檔案管理信息化建設初探

李青

【摘要】近年來，計算機網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)存儲等信息技術的迅猛發(fā)展為我國檔案管理事業(yè)信息化發(fā)展帶來了前所未有的機遇，為檔案信息化發(fā)展提供有力的技術支撐，檔案管理的范圍、手段與方法都在發(fā)生巨大的變化。檔案管理信息化對實現(xiàn)檔案信息資源共享，推進檔案資源數(shù)字化、信息管理與服務標準化的建設意義重大。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；人才建設；發(fā)展方向

一、檔案管理信息化建設基本問題厘定

（一）概念

檔案管理信息化建設是指在檔案管理活動中以信息化建設為核心，通過信息技術手段提高檔案管理水平，將檔案管理模式從實體保管模式向數(shù)字化、信息化模式轉(zhuǎn)變，并通過單位內(nèi)部局域網(wǎng)，建立網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息化綜合管理系統(tǒng)，集檔案的收集、保管、使用于一體，從而達到完善檔案管理，提高檔案使用的效率，提供更方便快捷的檔案信息服務的目的。相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化管理體系具有非常明顯的優(yōu)勢。

（二）發(fā)展背景

“檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件?！睓n案是人類社會發(fā)展的珍貴財產(chǎn)，也是我們寶貴的歷史文化遺產(chǎn)?！度珖鴻n案信息化建設實施綱要》的頒布說明信息化是現(xiàn)代社會發(fā)展的重要標志之一。信息與技術在社會發(fā)展中的作用與日俱增。檔案信息在信息時代有著重要地位，因為它最原始、最真實，不同于其它類信息。檔案建設的重心發(fā)生轉(zhuǎn)移，要求我們改變傳統(tǒng)以手工編寫的模式，向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。檔案管理信息化建設，是檔案管理工作適應新形勢發(fā)展的必然要求。為了加快檔案管理信息化發(fā)展的步伐，我們要與時俱進，了解檔案管理信息化的內(nèi)涵與現(xiàn)狀，以及檔案信息化建設過程中出現(xiàn)的問題，積極尋求檔案管理信息化發(fā)展的方向。檔案管理信息化發(fā)展，要服從于國家檔案管理部門的統(tǒng)一領導，在管理中充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術的作用，提高檔案資源的利用率，使檔案資源在信息化的今天，更好地服務于社會。

二、檔案管理信息化建設過程中存在的問題分析

（一）檔案管理人員層面

很多檔案管理人員對檔案管理信息化發(fā)展思想認識不夠，把檔案信息化管理簡單化，認為檔案信息化管理就是把檔案資料輸入計算機。檔案管理信息化建設不能與社會信息資源發(fā)展齊頭并進；檔案管理人員專業(yè)化水平低。檔案信息化建設的全面展開，離不開熟練信息技術的高素質(zhì)人員，檔案管理人員的專業(yè)思想素質(zhì)、專業(yè)技能等直接影響到檔案管理信息化建設的質(zhì)量與步伐；檔案人員結(jié)構(gòu)斷層，老化現(xiàn)象嚴重。傳統(tǒng)的檔案管理人員熟練于紙質(zhì)檔案的管理，對于電子文件形成、信息存儲等信息技術比較陌生，沒有經(jīng)過專業(yè)的系統(tǒng)培訓，老技術管理新系統(tǒng)，檔案管理人員的不成熟嚴重地影響了檔案管理信息化的創(chuàng)新發(fā)展。

（二）檔案管理信息化系統(tǒng)理論層面

很多部門缺乏長遠眼光，檔案管理信息化發(fā)展出現(xiàn)短視現(xiàn)象，理論與實踐的融合度不夠。多數(shù)部門正處在信息化摸索過程中，還沒有能夠熟練掌握現(xiàn)代檔案信息化的管理方法，對檔案工作的發(fā)展缺乏長遠思考，導致總體規(guī)劃建設做不好；有些部門信息化建設盲目。受缺乏信息化技術專業(yè)隊伍因素的影響，不少部門因自身技術不足，盲目照搬，形式套用，這種“拿來主義”缺乏系統(tǒng)的理論分析，針對性，實用性不強；輕信息資源建設是第三種現(xiàn)象。信息資源建設是檔案信息化發(fā)展的重頭戲，很多單位把資金幾乎全傾向于設備，信息資源建設的投入微乎其微，造成了檔案信息化建設發(fā)展緩慢甚至停滯不前。

三、檔案管理信息化建設的基本原則

（一）統(tǒng)一領導、分級管理原則

統(tǒng)一領導，是指對全國檔案管理工作實行統(tǒng)籌安排與全面規(guī)劃，統(tǒng)一檔案管理的業(yè)務標準和相關的管理法規(guī)，統(tǒng)一方針、政策，接受統(tǒng)一的指導、檢查；分級管理具體指檔案工作由各級檔案管理部門分層管理。在國家整體檔案工作的統(tǒng)一部署和要求下，切合實際，各檔案管理部門制定符合本地區(qū)的檔案制度，管理辦法，發(fā)展規(guī)劃等。這樣才能形成有序的檔案管理體系，有利于推進檔案管理信息化發(fā)展的連續(xù)性，實效性。

