關(guān)于新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)探析

劉江紅

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們的生活方式和工作方式有了很大的轉(zhuǎn)變，相應(yīng)的一些工作理念也有了變化，越來(lái)越多的企業(yè)經(jīng)營(yíng)者開(kāi)始重視管理有關(guān)的工作。只有做好管理工作，才能對(duì)員工的行為、意識(shí)等加以規(guī)范，使得工作效率能夠得到提升，進(jìn)而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。而人事檔案管理也是管理工作中的一種，主要是對(duì)人事檔案資料進(jìn)行管理，而在新時(shí)期背景下，對(duì)于人事檔案管理的要求也有了提高，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)才是根本的任務(wù)，這樣才能更好的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)；對(duì)策

一、新時(shí)期人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.缺乏完善的人事檔案管理制度。

對(duì)于多數(shù)企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其人事檔案管理基本由其相應(yīng)的檔案管理部門負(fù)責(zé)，雖然一些單位也針對(duì)其人事檔案管理制定了相關(guān)的規(guī)章制度，卻沒(méi)有明確人事檔案管理的方案和手段，造成人事檔案管理比較混亂。并且，因很多單位尚未有一個(gè)切合實(shí)際、具體化的人事檔案管理制度，再加上職能部門對(duì)于單位人事檔案管理需要收集的范圍不規(guī)范，許多本應(yīng)該納入人事檔案管理的信息和資料不能得到完整的保存，導(dǎo)致相關(guān)檔案變動(dòng)時(shí)，工作移交不清導(dǎo)致檔案資源流失。同時(shí)，檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各部門根據(jù)自己的理解和使用習(xí)慣整理檔案，導(dǎo)致單位人事檔案最終方案目錄不清，給查找?guī)?lái)了一定的難度。

2.相關(guān)制度落實(shí)不到位。

隨著我國(guó)家對(duì)于是企業(yè)單位的改革不斷深入，面對(duì)新的環(huán)境和形勢(shì)，企業(yè)或者事業(yè)單位應(yīng)具備較為完善的機(jī)構(gòu)，并在經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程中，不斷完善各項(xiàng)規(guī)章制度以及考核目標(biāo)等。但這些要求在實(shí)際的執(zhí)行過(guò)程中，并沒(méi)有達(dá)到理想的效果。各項(xiàng)設(shè)置在達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求后卻沒(méi)能執(zhí)行到位，落到實(shí)處，有的因執(zhí)行力度不夠，在實(shí)際的企事業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中沒(méi)能發(fā)揮人事檔案管理工作的實(shí)際作用。其實(shí)，人事檔案管理工作需要企事業(yè)各個(gè)職能部門的相互溝通，因各個(gè)職能部門除了要處理很多經(jīng)營(yíng)或者生產(chǎn)活動(dòng)外，還要處理很多公共服務(wù)工作，這也間接給企事業(yè)單位的人事檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。

3.缺乏信息化建設(shè)管理意識(shí)以及相關(guān)人才。

在新時(shí)期的背景下，大多企業(yè)人事檔案管理工作中還存在著很多的問(wèn)題，除了以上兩點(diǎn)外，在信息化管理意識(shí)以及人才方面也有所欠缺。信息化的管理意識(shí)是必須具備的，這在任何工作中都應(yīng)該加以注意，因?yàn)檫@是時(shí)代發(fā)展的要求，新時(shí)期下的必然要求，只有提高人事檔案信息化管理的意識(shí)，才能不斷的提高管理水平，使得人才能夠合理的進(jìn)行任用，從而有助于增加企業(yè)的實(shí)力，使得企業(yè)能夠獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。但是在實(shí)際的檔案管理工作中，工作人員在信息化管理意識(shí)方面還有些不足，不能轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，在管理方式等方面都存在落后現(xiàn)象。其次，實(shí)際上，信息化建設(shè)相關(guān)的人才也有所欠缺，即使有了相應(yīng)的配套設(shè)施也不會(huì)操作和有效利用，缺乏一定的知識(shí)儲(chǔ)備和技能訓(xùn)練，這就使得人事檔案信息化的管理工作難以有效的進(jìn)行。

