要充分考慮會議期間可能出現(xiàn)的、一些不可預測性的費用開支，預算時要適當留有余地。

二、會議預算經(jīng)費的構成

一般來說，一次訂貨會會議的預算經(jīng)費由以下幾個部分構成：

（1）場地費，即租借會場費用，包括會場內基本設施使用、停車場的費用。

（2）設備費，包括購買或租借會議所需的各種視聽設備、通信設備、印刷設備等的費用。

（3）會場裝飾費，包括制作會標、會徽、標語、購買或租借花卉、彩旗、拱門等的費用。

（4）文具、資料費，包括公關宣傳、制作各類會議文件資料和證件的費用和相應的文具費。

（5）交通費，包括與會人員往返的差旅費、接送費和會議期間各種接待、參觀等所需的交通費。如果與會人員的差旅費由自己負擔，則不必列入預算，但要注明。

（6）茶水食宿費，時間較長的會議要考慮茶水、飲料、果點的費用，需要住宿的會議還要預算餐飲費和住宿費。如食宿費自理，可不計算在內。

（7）人工費，包括支付給與會人員和工作人員的補貼或報酬。如支付給報告人、演講者、專家、臨時借用人員的酬金。與會人員和工作人員的工資一般不計算在其中。

（8）娛樂休閑費用，如果會議安排了參觀游覽、文娛晚會等休閑活動，還要預算參觀游覽門票、演出或包場費用等。

三、會議經(jīng)費的籌措方式

作為秘書人員，單位里一次會議經(jīng)費的來源是要清楚的。會議經(jīng)費的籌集是多渠道的，訂貨會會議經(jīng)費的主要來源有：

（1）企業(yè)單位內部會議經(jīng)費一般從行政經(jīng)費中開支。

（2）由幾個單位共同主辦的會議，主辦者之間通過協(xié)商分擔費用。

（3）通過向社會各界尋求贊助籌得資金。

（4）與會者個人或其所在單位全部承擔或部分承擔個人費用，如交通費、食宿費、資料費等。

（5）一些大型的會議活動由于影響較大，可以在法律允許范圍內通過轉讓會議無形資產(chǎn)來籌集資金。

（6）其他方式。作為秘書人員應當通過有效的公關活動多方面獲取資金，確保會議有足夠的經(jīng)費開支，并得到合理有效的使用。

四、會議預算方案制定范例會議經(jīng)費的

根據(jù)以上所說的制定會議經(jīng)費預算的原則，結合會議預算經(jīng)費的構成，參考會議經(jīng)費的籌措方式，我們以XX公司2017年度客戶聯(lián)誼暨該年度產(chǎn)品訂貨會為例，制定一個經(jīng)費預算方案如下：

XX公司2017年度客戶聯(lián)誼會暨2017年產(chǎn)品訂貨會經(jīng)費預算方案

XX公司定于2017年11月10日—13日在XX省會議中心——XX賓館會議室召開2017年度客戶聯(lián)誼會暨2017年產(chǎn)品訂貨會。與會人員預計400人，現(xiàn)就會議所需各項經(jīng)費提出預算如下。

（一）場地租用費

XX省會議中心——XX賓館會議室租金一天8，000元，，三天共計32，000元。

（二）攝像等設備租用費

擬租攝像機2臺，租金共計2 000元。

（三）會場裝飾費

為了烘托氣氛，會場須進行裝飾，其中：鮮花1，000元；橫幅5條，每條100元，共500元；拱門2個，一個500元，共1，000元；其他裝飾用品2，000元，共計4，500元。

（四）聘請嘉賓咨詢費

擬請嘉賓2人，每人每天支付5，000元，共計10，000元。

（五）宴請費用（早餐費除外）

10人一桌，每桌標準1 000元，共計60，000元。

（六）交通費用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2，000元。

（七）會議用品費

制作宣傳手冊，每份宣傳手冊成本為5元，500份，共2，500元，制作會標、會議代表證、文具等2，500元，共計5，000元。

（八）紀念品及演出費

每人一份紀念品價值100元左右，共計30，000元；文藝演出5，000元，共計35，000元。

（九）其他（機動）費用

為了保證會議正常進行，機動費用為10，000元。

綜上述，此次會議經(jīng)費總計××萬元，其中，中國移動公司XX省分公司贊助30，000元，其他費用由公司行政費用列支，共需××萬元。

此預算提交總經(jīng)理辦公室審查批準。

會議籌備小組

2017年10月11日