淺談實(shí)施機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的途徑

張健

摘 要：在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理工作需要迎合新時(shí)期發(fā)展，提高管理過(guò)程的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，從而實(shí)現(xiàn)管理的有效性。同時(shí)，為進(jìn)一步提高檔案管理過(guò)程的服務(wù)質(zhì)量，需要深入實(shí)際，明確檔案管理的重要性，進(jìn)而提出具體提高其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的策略。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，需要采取科學(xué)的措施，同時(shí)也需要不斷總結(jié)檔案管理過(guò)程的有效經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)進(jìn)一步科學(xué)優(yōu)化，深入進(jìn)行檔案管理工作實(shí)踐，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理過(guò)程的精細(xì)化，做到每個(gè)工作流程都能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而助力檔案管理工作能夠不斷創(chuàng)新與發(fā)展。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

1.1 有利于優(yōu)化人事工作

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，人事檔案可謂是較為重要的一部分，在人事檔案中，記錄了每位工作人員的具體情況，同時(shí)在發(fā)掘人才的過(guò)程中，人事檔案也給發(fā)掘人才搭建了橋梁。相關(guān)的管理人員可以通過(guò)對(duì)人事檔案的查看，對(duì)每位工作人員進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而對(duì)人員進(jìn)行調(diào)整，使每位工作人員都能在適合自己的崗位并發(fā)揮出自己的優(yōu)勢(shì)，提高工作效率的同時(shí)還能給事業(yè)單位帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)效益。

1.2 提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的綜合競(jìng)爭(zhēng)力

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，只有將檔案管理工作與信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，使其實(shí)現(xiàn)信息化管理，使檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，才能使事業(yè)機(jī)關(guān)單位呈現(xiàn)出可持續(xù)發(fā)展的狀態(tài)，并提高檔案管理工作的準(zhǔn)確性，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率的同時(shí)，也提升了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施途徑

想要有效實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，必須要將先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，那么在實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中，不但要改進(jìn)檔案管理的方式方法，還要不斷創(chuàng)新管理方式，融入新的管理思想，并與傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行區(qū)分。就傳統(tǒng)檔案管理方法來(lái)說(shuō)，首先是紙質(zhì)檔案管理不易存儲(chǔ)的缺點(diǎn)，而將信息化技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，就可以有效彌補(bǔ)這一不足，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)的使用，將檔案進(jìn)行歸納整理，還能將機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)的檔案進(jìn)行分類，有效提高的檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.1 深化檔案改革，升級(jí)管理方式

就目前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，有著極大的壓力，在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行管理、整治、檢查時(shí)，都會(huì)涉及到之前檢查過(guò)的數(shù)據(jù)，例如在對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行檢查時(shí)，要查看上次對(duì)檔案管理工作的檢查情況，如果有整改等措施，就要檢查這次是否進(jìn)行了整改，該問(wèn)題是否還存在。在檢查之前數(shù)據(jù)的過(guò)程中，檔案材料可以說(shuō)是尤為重要，而檔案材料的種類也被區(qū)分為多種，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)的工作人員必須要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理和維護(hù)，如果使用了信息化技術(shù)進(jìn)行檔案的儲(chǔ)存和管理，那么就要對(duì)其進(jìn)行病毒檢查和病毒查殺，同時(shí)對(duì)重要的數(shù)據(jù)資料等進(jìn)行備份，以免病毒對(duì)計(jì)算機(jī)造成影響，使數(shù)據(jù)資料等出現(xiàn)丟失的情況。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)部門(mén)也要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行重視，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)的了解，不斷創(chuàng)新管理方法，使檔案管理工作跟上時(shí)代變化的腳步，減少工作時(shí)間的情況下有效提高檔案管理工作的效率。

2.2 加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理工作同其他工作相比也十分重要，但是往往在很多情況下，無(wú)論是管理級(jí)別人員還是工作人員都忽視了檔案管理工作的重要性，所以在一定程度上影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，因此，必須要增強(qiáng)管理人員和工作人員的檔案管理意識(shí)，這就需要對(duì)其要進(jìn)行大力的宣傳。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以定期對(duì)相關(guān)工作人員開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，其內(nèi)容重點(diǎn)就是檔案管理工作的重要性，在開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)的過(guò)程中，潛移默化的增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案意識(shí)；其次，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)可以開(kāi)展一些相關(guān)的活動(dòng)，在活動(dòng)的過(guò)程中宣傳和烘托出檔案管理工作的重要性。

