淺談淮化集團(tuán)人事檔案存在的問(wèn)題

許金燕

【摘 要】人事檔案工作是各單位組織人事工作的重要組成部分，它是為貫徹執(zhí)行公司戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。本文結(jié)合事實(shí)實(shí)際提出人事檔案日常工作中存在的問(wèn)題和解決問(wèn)題的思路及對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】淮化集團(tuán)；檔案基礎(chǔ)建設(shè)；自身建設(shè)

一、淮化集團(tuán)人事檔案管理的基本現(xiàn)狀及沿革

1.淮化集團(tuán)人事檔案情況說(shuō)明

安徽淮化集團(tuán)有限公司是皖北煤電集團(tuán)控股的大型煤化工企業(yè)，為全國(guó)“五一”勞動(dòng)獎(jiǎng)狀獲獎(jiǎng)單位、全國(guó)守合同重信用企業(yè)、中國(guó)企業(yè)1000強(qiáng)、中國(guó)肥料制造業(yè)30強(qiáng)、安徽省工業(yè)企業(yè)50強(qiáng)。截止2018年4月現(xiàn)有職工3525人，在崗職工2934人，含領(lǐng)導(dǎo)219人、管技363人，倒班1437人，白班及其他913人。不在崗591人，含內(nèi)退385人，大病人員27人，二線47人，待崗及其他132人。另還有退休職工4457人。在職職工檔案、退休、離職、去世員工、無(wú)頭檔案及其他等共11183份，分別退休職工檔案2687份，職工離職檔案1349份，去世人員檔案558份，無(wú)頭檔案2670份等分別由2個(gè)管檔單位管理，多的單位有近1萬(wàn)多卷，少的只有幾十百卷。

2.我單位人事檔案管理主體的沿革和實(shí)際情況

歷年隨著我國(guó)各項(xiàng)改革的不斷深入，安徽淮化集團(tuán)有限公司自建廠至今已近60多年了，隨著公司逐年發(fā)展變革，人事管理制度和用人制度的改革，廠房從吉林康乃爾到內(nèi)蒙古西北能化、還有寧夏潤(rùn)夏有限公司，還有支持皖北煤電總部借用部分人員，也相應(yīng)給本單位人事檔案管理工作帶來(lái)了新的變化，多級(jí)管理不便、多地管理不通、人檔案不在一地等等實(shí)際出現(xiàn)的問(wèn)題和情況。

二、人事檔案管理目前存在的主要問(wèn)題及原因

近幾年來(lái)，由于機(jī)構(gòu)編制和用人制度的改革，單位管檔人員人員更替頻繁，出現(xiàn)了部分領(lǐng)導(dǎo)不重視，并忽視人事檔案管理現(xiàn)象，影響了人事檔案管理工作，從日常工作中發(fā)現(xiàn)目前還主要存在以下問(wèn)題：

1.硬件設(shè)施解決補(bǔ)差。部分領(lǐng)導(dǎo)不重視這項(xiàng)工作，對(duì)人事檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，沒(méi)有專用檔案配套機(jī)器，因老企業(yè)各類別檔案多、檔案到狹窄、潮濕、無(wú)法整齊排放柜內(nèi)、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象，甚至影響檔案的美觀、整潔、完整。

2.材料收集不便，缺損嚴(yán)重。

由于至2004年起皖北煤電集團(tuán)控股入住淮化，也有了14個(gè)年頭，管理體制發(fā)生了變化，而且分別在全國(guó)各地成立各個(gè)子公司等等，管理落實(shí)上有時(shí)會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，推行人員競(jìng)爭(zhēng)上崗，部分人員變動(dòng)了工作崗位，檔案沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)遞，人事檔案材料收集整理歸檔不及時(shí)。2004年淮化擁有各類專業(yè)技術(shù)人員1800余人，其中中高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員960人，自現(xiàn)在人員流失嚴(yán)重，離職人員不及時(shí)轉(zhuǎn)移檔案留滯等現(xiàn)象。

