淺談文書檔案管理的問題與對策

顧玉紅

摘 要：二十一世紀以來，我國社會經濟發(fā)展速度越來越快，各個機關單位及組織機構所產生的文書檔案數量也在隨之增多，不斷增加的文書檔案管理量也大量增加了文書檔案管理工作的難度，且給文書檔案管理帶來了一些問題。對此，各單位要加大對文書檔案管理工作的重視程度，找準管理中存在的問題，并制定針對性解決對策。

關鍵詞：文書；檔案管理；問題；對策；信息化

文書檔案是機關事業(yè)單位或其他組織機構在長期運作過程中所產生的文書資料文件，這些資料能夠將單位或機構的運作情況在一定程度上顯示出來。單位對于文書檔案的管理水平也可以在一定程度上反映出單位檔案管理的總體水平。倘若機關事業(yè)單位在文書檔案上存在問題，勢必會對給內部檔案資料帶來不良影響，從而影響單位正常工作運行。因此單位要加大對文書檔案管理工作的重視程度，切實提升文書檔案管理水平。

1 做好文書檔案管理重要意義

一是有利于機關單位貫徹落實科學發(fā)展觀。文書檔案管理涉及范圍較廣，是機關單位精神文明重要組成元素之一。做好文書檔案管理可以對過去進行總結借鑒，對未來進行規(guī)劃，使檔案變得更具價值，從而有利于機關單位切實落實科學發(fā)展觀，提升自身運營效率，從而為和諧社會的建構貢獻理想。

二是有利于機關單位可持續(xù)發(fā)展。文書檔案管理在信息產業(yè)中占據著重要地位，文書檔案收集、歸檔和數字化管理，能夠為機關單位提供各種真實、可靠的信息與資料，便于領導制定正確的決策，從而保證自身發(fā)展，發(fā)揮出應有的社會功能[1]。此外，規(guī)范單位文書檔案管理還能夠使得資料查詢變得更加方便與快捷，為極地館單位可持續(xù)發(fā)展的實現打下良好的發(fā)展基礎。

2 當前文書檔案管理中存在的問題

2.1 文書檔案管理重視程度不足

在機關單位中，檔案部門長期以來都是冷門部門，很多鈴鐸對于文化檔案管理工作并不重視，認為其管理簡單，并且對機關單位作用不大。因而在實際文書檔案管理中，單位將重點放在了提高自身利益和價值方面，對檔案管理工作重視不足，還存有對檔案管理單位的未來發(fā)展認識不夠的問題。另外，部分工作人員為了減少自己不必要的麻煩，能簡就簡，存有少數應付成分，使文書檔案管理工作出現問題。

2.2 缺乏健全文書檔案管理制度

對于單位文書檔案管理工作，還有很多機關單位都滿足于做一做形式，并沒有建立起完善的文書檔案管理制度。有的單位雖然有相應的文書檔案管理制度，但卻形同虛設，工作人員不按流程辦事，導致文書檔案管理混亂。雖然檔案管理信息化已經在一些單位實現，但由于管理制度的滯后，電子檔案管理人才的匱乏，并沒有完美的將電子信息技術和檔案管理工作結合起來，因此，很難從根本上提升檔案管理的效率。

2.3 文書與檔案管理的銜接不當

文書檔案管理就是單位文書工作和檔案管理工作的結合，文書檔案管理的前提便是要做好文書工作，針對文書的收集、整理、歸檔、儲存及開發(fā)利用方面入手，從某種程度上來說，文書檔案管理也可以看作是文書工作的一種延伸。一般來說，文書工作和檔案管理應該是分數兩個不同的部門，兩者之間的銜接配合是做好文書檔案管理的關鍵。如果文書工作人員缺乏檔案意識，而檔案工作人員也從未了解過文書工作，兩者之間銜接不當給文書檔案管理帶來困難。

2.4 管理方法落后信息化程度低

現今信息技術的不斷革新，事業(yè)單位文書檔案管理中對檔案施行信息化管理也提出了一定的要求，但是在實際工作中，文書檔案管理仍然存在信息化程度不足的問題，諸多檔案管理部門仍缺少信息化檔案管理設備，導致難以全面開展文書檔案信息化管理工作[2]。此外，當前在文書檔案管理中現代化管理的方式與手段不足，一些單位管理方式陳舊，直接影響了文書檔案管理工作的效率，質量也不高，最終對單位文書檔案管理水平的提升造成阻礙。

