【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,信息技術(shù)在企業(yè)的應(yīng)用范圍也越來越廣泛,在信息化環(huán)境下企業(yè)的財(cái)務(wù)工作也已經(jīng)發(fā)生了較大的變化,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程已經(jīng)顯然不適應(yīng)信息化環(huán)境的需要,因此企業(yè)急需結(jié)合實(shí)際情況來優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程。本文從傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的缺陷出發(fā),分析了信息化對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的影響,并提出了幾點(diǎn)企業(yè)優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的措施,目的在于提高企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的水平,更好的為企業(yè)提供便利、有效的服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】信息化環(huán)境 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) 工作流程 優(yōu)化 措施
一、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的缺陷
(一)企業(yè)的經(jīng)營情況得不到全面的反映
由于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作流程受到了當(dāng)時(shí)技術(shù)和體系的制約,并不能全面的對(duì)業(yè)務(wù)流程的整體數(shù)據(jù)進(jìn)行采集,僅僅能對(duì)一部分的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和加工,因此企業(yè)的經(jīng)營情況也就不能得到全面、客觀的反映。
(二)子系統(tǒng)核算的連貫性差
傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程是一種手工記賬的系統(tǒng),是在順序業(yè)務(wù)流程下完成的勞動(dòng)分工。在財(cái)務(wù)工作流程中,財(cái)務(wù)工作者有著不同的分工,雖然一些企業(yè)開始了會(huì)計(jì)電算化,但只是簡(jiǎn)單的照搬和模仿手工會(huì)計(jì)的簡(jiǎn)單流程,這就導(dǎo)致了各個(gè)子系統(tǒng)之間的相互分離,子系統(tǒng)核算的連貫性較差,不能實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。
(三)不能合理控制和更新數(shù)據(jù)
傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算流程一般都是相互分離的,由于受到當(dāng)時(shí)體系和技術(shù)的制約,只是在業(yè)務(wù)發(fā)生之后才進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集,不能及時(shí)的進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的更新,導(dǎo)致了會(huì)計(jì)信息的滯后性。
二、信息化對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的影響
(一)輸入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的方式
在信息化的環(huán)境下,輸入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的方式會(huì)出現(xiàn)一些不同之處。一方面體現(xiàn)在原始憑證方面上,現(xiàn)階段無論是外來和自制的原始憑證,逐漸從原始的紙質(zhì)憑證向電子憑證的轉(zhuǎn)變,例如:各類電子版的發(fā)票、網(wǎng)上銀行交易憑證等;另一方面體現(xiàn)在登記賬簿上,在信息化條件下登記賬簿是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來完成的,這就會(huì)減少會(huì)計(jì)工作人員的工作量,也改變了輸入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的方式。
(二)處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的內(nèi)容
真實(shí)性、全面性和客觀性是企業(yè)會(huì)計(jì)信息的主要特點(diǎn),在信息化環(huán)境下會(huì)形成數(shù)據(jù)庫信息,這些信息會(huì)在數(shù)據(jù)庫中實(shí)現(xiàn)共享。隨著信息技術(shù)的不斷完善,會(huì)計(jì)工作人員可以通過專業(yè)的方法來預(yù)測(cè)、規(guī)劃、控制、考核和分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息使用者提供客觀、準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。
(三)處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的流程
企業(yè)的數(shù)據(jù)處理流程在信息化環(huán)境下也會(huì)發(fā)生較大的改變,一方面改變了處理數(shù)據(jù)流程的起點(diǎn),錄入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的工作不僅僅由財(cái)務(wù)部門獨(dú)立完成,企業(yè)的銷售、生產(chǎn)等部門也可以直接輸入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),提高了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確性;另一方面在處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)流程的過程中,要嚴(yán)格按照相關(guān)法律的規(guī)定,按照處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)流程的規(guī)定進(jìn)行操作。
三、企業(yè)優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的措施
(一)建立一體化的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程
財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的基本思想是,在包括網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、管理軟件平臺(tái)等要素的IT環(huán)境下,將企業(yè)經(jīng)營中的三大主要流程,即業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程、管理流程有機(jī)融合,將計(jì)算機(jī)的“事件驅(qū)動(dòng)”概念引入流程設(shè)計(jì),建立基于業(yè)務(wù)事件驅(qū)動(dòng)的財(cái)務(wù)一體化信息處理流程,使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體。