整體管理在信息系統(tǒng)項目建設(shè)中的應(yīng)用

彭文

【摘 要】以某高校數(shù)字化圖書館信息管理系統(tǒng)集成項目開發(fā)為例，通過把握從制定項目章程、制定項目范圍說明書、制定項目管理計劃，指導(dǎo)和管理項目的實施、監(jiān)督和控制項目工作，整體變更控制等項目管理過程對信息系統(tǒng)的整體進(jìn)行管理，分析整理管理在項目生命周期內(nèi)所起到的積極作用及其實施經(jīng)驗。

【關(guān)鍵詞】整體管理；信息化建設(shè)；圖書館；數(shù)字化；

[中圖分類號]TP3 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

一、引言

本文作者在研讀《信息系統(tǒng)項目管理師》和PMBOK項目管理知識體系后，為了理論與實踐相結(jié)合，有幸作為某公司項目經(jīng)理助理身份，參與了某高校數(shù)字化圖書館項目建設(shè)為例，探討了項目整體管理在項目實施過程中的重要性，并分別論述了項目計劃編制、項目計劃實施，項目在實施過程中的指導(dǎo)和管理以及項目綜合變更控制等項目整體管理過程，在整個項目生命周期內(nèi)所起的積極作用及其實施經(jīng)驗。

二、項目背景、整體管理概況

2013年6月，我作為某公司的項目經(jīng)理助理參與某高校數(shù)字圖書館的項目建設(shè)。該項目投資約500萬元，采用招標(biāo)的方式進(jìn)行。我公司為最終中標(biāo)單位，該項目建設(shè)周期為3個月。該項目涉及到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、服務(wù)器集群、SAN存儲、應(yīng)用軟件二次開發(fā)等方面，該項目跨專業(yè)，跨行業(yè)，屬于典型的信息系統(tǒng)集成項目。

我作為項目經(jīng)理助理面對這樣一個項目，我首先想到的是應(yīng)該將主要精力放在項目的整體管理上，科學(xué)地運用相關(guān)理論知識及其指導(dǎo)方法，做好項目的全局性統(tǒng)領(lǐng)工作，協(xié)調(diào)完成項目所需的所有人員、計劃和工作，帶領(lǐng)整個項目團隊實現(xiàn)項目的順利成功。另外，我也考慮到，除了項目本身內(nèi)部的各組成要素之外，項目的相關(guān)利益者也不容忽視。一方面是作為公司承擔(dān)的一個對外項目，我們實行項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，具有一定意義上的獨立性，但同時也是公司整個組織日常持續(xù)運作中的一部分，離不開公司的整個組織環(huán)境，而且公司也已決定將該項目作為業(yè)務(wù)延伸拓展的一個新的窗口，將其提升到了一個相當(dāng)重要的位置。另一方面，該項目是該高校信息化建設(shè)項目的一個重要組成部分，其實施的進(jìn)度、質(zhì)量和成本等，受到各級校領(lǐng)導(dǎo)的重視。此外，還會涉及到設(shè)備供應(yīng)商、軟件開發(fā)商等單位。所以，項目的整體管理顯得是那么的重要、不可或缺。否則，稍有顧及不周之處，都將會給項目的實施帶來很大的麻煩和影響。下面分別從制定項目管理計劃、指導(dǎo)與管理項目工作，以及實施項目整體變更控制等方面對項目的整體管理過程加以簡要論述。

三、制定項目管理計劃

凡事預(yù)則立、不預(yù)則廢，信息系統(tǒng)項目尤其如此。我個人認(rèn)為只有站在統(tǒng)領(lǐng)全局、整體規(guī)劃的高度，認(rèn)為項目中每一組成元素都不是孤立存在的，存在著對立統(tǒng)一的關(guān)系，對項目進(jìn)行科學(xué)、合理、全面、周詳?shù)挠媱潱A(yù)先制定一個用來協(xié)調(diào)所有其他計劃、以指導(dǎo)項目實施和控制的文件，才能使項目得以順利實施并最終取得成功。項目管理計劃記錄了計劃的假設(shè)條件和方案選擇，可以為各利益相關(guān)者之間的溝通提供了一個參照，并確定了關(guān)鍵管理審查的內(nèi)容、范圍和時間，同時還為進(jìn)度評測和項目控制提供了一個基線。

在該項目中，我們對項目管理計劃具體內(nèi)容的確定，結(jié)合項目的各方面實際情況，主要包括項目范圍管理、項目進(jìn)度管理、項目質(zhì)量管理、外包管理和項目整體變更控制等五個部分。在堅持科學(xué)、合理、全面、周詳?shù)脑瓌t基礎(chǔ)上，還針對某些具體的計劃條款，詳略得當(dāng)，但所有的計劃內(nèi)容都必須是可理解、可執(zhí)行、可控制、目的明確的，切忌未經(jīng)確認(rèn)、含糊不清、容易誤解、難以執(zhí)行的項目計劃描述。這就要求我們必須在制定計劃之前或在制定過程中，與甲方、設(shè)備供應(yīng)商、項目團隊之間組進(jìn)行充分的溝通與協(xié)商，明確并確定項目有關(guān)內(nèi)容，如項目可交付成果、技術(shù)方法工具、組織結(jié)構(gòu)、各工作包、資源要求、預(yù)算分配、進(jìn)度計劃等。

