辦公室檔案管理工作效率提升途徑探討

趙俊彬

摘 要：在行政事業(yè)單位發(fā)展的過程中，辦公室檔案管理是非常重要的，提高辦公室檔案管理水平可以有效的確保辦公室工作的順利開展，提高辦公室的工作效率，促進行政事業(yè)單位的健康發(fā)展。但是，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方式已經(jīng)無法滿足行政事業(yè)單位發(fā)展的需求了。本文主要對目前辦公室檔案管理中存在的問題的進行了分析，并針對這些問題提出了相應的解決措施，以此來提高辦公室檔案管理工作的效率和質量。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率；提升途徑

在辦公室檔案管理工作當中，必須要遵循檔案管理完整性和科學性的原則，并且還需要結合辦公室檔案管理的實際情況對其進行不斷的創(chuàng)新和完善，進而有效的提高辦公室檔案管理的質量，實現(xiàn)辦公室檔案管理的價值。在辦公室管理中檔案管理一直以來都是一項非常重要的工作內容，因此，在辦公室檔案管理中應當要制定相應的管理制度，并對辦公室檔案管理中的不足進行不斷的改進和完善，這樣才能夠有效的提高辦公室檔案管理的工作效率，確保辦公室檔案管理的安全。

1 目前辦公室檔案管理中存在的問題

1.1辦公室檔案管理信息化水平有待提高

目前，隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理也正向著數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展，信息化檔案管理可以有效的提高檔案管理的效率，并且還可以確保檔案管理的安全性。但是在實際的辦公室檔案管理中，很多行政事業(yè)單位還是會采取傳統(tǒng)的紙質檔案的管理方法，這樣一來不僅占用了大量的時間和空間資源，并且隨著時間的增加，查閱檔案的難度也會隨之增大[1]。

1.2檔案管理制度有待完善

在實際的行政事業(yè)單位發(fā)展過程中，很多的辦公室檔案管理都不被受到行政事業(yè)單位管理者的重視，很多的管理者認為辦公室檔案管理工作可有可無，對于行政事業(yè)單位的發(fā)展沒有實質性的作用，這也就使得辦公室管理缺乏相應的制度，管理人員意識薄弱，在實際的檔案管理工作中經(jīng)常會出現(xiàn)各種紕漏，不是檔案信息不全就是信息錯誤，或者是在檔案整理的時候沒有按照相應規(guī)范進行整理。

1.3辦公室檔案編研工作比較滯后

在很多辦公室檔案管理當中，缺乏對檔案管理的系統(tǒng)化、整體化和科學化的規(guī)劃，致使檔案管理工作只能夠局限于眼前的工作，辦公室檔案編研工作滯后，檔案管理人員缺乏工作的積極性，這也就使得有些單位的辦公室檔案管理人員在工作中出現(xiàn)懈怠、散漫的工作態(tài)度，產(chǎn)生“等”、“靠”等消極的工作思想，在實際的工作中出現(xiàn)檔案整理不及時，檔案歸檔混亂、檔案擠壓嚴重，管理工作嚴重滯后等現(xiàn)象。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

2.1強化辦公室檔案管理制度

要想確保辦公室檔案管理的順利開展，就必須要有相應的制度保障，在實際的辦公室檔案管理當中，不論是在檔案文件形式上面還是在檔案內容方面都會存在一定的缺陷，并且由于辦公室檔案管理的時間不長，管理人員缺乏檔案管理意識，檔案管理手段相對落后，在很多的檔案管理人員意識中，檔案管理工作就是對資料進行統(tǒng)計并保管好就行了，正是因為檔案管理人員受到這種意識的影響，使得他們在實際的檔案管理工作中存在各種問題。因此，在辦公室檔案管理中應當要對目前檔案管理中存在的問題進行了分析，制定健全的辦公室檔案管理制度，加強對檔案管理的監(jiān)管力度，進而有效的提高辦公室檔案管理的效率。在制定辦公室檔案管理的過程中，一定要重視檔案管理人員的意見或建議，將他們在實際的檔案管理中存在的問題以及管理的意見記錄下來，作為檔案管理制度制定的主要依據(jù)[2]。另外，還需要發(fā)揮出眾人的力量，讓行政事業(yè)單位員工都積極的參與到辦公室檔案管理中來，對于行政事業(yè)單位目前辦公室檔案管理提出相應的意見或建議，并在日常工作中積極的配合辦公室檔案管理工作，這樣才能夠有效的促進行政事業(yè)單位辦公室檔案管理的發(fā)展，提高辦公室檔案管理的水平。此外，在制度了檔案管理制度之后，在實踐的過程中，出現(xiàn)的問題要及時的提出來，并采取積極的措施進行有效的改善，強化檔案管理制度，進而使得辦公室檔案管理制度更加的完善。

