黃健
摘 要:檔案管理是每個企業(yè)在經(jīng)營過程中必須要面臨的管理問題之一。改革開放以來,隨著公司治理結構的不斷完善,企業(yè)在檔案管理工作中也不斷研究探索出了一系列符合現(xiàn)代化要求的管理模式。本文通過對新時期企業(yè)檔案管理模式的研究探討,提出通過探索建立現(xiàn)代化檔案管理模式,規(guī)范檔案的歸檔操作流程,提升檔案管理人員業(yè)務水平等服務創(chuàng)新,從而達到有效提升企業(yè)整體檔案管理水平的效果與目的。
關鍵詞:新時期 企業(yè)檔案 檔案管理 服務創(chuàng)新
檔案管理在企業(yè)管理中具有重要作用意義,檔案可以在一定程度上還原歷史面貌,展示企業(yè)過去、現(xiàn)在、將來的動態(tài)發(fā)展過程。面對信息化高速運轉的當今,檔案管理工作面臨一定的轉型壓力,如何解放思想,探索建立現(xiàn)代化的檔案管理模式,優(yōu)化檔案的歸檔操作流程,提升檔案管理人員的業(yè)務水平,實現(xiàn)檔案管理服務創(chuàng)新等相關內(nèi)容,都是亟需思考解決的課題。本文筆者通過對新時期企業(yè)檔案管理工作的服務創(chuàng)新進行研究探討,為企業(yè)檔案管理工作提供一定的借鑒幫助。
1.探索建立現(xiàn)代化檔案管理模式
實行檔案管理標準化、規(guī)范化的工作程序及工作方法,是提高檔案管理工作服務水平的基礎前提。對企業(yè)檔案信息的分類體系、檔案材料的收集范圍、檔案的保管要求、檔案的保密定級等相關環(huán)節(jié),都要按照規(guī)范化、標準化的程序開展,實現(xiàn)檔案的標準化管理,其最終目的在于充分保障檔案的完整性,方便保管、查閱。
1.1完善檔案管理制度
通過研究制定符合企業(yè)自身管理需要的檔案管理制度,可以更好地幫助企業(yè)完善內(nèi)部控制流程,實現(xiàn)檔案的制度化管理。從源頭做到有章可循、按章管理,把依法依章管理納入到檔案管理中來,使檔案管理工作得到制度約束、法律保障。
1.2建立電子化網(wǎng)絡管理
信息化、網(wǎng)絡化的趨勢對檔案管理提出了更高層次的要求,這就需要企業(yè)檔案工作改變傳統(tǒng)手工記載檔案數(shù)據(jù)的習慣,建立電子化的檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng),在企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)中嵌入檔案查詢模塊,引入或自主研發(fā)檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案信息全流程的電子化線上操作管理。
1.3擴大檔案歸檔載體
目前在檔案管理方面,除了依靠紙質(zhì)檔案進行存儲、記載之外,更多的是通過電子文件、光盤、硬盤、遠程網(wǎng)絡等多種物質(zhì)載體進行記錄。各類新型的檔案載體對于保管的要求不盡相同,因此,要探索建立多來源、多渠道收集檔案信息歸集方式,實現(xiàn)歸檔載體的虛擬化與有形化相統(tǒng)一。
1.4實現(xiàn)檔案信息共享
檔案信息化的不斷發(fā)展,擺脫了檔案對于地域性、空間性、時間性的要求,目前只要通過網(wǎng)絡平臺,便可快速實現(xiàn)檔案信息資料的檢索、查詢和使用,獲取有價值信息資料,已充分實現(xiàn)了檔案信息共享體系。
2.規(guī)范檔案的歸檔操作流程
加強檔案的過程管理是檔案管理工作服務創(chuàng)新的發(fā)展方向,通過加大歸檔資料的收集力度、強化歸檔資料的過程管理、科學優(yōu)化檔案館藏結構分布,可以有效規(guī)范檔案歸檔操作流程,提升服務水平。
2.1加大歸檔資料收集力度