二、加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的基本途徑

1.提高管理人員的意識(shí)，做好相關(guān)的培訓(xùn)工作。

若要切實(shí)做好人事檔案信息化建設(shè)工作，就必須提高對(duì)人事檔案管理的意識(shí)。企事業(yè)單位可以通過(guò)相關(guān)手段來(lái)增強(qiáng)人事檔案管理員的管理意識(shí)。首先，企業(yè)應(yīng)加大宣傳力度，提高職工對(duì)于人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，以積極配合相關(guān)部門對(duì)資料的收集和整理。其次，從制度層面上來(lái)說(shuō)，要保證企事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，根據(jù)國(guó)家相關(guān)政策及法律法規(guī)來(lái)進(jìn)行建設(shè)，這也是保障信息資源安全與企事業(yè)單位職工基本權(quán)益的基礎(chǔ)。必須依據(jù)企事業(yè)人事檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，建立相應(yīng)的管理機(jī)制，并不斷從制度上來(lái)改進(jìn)和促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性。

2.加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，為信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。

近幾年來(lái)，很多企事業(yè)單位開(kāi)始走上信息化人事檔案的建設(shè)進(jìn)程中，為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)，首先就是要加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。一方面，要強(qiáng)化檔案庫(kù)房的檔案保存環(huán)境，為電子檔案的保存與信息化的設(shè)備提供環(huán)境基礎(chǔ)。針對(duì)新建的檔案庫(kù)房制定新的標(biāo)準(zhǔn)，加大其信息化的設(shè)備建設(shè)，針對(duì)已有的建房應(yīng)著重其改造。對(duì)紙質(zhì)檔案的庫(kù)房管理應(yīng)保證溫度和濕度以及防塵因素，為人事檔案的保存提供良好的環(huán)境。對(duì)于信息化的檔案，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息化設(shè)備運(yùn)營(yíng)要求的環(huán)境建設(shè)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房、服務(wù)器、電子檔案庫(kù)房等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善。包括一些基本的防靜電設(shè)施、防磁等基本設(shè)施，更要完善防信息泄露以及保密技術(shù)等。而對(duì)已建成的庫(kù)房和已有的紙質(zhì)檔案，一定要分區(qū)進(jìn)行保存，做好功能型結(jié)構(gòu)的改造，并逐步完善相應(yīng)設(shè)施。其次，對(duì)于檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是非常關(guān)鍵的條件，很多企事業(yè)單位在這一方面做得還不夠好，所以，我們必須采取一定的科學(xué)措施進(jìn)行改善。

3.利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的人事檔案管理。

檔案管理工作發(fā)展至今，由單一的檔案管理方式發(fā)展為多類型的綜合檔案。隨著企事業(yè)單位的改革不斷深入，傳統(tǒng)的企事業(yè)單位人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足每天極速增加的人事檔案數(shù)量。事實(shí)上，人事檔案管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是未來(lái)的必然發(fā)展趨勢(shì)，也必然是實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化的方向。所以，在實(shí)際的人事檔案信息化建設(shè)工作中，應(yīng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分運(yùn)用起來(lái)，切實(shí)從計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。同時(shí)，通過(guò)建立人事檔案管理機(jī)制和責(zé)任機(jī)制、以及信息化建設(shè)機(jī)制，從多個(gè)方面共同規(guī)范企業(yè)的人事檔案管理，促進(jìn)信息化檔案管理的建設(shè)。除此之外，還應(yīng)加大對(duì)企事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)代化信息技術(shù)的投入，以充分發(fā)揮人事檔案的實(shí)際作用。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展，科技也在不斷的進(jìn)步，尤其在當(dāng)今信息時(shí)代背景下，對(duì)于技術(shù)的要求也有所提高，各種信息化技術(shù)層出不窮，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了重要的影響。在新時(shí)期背景下，我國(guó)的人事檔案管理工作同樣也需要有信息化技術(shù)的支持，這樣才有利于加強(qiáng)檔案信息化的管理。除此之外，工作人員還應(yīng)該不斷提高自身的檔案管理意識(shí)，并且還要熟練的使用信息化技術(shù)，能夠合理的進(jìn)行利用，發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的作用，實(shí)現(xiàn)高效的管理。這樣才能真正做到與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)人事檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展。

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