2.2建立檔案信息管理系統(tǒng)

隨著我國經(jīng)濟發(fā)展和科技的不斷進步，辦公室檔案管理應當要與時俱進，建立信息化檔案管理的方式，利用先進的信息系統(tǒng)來對檔案進行整理，并且信息系統(tǒng)還可以將各種檔案的數(shù)據(jù)進行詳細的記錄，這樣一來可以有效的提高辦公室檔案管理的效率，減輕檔案管理人員的工作壓力，推動辦公室檔案管理的進步。要建立檔案信息系統(tǒng)，首先行政事業(yè)單位就必須要樹立全新的檔案管理意識，行政事業(yè)單位領導者應當要充分的意識到辦公室檔案管理的重要性，加強對辦公室檔案的管理，同時還需要投入大量的檔案管理資金，進而有效的確保檔案信息管理系統(tǒng)的建立提供保障，在檔案信息系統(tǒng)建設的過程中，需要影響的信息技術和設備，因此，行政事業(yè)單位一定要確保充足的資金用于檔案信息系統(tǒng)建設中。在檔案信息管理系統(tǒng)中，主要包含檔案管理系統(tǒng)、檔案采集系統(tǒng)和檔案查閱系統(tǒng)等，每個系統(tǒng)的職責都是不一樣的。檔案管理系統(tǒng)主要是對檔案材料進行收集、分析、整理和保管，并且其中還應當要包含不同的業(yè)務模塊。檔案采集系統(tǒng)主要是將紙質的檔案利用現(xiàn)代化技術以數(shù)字化形式歸檔到信息系統(tǒng)當中，其中主要包括目錄整理、檔案采集以及檔案審核和系統(tǒng)維護這四個主要的功能模塊。檔案查閱系統(tǒng)主要是以網(wǎng)絡為基礎，以瀏覽器或者服務器的形式對檔案進行查閱。通過建立檔案信息系統(tǒng)，可以有效的提高辦公室檔案管理的工作效率和質量。

2.3建立完善的辦公室檔案服務反饋機制

在辦公室檔案管理中，可以通過服務反饋機制來有效的掌握單位的各個方面的信息，這樣才能夠及時的發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的不足，并采取積極的措施，進行及時的改進，進而有效的促進辦公室檔案管理的工作效率。通常情況下，辦公室服務反饋機制主要包括對檔案價值高低的鑒別、檔案信息系統(tǒng)的檢索工具是否能夠正常使用、檔案是以怎樣的形式進行存放的等[3]。在辦公室檔案服務反饋機制的建立過程中，一定要注重反饋信息的針對性和實用性，要能夠對辦公室檔案管理起到真正的指導作用，可以對辦公室檔案管理的機制進行創(chuàng)新，能夠充分的發(fā)揮出檔案管理的真正價值，進而有效的提高辦公室檔案管理的工作效率。

3 結語

總而言之，隨著我國市場經(jīng)濟和信息技術的不斷進步和發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方式已經(jīng)無法滿足行政事業(yè)單位發(fā)展的需求，因此，應當利用現(xiàn)代化技術和手段對辦公室檔案管理方式進行不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，這樣才能夠有效的提升辦公室檔案管理的工作效率，提高辦公室管理水平，促進行政事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。但是，在信息技術支持下的辦公室檔案管理，也使得檔案管理工作即將面臨著更多的挑戰(zhàn)，這就需要相關的工作人員不斷的提高自身的素質和責任意識，掌握新的辦公室檔案管理的技術和方式，以此來提高辦公室檔案管理的效率。

參考文獻

[1]張韶華.提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑分析[J].科技資訊， 2015，13（13）：149-149.

[2]姚偉燕.辦公室檔案管理工作效率的提升途徑分析與闡述[J].辦公室業(yè)務， 2017（9）：100-100.

[3]白小薇.探討如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].科技展望， 2016， 26（32）：12-12.