在信息化的經(jīng)濟(jì)背景下,企業(yè)要建立起一體化的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程,實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的管理一體化:一方面要導(dǎo)入業(yè)務(wù)管理,企業(yè)的業(yè)務(wù)部門要正確使用庫存管理、采購管理、銷售管理、存貨核算等信息子系統(tǒng),啟用財(cái)務(wù)分析、合并報(bào)表、支持決策等功能,認(rèn)真的完成合并報(bào)表的工作,這樣可以為經(jīng)營決策提供科學(xué)合理的依據(jù),企業(yè)要派遣專業(yè)的人員來對(duì)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行錄入,在公共的數(shù)據(jù)庫中信息可以在同一個(gè)時(shí)間對(duì)多個(gè)事件的程序進(jìn)行觸發(fā),將于業(yè)務(wù)事件相關(guān)的信息錄入到管理信息系統(tǒng)當(dāng)中去。企業(yè)在進(jìn)行材料采購的過程中,在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理軟件中,采購、入庫與應(yīng)付業(yè)務(wù)的處理經(jīng)過流程重組,業(yè)務(wù)處理過程優(yōu)化為采購計(jì)劃、采購發(fā)票和采購入庫單的錄入以及應(yīng)付賬款的支付。這些工作全部由采購部門獨(dú)立完成,形成的采購、付款和庫存記錄自動(dòng)傳遞到財(cái)務(wù)部門,然后由財(cái)務(wù)部門完成賬務(wù)記錄并進(jìn)行審核和賬務(wù)處理。另一方面提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程一體化風(fēng)險(xiǎn)性的防范。在構(gòu)建一體化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程過程中會(huì)遇到一定的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn),例如系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)等數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn),因此為了規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn),就需要采用科學(xué)合理的措施來減少一些不必要的損失。企業(yè)在內(nèi)部要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的管理,給予會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程一定的控制,對(duì)各個(gè)系統(tǒng)實(shí)施環(huán)節(jié)進(jìn)行安全控制,建立一個(gè)綜合控制的崗位,這樣可以對(duì)輸入一體化的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的控制,提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的安全性。
(二)充分利用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件
在優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的過程中,要充分的利用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件,其中要堅(jiān)持以下原則:
1.合法性原則。軟件應(yīng)當(dāng)同時(shí)提供國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度允許使用的多種會(huì)計(jì)核算方法,以供用戶選擇;軟件應(yīng)當(dāng)提供機(jī)內(nèi)記帳憑證打印輸出功能,可以提供原始憑證的打印輸出功能,必須提供會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的打印輸出功能,打印輸出的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。
2.安全性原則。財(cái)務(wù)軟件必須具備加密或較強(qiáng)的安全保護(hù)措施,這樣才能避免財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)被盜取或是流失的問題出現(xiàn),當(dāng)計(jì)算機(jī)發(fā)生強(qiáng)行關(guān)機(jī)或發(fā)生故障問題的時(shí)候,可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的恢復(fù)。
3.合理選擇性原則。企業(yè)購買財(cái)務(wù)軟件,是為了幫助進(jìn)行賬務(wù)處理工作,解決財(cái)務(wù)管理問題,若軟件功能欠缺或不完善,將會(huì)帶來很多不必要的麻煩。例如金蝶軟件功能:做憑證、財(cái)表自動(dòng)生成、帳套管理、權(quán)限設(shè)置等等。同時(shí)軟件在使用的時(shí)候,隨時(shí)都是有可能出現(xiàn)問題的,這時(shí),若沒有軟件廠商的支持,你可能無法繼續(xù)使用軟件。所以,在選購產(chǎn)品時(shí),選購像金蝶軟件的大廠商、服務(wù)好的產(chǎn)品,會(huì)對(duì)以后的使用軟件進(jìn)行工作有著重大的意義。
(三)采用實(shí)時(shí)控制的策略
在信息化的背景下,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員在進(jìn)行初始設(shè)置的時(shí)候,要將能夠支持會(huì)計(jì)的各項(xiàng)準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)融入到數(shù)據(jù)庫中,這樣信息管理軟件可以按照數(shù)據(jù)庫中的控制準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn),客觀的分析和判斷企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況,實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)情況的實(shí)時(shí)控制,及時(shí)的管理者進(jìn)行經(jīng)營決策提供科學(xué)合理的依據(jù),降低經(jīng)營決策的風(fēng)險(xiǎn)性。
四、總結(jié)
綜上所述,傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程有著一定的缺陷,這些缺陷嚴(yán)重影響到了企業(yè)財(cái)務(wù)工作的順利進(jìn)行,因此企業(yè)要對(duì)信息化給企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作帶來的影響有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí),利用信息化的手段來優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程,這樣才能提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理的水平。
參考文獻(xiàn)
[1]許鴻雁.會(huì)計(jì)信息化下的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程優(yōu)化[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2013(25).
[2]蘇恒.信息化在金融財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2013(09).
[3]楊芳.加強(qiáng)交通部門財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作對(duì)策研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2013(12).
作者簡(jiǎn)介:陳圓(1961-),女,漢族,浙江杭州人,浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院副教授,學(xué)士,研究方向:會(huì)計(jì)電算化。