從企業(yè)時間來看,檔案資料的缺失會嚴重影響企業(yè)正常工作的開展,甚至會損害企業(yè)的相關合法權益,因此對于檔案的收集力度應進一步加大,避免因檔案資料缺失,造成相關信息無憑無證,無從考究。
2.2強化歸檔資料過程管理
應進一步明確檔案歸檔的流程,相關重要檔案資料應由專人負責保管,確保資料的完整性與真實性,同時,對于重要檔案資料,應做到“資料不回流”,即檔案由接收人接收之后,無特殊原因,該檔案資料不得再回流至檔案移交人。
2.3優(yōu)化館藏結構分布
科學合理的檔案館藏結構,是企業(yè)檔案管理工作服務創(chuàng)新的重要表現(xiàn),傳統(tǒng)的館藏檔案以日常工作材料、會議記錄、總結報告、人事檔案等行政類檔案為主,對于業(yè)務檔案、專業(yè)檔案、科技檔案等檔案資料的收集不夠。因此,優(yōu)化館藏結構可以有效保證檔案的全面性、完整性。
3.提高檔案管理人員業(yè)務水平
檔案管理工作相對枯燥單一,因此,對于檔案管理人員責任感、使命感要求較高,只有管理人員不斷提升“四個意識”,增強“四個自信”,不斷加強業(yè)務技能的培訓,轉變檔案管理的服務態(tài)度,才能腳踏實地的做好服務檔案管理工作。
3.1提高思想認識
檔案管理人員要充分認識到自身工作的重要性,不斷提高思想認識。同時,企業(yè)管理層也應加大對于檔案管理工作的重視程度,不斷更新檔案管理觀念,積極探索檔案管理手段,確保檔案資料真實反映企業(yè)的發(fā)展狀況。
3.2加強業(yè)務培訓
企業(yè)的不斷發(fā)展對于檔案的管理要求提出了新的要求,為有效提升檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平,應不斷加強檔案管理人員的檔案管理技能,加大培訓力度、優(yōu)化培訓手段,采取“走出去”或“引進來”的方式,激發(fā)檔案管理人員工作積極性,在培訓中不斷提升提升技能,實現(xiàn)自我價值。
3.3強化服務理念
在檔案的收集、審核、整理、歸檔過程中,每個環(huán)節(jié)都存在著“服務”,特別是如何將檔案資料進行加工利用,轉化為企業(yè)經(jīng)營決策依據(jù),這就要求檔案管理人員具有較強的服務意識,將檔案管理工作由被動開展,轉變?yōu)橹鲃映鰮?,將檔案管理工作主動前移,成為企業(yè)經(jīng)營中不可或缺的一環(huán)。
結束語:
檔案的管理是企業(yè)管理過程中的一項長期而又繁瑣的工作,隨著社會的現(xiàn)代化進程的不斷加快,要求檔案管理人員不斷創(chuàng)新管理服務理念,增強服務管理水平,才能滿足檔案管理的現(xiàn)實需求。本文筆者在企業(yè)從事多年檔案管理工作,深知檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的長遠重大意義。本文在分析研究檔案管理中存在的問題的基礎之上,認為檔案管理工作的服務創(chuàng)新是新時期做好檔案管理工作的核心,因此提出通過探索建立現(xiàn)代化檔案管理模式,規(guī)范檔案的歸檔操作流程,轉變檔案管理人員的思想認識,最大限度減少人為操作原因對檔案管理造成的影響,為企業(yè)在檔案管理方面提供一定的參考指導意義。
參考文獻:
[1] 王巖.試論新時期企業(yè)檔案管理工作的服務創(chuàng)新[J].石油化工管理干部學院學報,2018,(3):63-66.
[2] 劉立娜.提高檔案管理基礎水平實踐服務創(chuàng)新[J].卷宗,2018,(11):12.
[3] 劉昆.信息化條件下的檔案管理與服務創(chuàng)新[J].科學與信息化,2018,(8):173,176.
[4] 姜海龍.檔案管理與服務模式的創(chuàng)新研究[J].時代農(nóng)機,2015,(10):80-82.
[5] 史效東.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式研究[J].卷宗,2018,(8):95.