2.3 理順管理體制，狠抓組織落實(shí)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員本身就要具有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，并且要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行重視，了解檔案管理工作的重要性，在招聘檔案管理人員的過(guò)程中，應(yīng)該將責(zé)任心、管理能力、創(chuàng)新能力的人員進(jìn)行優(yōu)先選擇，雖然檔案管理工作在難度上較為薄弱，但是對(duì)工作人員的責(zé)任心、工作能力以及嚴(yán)謹(jǐn)有著較高的要求，因此，缺乏責(zé)任心、做事不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽?yīng)聘人員就要對(duì)其進(jìn)行拒絕。另外，在招聘管理人員工作落實(shí)后，機(jī)關(guān)事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)其指定科學(xué)合理的管理體制，讓每個(gè)管理人員都認(rèn)識(shí)到自己在管理工作中的職責(zé)，管理體制的出現(xiàn)不但可以對(duì)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的要求，還能使管理人員具有良好的責(zé)任心。

2.4 全面普查案卷，去粗取精

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，雖然檔案管理內(nèi)容重要，但是不乏其中存在一些沒(méi)有意義的檔案，或者資料不全、人員已經(jīng)離職等的檔案，這些檔案不僅占據(jù)了極大的檔案存放空間，還給相關(guān)的管理人員帶來(lái)了較大的工作量，給管理人員帶來(lái)困惑，因此，針對(duì)這些沒(méi)有意義的檔案應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行清理，并將其中價(jià)值意義較高的檔案進(jìn)行分門(mén)別類的擺放，使其在調(diào)取和使用時(shí)更快速的找到。

2.5 按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新組合

檔案管理工作并不僅僅是將檔案進(jìn)行分類和保存，而是要對(duì)檔案進(jìn)行全方位的管理，所以，管理人員要對(duì)一些內(nèi)容相對(duì)較為復(fù)雜并且檔案訂裝較厚的檔案進(jìn)行重新組合，將一些有聯(lián)系相關(guān)的檔案文件進(jìn)行組合，在檔案中會(huì)有很多檔案出現(xiàn)沒(méi)有頁(yè)數(shù)、沒(méi)有目錄的情況，所以要對(duì)這部分進(jìn)行重新制作等，保證檔案符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資源。

2.6 規(guī)范著錄工作

將信息化技術(shù)應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，其最為基礎(chǔ)的一項(xiàng)就是著錄工作，該項(xiàng)工作可以對(duì)計(jì)算機(jī)的真實(shí)性及可靠性帶來(lái)極大的影響，所以，針對(duì)著錄工作的重要性，管理人員要按照相關(guān)部門(mén)的規(guī)定來(lái)開(kāi)展著錄工作。因?yàn)樵跈C(jī)關(guān)事業(yè)單位中，不同的部門(mén)都有不同的檔案，而不同的檔案管理部門(mén)也都有一定的區(qū)別，所以在使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須要根據(jù)本部門(mén)的具體情況來(lái)使用信息化技術(shù)，制定出規(guī)范的著錄細(xì)則。

2.7 統(tǒng)一分類號(hào)

想要使計(jì)算機(jī)發(fā)揮出更好的效果，必須要對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類號(hào)的工作，這項(xiàng)工作的開(kāi)展可以使計(jì)算機(jī)在工作中對(duì)檔案進(jìn)行檢索，在進(jìn)行統(tǒng)一分類號(hào)工作時(shí)，也要注重其質(zhì)量和效率，因?yàn)榻y(tǒng)一分類號(hào)對(duì)計(jì)算機(jī)檢索工作有著極大的影響。另外，統(tǒng)一分類號(hào)必須要符合我國(guó)相關(guān)的法律條例和規(guī)定，使檔案前后標(biāo)引統(tǒng)一、檔案分類統(tǒng)一，達(dá)到檔案管理的規(guī)范化要求。

3 結(jié)束語(yǔ)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使檔案管理工作步入了信息化建設(shè)的時(shí)代。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案將逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，現(xiàn)代化檔案管理不僅儲(chǔ)存量大、占用空間極小、安全性更高，還大大提升了檔案信息處理的能力與檔案的利用率，對(duì)于實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化有著極大的促進(jìn)意義。

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