2.5 檔案管理人員素質有待提高

作為單位文書檔案管理的直接操作者，文書檔案管理人員的知識儲備和綜合素養(yǎng)均會對單位檔案管理工作的成效造成最直接的影響。因此，培養(yǎng)一支專業(yè)能力強，綜合素質高的檔案人才隊伍是確保檔案管理工作有效開展的重要前提。由于長期思想認識上的不到位，很多事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時都沒有太高的的要求，這直接造成檔案人員綜合素質普遍偏低的問題。盡管部分單位會組織業(yè)務培訓，但是效果并不理想。此外，待遇偏低、崗位能力不匹配、硬件設施更新緩慢等原因又進一步降低了檔案人員的工作效率，從而導致事業(yè)單位檔案管理工作開展困難。

3 提高文書檔案管理的有效策略

3.1 提升地位重視文書檔案管理

要想將事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題從根本上解決，首先需要在思想上加強對檔案管理工作的重視程度。機關單位要提升檔案管理人員及全體員工檔案管理意識，能夠扎實認真開展工作，保持優(yōu)良作風。同時，加大投入文書檔案管理設備設施，建設專門的文書檔案庫房，并將所需各種應用設備與管理配件予以完善，如空調、除濕機、檔案密集架及電腦等。

3.2 建立有效文書檔案管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓，一套高效健全的檔案管理制度是確保文書檔案管理工作效率的重要前提。在完善文書檔案管理制度時，單位要和自身實際情況相結合，尤其要注意確保制度的科學性與合理性、可操作性，滿足單位實際需求。此外，健全的文書檔案管理制度要對單位領導與工作人員形成制約，在檔案管理中強調地位的平等性，這也是加強事業(yè)單位文書檔案管理的一個重要保障。檔案部門要嚴格貫徹落實相關規(guī)章制度，保證檔案管理制度的嚴肅性與公平性，保證檔案管理工作的有序開展。健全績效考核機制，運用有效的激勵措施，充分調動檔案人員的工作積極性。

3.3 做好文書與檔案的規(guī)范銜接

文件管理工作的好壞是決定單位檔案管理質量的關鍵。因此文件管理相關工作人員必須要具備一定的檔案意識，在日常工作中要做好文書材料的立卷歸檔，并且還要在處理文件時隨時注意檔案管理工作，不斷完善文件管理和檔案管理一體化的效果。要做到上述要求，文件管理人員必須要絕對保證文件材料質量。例如，必須要求統(tǒng)一規(guī)范的文件紙張大小、書寫格式、和文體格式等，同時還要禁止使用復印紙、鉛筆、圓珠筆等起草、修改和批閱文件材料。

3.4 加強檔案管理的信息化建設

實現文書檔案管理的信息化建設已是當今社會對于文書檔案管理的普通要求。其一，文書管理人員須學會熟練運用掃描儀、電腦等現代信息設備，以正確將檔案信息錄入電腦系統(tǒng)，且能對信息進行相關處理，如文字、圖片的數據資料轉化，檔案材料的數字化等；其二，利用互聯(lián)網網絡進行信息傳輸功能，讓各級文書檔案信息通過網絡進行準確高效的傳遞，讓信息的時效性得到保障；其三，充分運用網絡技術對檔案管理進行不斷創(chuàng)新，創(chuàng)立文書檔案歸檔數據庫，提升文書檔案資源的利用率。

3.5 提高文書檔案管理人員素質

檔案管理人員綜合素質的高低，對檔案館檔案管理工作有著至關重要的影響，不僅要掌握豐富的專業(yè)知識，還要能夠熟練操作各種計算機軟硬件，處理檔案管理信息化工作中遇到的各種問題。要想提升文書檔案管理水平，需要為檔案管理人員提供更多的培訓機會，不斷提升他們的綜合技能，掌握基本的通訊、網絡及計算機應用技術。可通過技術培訓、研討及自學等形式，讓檔案管理人員學習到新的知識，逐步積累起豐富的檔案管理經驗，提升他們的崗位勝任能力。而檔案管理人員也要形成現代化管理意識，積極主動投入到學習中，保證規(guī)范開展檔案管理工作。

4 結語

總之，文書檔案管理是一項政策性、機密性和專業(yè)性較強的工作，需要機關單位引起高度重視，解決現階段文書檔案管理工作中存在的問題，加強各個部門之間的聯(lián)系協(xié)作。同時，還需盡快制定完善的規(guī)章制度，嚴格督促檔案管理人員認真落實，確保文書檔案的安全性、規(guī)范化及高效率。

參考文獻

[1]岳暢.淺析新時期行政事業(yè)單位文書檔案管理的現狀及對策[J].天津檔案，2017（3）：31-33

[2]鄧濱華.試析如何做好文書檔案收集與歸檔工作[J].辦公室業(yè)務，2018（2）：117-118