據(jù)前段時(shí)間自查，檔案材料不齊不全，特別入黨材料、年度考核、工資變動(dòng)、還有部分學(xué)籍材料等人事檔案齊備率不高。

3.管檔人員業(yè)務(wù)不熟、檔案管理制度執(zhí)行差。近幾年管檔人員變動(dòng)頻繁，新手占60%，加之各級(jí)管檔部門(mén)沒(méi)有組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。個(gè)別管理人員在接、轉(zhuǎn)調(diào)出、轉(zhuǎn)入、工資、退休時(shí)需要查檔案時(shí)不嚴(yán)格履行手續(xù)按規(guī)定辦事，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與管檔單位協(xié)調(diào)不夠，各做各的，需要用檔案時(shí)，為了各自的方便，違反人事檔案相關(guān)規(guī)定，故個(gè)別人鉆空子，抽取個(gè)人材料造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性。

三、本人對(duì)單位人事檔案管理的建議和思考

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。人事檔案是做好國(guó)企其他工作的基本條件這一，借助人事檔案了解干部在各個(gè)時(shí)期的表現(xiàn)，歷史地全面看待人事檔案，把人事檔案管好、用好是一項(xiàng)很重要的工作，國(guó)家在1990年制訂了《干部檔案工作條例》，中組部發(fā)了[1988]5號(hào)、[1996]55號(hào)、[1998]13號(hào)文件，對(duì)加強(qiáng)人事檔案管理制訂了一系列法規(guī)政策，體現(xiàn)了對(duì)干部檔案工作的重視。為此，必須提高各級(jí)各對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，人事檔案管理工作應(yīng)由各級(jí)各部門(mén)主要領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé)抓總。

2.加強(qiáng)檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)。按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定，干部管理部門(mén)，要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫(kù)房面積每千卷需20至25平方米，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫(kù)房防火、防潮、防蛀、防資、防光、防高溫等設(shè)施，庫(kù)房、閱檔室、辦公室三室分開(kāi)，為此，單位主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)心正常生產(chǎn)的同時(shí)也關(guān)注一下人事檔案工作及給予一定支持。

3.加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)?！陡刹繖n案工作條例》第三十八條規(guī)定，各級(jí)組織人事部門(mén)要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

建議：1）市檔案館每年組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，需及時(shí)通知各企事業(yè)單位相關(guān)人員必須參加培訓(xùn)，務(wù)必使管檔人員能及時(shí)政策，知曉管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術(shù)，知道如何把檔案管好。

2）配備專職人事檔案管理人員，落實(shí)管檔人員相關(guān)待遇。人事檔案管理的基本要求，就在外在形式的規(guī)范統(tǒng)一內(nèi)容的完整、真實(shí)、精練、實(shí)用，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)要求需要一支熱愛(ài)檔案工作，熟練檔案業(yè)務(wù)、安心本職工作，具有奉獻(xiàn)精神的檔案管理干部。為此，應(yīng)參照檔案局對(duì)文書(shū)檔案管理人員的待遇標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)人事檔案管理人員應(yīng)有的待遇。

4.嚴(yán)格制度、推行責(zé)任追究制。萬(wàn)事得有個(gè)規(guī)矩，為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案工作管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記、查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成人事檔案泄密、涂改等人為因素，對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題，實(shí)行責(zé)任追究。

5.收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，國(guó)企人事制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔材料的不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。特別是企業(yè)正值多事之秋，全國(guó)化工經(jīng)濟(jì)蕭條，多處駐外公司距離本部較遠(yuǎn)，也增大了收集各類材料的難度。

建議：1）管檔人員必須及時(shí)向有關(guān)部門(mén)電話或一年一次上門(mén)催收與檔案有關(guān)的各種材料。認(rèn)真整理，保證人事檔案質(zhì)量。要按檔案工作有關(guān)規(guī)定，實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂，管理好人事檔案為合理流動(dòng)人才服務(wù)，做到經(jīng)常檢查，室內(nèi)清潔衛(wèi)生、防火、防潮、防蛀、塵等。如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。

2）建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，細(xì)化考核監(jiān)管。進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)自覺(jué)性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強(qiáng)對(duì)檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎(jiǎng)罰分明。要建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理工作是好壞直接影響選拔干部及職工升遷工作的效率和質(zhì)量，涉及到每個(gè)干部及職工的切身利益。希望本文為更好的管理好人事檔案，更好的為公司職工服務(wù)，更好的為日后檔案工作提供參考。