另外，因為項目管理的最終目標(biāo)是滿足或超越各項目干系人的需求和期望，在項目計劃過程中考慮項目干系人分析也是非常重要的，對于項目經(jīng)理來說，花點時間來關(guān)注和利用這些信息也是非常重要的。我在該項目管理過程中的感覺是，在項目的日常實施過程中，尤其是在項目陷入某些困難的時候，這些分析結(jié)果常常會幫助我起到對癥下藥、藥到病除的作用。項目管理計劃的制定和執(zhí)行，也必須考慮和注意它的動態(tài)性和靈活性，項目管理計劃制定后并非一勞永逸，它與項目實施過程相互滲透，有一個動態(tài)的、靈活的修訂過程。

四、指導(dǎo)與管理項目工作

指導(dǎo)與管理項目工作是指對項目計劃中所規(guī)定的工作進(jìn)行管理和實施的過程。項目產(chǎn)品主要都在項目實施階段生產(chǎn)出來，所以項目的大部分時間和預(yù)算都花在這一階段。在該項目中，我們的工程師、與甲方有關(guān)技術(shù)人員的具體溝通、與有關(guān)設(shè)備供應(yīng)商的具體交流、階段性調(diào)試，與軟件開發(fā)商之間的交流，軟件產(chǎn)品的初步驗收等，都發(fā)生在這一階段。為了能夠成功地完成項目產(chǎn)品，項目團隊進(jìn)行了大量反復(fù)的學(xué)習(xí)、溝通、修改、安裝和調(diào)試工作。

如前所述，該項目涉及到的主要技術(shù)領(lǐng)域包括網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、服務(wù)器集群技術(shù)、SAN存儲技術(shù)和應(yīng)用軟件二次開發(fā)技術(shù)等等，各子系統(tǒng)之間關(guān)聯(lián)性存在較大差異，但是依賴性很強。作為項目經(jīng)理，在此階段主要的工作是要按照預(yù)先制定的項目計劃，利用項目團隊組織機構(gòu)和工作程序，領(lǐng)導(dǎo)項目團隊開展各項工作，管理和協(xié)調(diào)各利益相關(guān)者的關(guān)系，成功地將項目計劃投入實施。

項目計劃和項目實施是相互滲透、不可分割的活動。在該項目的實施中，我們對于項目計劃編制和實施之間的協(xié)調(diào)改進(jìn)工作主要采取誰實施誰計劃的原則。雖然項目經(jīng)理負(fù)責(zé)整體項目計劃，但編制該計劃的大量基礎(chǔ)信息均來源與各技術(shù)組和技術(shù)人員。事實證明，按照這一原則，項目計劃的編制更加合理、可行，實施起來更加順利。

五、關(guān)于綜合變更控制

綜合變更控制是指在項目生命周期內(nèi)對項目變更進(jìn)行識別、評價和管理的工作，這也是項目經(jīng)理及其項目團隊的一項重要工作。如前所述，該項目的復(fù)雜程度高、涉及面較廣、實施周期長，所以其中的變更是在所難免的。當(dāng)有變更要求提出的時候，作為項目經(jīng)理，我都會召集項目團隊相關(guān)人員，進(jìn)行協(xié)商討論和工作安排。重點控制以下內(nèi)容：

A、對變更因素加以影響：通過在范圍、時間、成本和質(zhì)量等關(guān)鍵項目尺度的權(quán)衡，對促使變更形成的因素進(jìn)行分析和采取對策，確保變更對項目有利；

B、確定變更是否發(fā)生：在最終確定變更發(fā)生前，項目經(jīng)理必須了解項目幾個關(guān)鍵方面的狀態(tài)。尤其是一些重大變更，項目經(jīng)理必須與公司高管層，以及其他利益相關(guān)者進(jìn)行必要的交流與溝通。

C、對變更加以管理：項目經(jīng)理在項目管理過程中必須嚴(yán)格行事，盡量避免或減少變更的發(fā)生。但變更不可避免發(fā)生時，更重要的是對變更進(jìn)行管理。在變更控制上為了盡量減少變更的數(shù)量，采用的需求變更申請表的形式，讓甲方人員填寫用戶需求變更申請表，并簽字確認(rèn)。一方面控制了需求變更的隨意性；另一方面對明確了各方的責(zé)任，也為實施人員提供了方便。

按照項目整體管理的指導(dǎo)方法，我們在變更發(fā)生時，要求必須輸入項目計劃、變更申請和績效報告等重要內(nèi)容，輸出更新后的項目計劃、糾正措施和經(jīng)驗性教訓(xùn)記錄等。通過這些做法，使我們的項目變更控制與管理工作規(guī)范有序。

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