檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的問題綜述

朱芬玉

摘 要：文章闡述了檔案信息化建設(shè)的概念，意義特點(diǎn)，進(jìn)一步分析了檔案信息化的現(xiàn)狀，指出了存在的問題，最后提出了解決對策。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；問題；綜述

1 檔案信息化建設(shè)的概念、意義、特點(diǎn)

檔案信息化是利用現(xiàn)代化技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，在檔案管理工作中應(yīng)用手段對檔案信息進(jìn)行搜集、保存、管理，是人們提供使用的一種檔案管理模式。檔案信息化，就是在國家檔案行政管理的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

1.1 檔案管理信息化建設(shè)的意義

檔案管理與信息技術(shù)有效結(jié)合，并在檔案管理機(jī)構(gòu)集中指導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，利用信息技術(shù)來對檔案資源進(jìn)行科學(xué)、全面的處理，以此來全面提高檔案管理工作的效率。在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案實(shí)體保管任務(wù)還是非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，在具體工作中，通過對檔案信息的提取和保存，確保整個過程的科學(xué)性和一致性，同時依據(jù)信息化目標(biāo)來完成檔案管理模式的改革、加快推動檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效共享。

1.2 檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)

目前數(shù)據(jù)技術(shù)在各行業(yè)廣泛的應(yīng)用，為檔案管理信息化建設(shè)工程工作提供了重要的支持。尤其近年大部分檔案管理部門都配備了信息化的管理，同時相應(yīng)的部門檔案管理人員也能夠完成信息化的基本操作。再者國家相繼出臺了信息化建設(shè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，不斷健全相關(guān)的法律法規(guī)，這都增強(qiáng)了各行業(yè)對檔案管理工作的重視度，為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

2 檔案管理信息化的現(xiàn)狀分析

2.1 對于檔案管理信息化的重視度不夠

在當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的大環(huán)境下，雖然我國檔案管理水平有了較大程度的提升，但對于檔案管理信息化的重視度還不夠，存在各種問題，例如鑒于擔(dān)心電子檔案存在的安全隱患，造成部分檔案管理部門過于依賴紙質(zhì)檔案，不便于檔案的利用和查閱；亦有檔案管理部門采用紙質(zhì)和電子雙重保管的模式，雖然考慮到了檔案的利用及安全問題，但同時增加了檔案管理工作人員的工作量，不利于工作效率的提高。

2.2 網(wǎng)絡(luò)安全問題，數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后

由于互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，信息技術(shù)得到了空前發(fā)展，各種各樣的網(wǎng)絡(luò)病毒充斥著互聯(lián)網(wǎng)，有些電腦黑客專門攻擊信息化建設(shè)相對落后的校園網(wǎng)，非法獲取個人信息，對檔案信息安全造成威脅，導(dǎo)致信息維護(hù)面臨巨大的挑戰(zhàn)。檔案信息化的發(fā)展，各部門也建成了規(guī)模不一的數(shù)據(jù)庫，但是由于沒有專職技術(shù)人員的管理，數(shù)據(jù)庫沒有采取國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，導(dǎo)致使用者不愿意去使用，數(shù)據(jù)庫的利用率不足，也制約了檔案信息化建設(shè)發(fā)展。

2.3 投入資金有限

在檔案信息化建設(shè)過程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的質(zhì)量和水平與信息化建設(shè)的成敗息息相關(guān)。因此在檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要投入大量的資金來購置基礎(chǔ)設(shè)備和設(shè)施。但一直以來檔案經(jīng)費(fèi)都十分有限，這就導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)過程中硬件配置不高，無法與網(wǎng)絡(luò)信息化的標(biāo)準(zhǔn)要求相符，（給）對檔案信息化建設(shè)工作的順利開展帶來較大的影響。

3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 加大對信息化檔案管理的重視程度

檔案管理部門，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，結(jié)合檔案管理部門的具體情況，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，加大對于信息化檔案管理的重視程度，鼓勵工作人員討論信息化檔案管理，及時分析檔案管理部門的現(xiàn)存問題，提出相應(yīng)的解決措施，最大程度保證信息化檔案管理工作正常開展。同時，擴(kuò)大資金投入，增強(qiáng)信息化檔案管理的宣傳教育，組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動，便于檔案管理部門解決在實(shí)際工作過程中所面臨的問題，提升決策的正確性。

3.2 擴(kuò)大資金來源渠道

當(dāng)前檔案管理經(jīng)費(fèi)主要來源于財(cái)政預(yù)算，由于經(jīng)費(fèi)來源的單一，這就導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)資金十分有限。因此需要加大力度來拓展檔案資金來源渠道，地方政府需要將檔案信息化建設(shè)工作納入到地方預(yù)算工作中來，科學(xué)合理來擴(kuò)大電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，增加檔案信息化建設(shè)的專項(xiàng)資金，使檔案信息化建設(shè)工作有充足的資金支持。同時在檔案信息化建設(shè)過程中，還要積極引導(dǎo)其他社會組織的參與，以此來實(shí)現(xiàn)資金整合。

3.3 檔案信息化管理及技術(shù)的改進(jìn)

目前有大多數(shù)企業(yè)仍然采用“死檔案”，這是當(dāng)前檔案管理工作面臨的重大問題。新時期，企業(yè)必須要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，建立“活檔案”，充分考慮信息提取的快捷、方便、準(zhǔn)確。集中管理是通過實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的必經(jīng)之路?？茖W(xué)化系統(tǒng)建設(shè)的方針是人和計(jì)算機(jī)的有機(jī)結(jié)合，也就是說，檔案管理人員通過計(jì)算機(jī)能夠直接開展檔案管理工作，這也是體制進(jìn)行改進(jìn)，保證集中管理和方便使用相結(jié)合。

3.4 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點(diǎn)：

1）選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對檔案進(jìn)行儲存、接收，并對檔案格式進(jìn)行修改等工作，需要管理人員具備計(jì)算機(jī)知識與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的管理人員。

2）定期進(jìn)行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進(jìn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3）是通過建立競爭機(jī)制，并對具體崗位進(jìn)行合理設(shè)置，合理配備人員，做到人盡其才，更好的發(fā)揮出檔案管理人員的積極性和主動性，激發(fā)其工作熱情，全面提高檔案管理工作水平，為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)提供重要的人員儲備。

4 結(jié)束語

檔案是我們?nèi)祟愃?jīng)歷的歲月中對其中事情記載的載體，以記載的真實(shí)性以及原始性為前提，是信息的重要的構(gòu)成部分。增強(qiáng)檔案管理信息化創(chuàng)建，可以提高檔案管理以及使用水準(zhǔn)，充分施展檔案的信息能力。

參考文獻(xiàn)

[1]許麗英，試論檔案信息化管理的探討與研究[J]，現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2015（5）

[2]趙世剛，檔案信息建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]，科技展望，2016.16

[3]楊占軍，試析檔案管理中的收集與信息化管理，科學(xué)與財(cái)富，20179