（二）安全性原則

檔案的安全性包括檔案管理物質(zhì)安全與檔案信息安全。檔案數(shù)字化、信息化建設服務于社會的同時，其網(wǎng)絡脆弱性一面逐漸突出。要想檔案管理信息化發(fā)展更好地服務于社會經(jīng)濟發(fā)展的需要，加強網(wǎng)絡安全技術的研究是擺在我們面前的重要任務，我們要充分保證檔案信息的真實性、原始性，要深入安全策略的研究與開發(fā)。比如強化訪問控制策略的研究，強化網(wǎng)絡服務器安全控制策略等研究。

（三）規(guī)范性原則

規(guī)范是一切工作、一切制度長遠發(fā)展的需要，檔案管理工作的質(zhì)量、效率的提升離不開規(guī)范。館藏的紙質(zhì)檔案通過信息化技術手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，電子文件接收進館的管理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙向管理或者融合，離不開規(guī)范。

四、檔案管理信息化建設的未來發(fā)展方向

首先，加強檔案管理信息化的基礎設施建設?；A設施建設是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用根本要求，其核心是檔案信息網(wǎng)絡，這是檔案信息傳輸、交換和實現(xiàn)資源共享的必要手段。加強檔案管理信息化的基礎設施建設，一要依靠網(wǎng)絡，配置統(tǒng)一的與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟、硬件設備，如配備計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化辦公設備。二要選用規(guī)范化、通用化及穩(wěn)定性和安全性有保證的檔案管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)檔案信息的傳輸、交換和資源共享。另外，應增加地方財政在檔案信息化方面的資金投入，加快檔案信息化的建設。

其次，完善檔案管理信息化的標準體系建設。制定和實施檔案工作規(guī)范與標準體系，是檔案管理信息化建設的重要保障。檔案管理信息化的標準體系貫穿檔案資料的歸檔、管理檔案信息的資源標識、描述、轉(zhuǎn)化、存儲、查詢、交換與使用等全過程。應在借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗的基礎上，依據(jù)國家規(guī)定，結(jié)合檔案信息化建設實際情況，不斷建立和完善城建檔案信息化標準體系，探索并制定適合檔案管理信息化的法律規(guī)范。建立和完善包括基礎、管理、業(yè)務與專項等方面的標準以及技術規(guī)范的全面而統(tǒng)一的標準規(guī)范體系，使檔案信息化成為技術標準清楚、質(zhì)量要求準確，檔案信息化工作有法可依，有章可循。

再次，健全檔案管理信息化的安全管理制度。這是檔案管理信息化的保護屏障。首先，由于檔案信息化管理體系的資源共享性，要求充分開發(fā)及利用檔案資源，使其服務功能達到最大化。電子文件保存、網(wǎng)絡軟件的使用的各個環(huán)節(jié)都要具有可靠性、真實性與完整性。要不斷完善檔案管理信息化的安全管理制度，建立一套嚴格的安全措施。確保數(shù)字檔案和電子文件內(nèi)容真實、長久可讀和有效利用，為保障網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的安全，可采用數(shù)據(jù)庫自動備份、身份認證、防范病毒的網(wǎng)絡系統(tǒng)、查閱權限和加密保護等先進的安全防護措施，確保檔案信息的安全性。檔案管理人員要不斷強化思想認識，提高的防范警惕性。

最后，打造過硬的專業(yè)化檔案工作人員隊伍。檔案管理信息化發(fā)展離不開一支信念堅定、業(yè)務過硬，技術精良的專業(yè)化隊伍。堅定的信念與職業(yè)操守，是檔案管理工作得以展開的前提保證；熱情的態(tài)度、敬業(yè)樂業(yè)的精神，是實現(xiàn)檔案管理工作價值的保證。檔案工作具有很強的服務性，需要檔案管理人員熱愛檔案業(yè)，敬畏檔案事業(yè)、奉獻于事業(yè)；信息網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作的方式，向知識型轉(zhuǎn)變，依靠現(xiàn)代信息與技術，需要專業(yè)本領過硬的人才，需要管理者能精確把握專業(yè)性的檔案，能根據(jù)社會或部門工作的需求，及時提供檔案信息，管理檔案。我們要根據(jù)時代的發(fā)展，以及檔案管理信息化的要求，建立檔案管理人員培訓機制，使培訓常態(tài)化、持續(xù)化，確保檔案信息化工作的持續(xù)發(fā)展。

此外，要不斷健全檔案管理信息化的資源體系建設。檔案管理信息化的資源體系是檔案信息化的核心內(nèi)容，是檔案信息化建設的實質(zhì)。新時期應進一步健全配套的檔案信息資源體系，加大對新生電子文件規(guī)范化的監(jiān)督、管理與接收工作，加快電子檔案目錄中心、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫的檔案信息資源庫的建設。運用信息技術與多媒體技術對各部門檔案信息資源進行縱向整合和橫向整合，合理配置，科學管理，拓展檔案資源的渠道方式，整合檔案信息資源。

五、結(jié)語

實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，對我國進行全方位的信息化發(fā)展具有重要的意義。應加強檔案在社會與生活中的地位，逐漸建立更加先進的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，加大信息化建設力度，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，實現(xiàn)信息化資源共享的目標。

參考文獻

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