航天企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與管理過程研究

黃韻潔

摘 要：本文從電子文件形成、移交檢驗、組織管理、歸檔鑒定與整理、電子檔案利用、價值鑒定和存儲備份七個階段對航天企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理過程進行研究并論述了具體實現(xiàn)方法。

關(guān)鍵詞：電子文件歸檔；電子檔案管理；過程

隨著數(shù)字化產(chǎn)品研制技術(shù)在航天企業(yè)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)品數(shù)字化協(xié)同研制和管理模式的實施不斷深入，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（以下簡稱PDM）系統(tǒng)已成為航天企業(yè)產(chǎn)品研制、設(shè)計、制造的核心應(yīng)用平臺，大量電子文件不斷在PDM系統(tǒng)中形成和管理。在此背景下，電子文件歸檔與管理流程也需隨之改變，由注重電子檔案的后端管理向增強電子檔案的前端控制轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)電子文件的及時歸檔和統(tǒng)一管理迫在眉睫。

1 PDM概念

PDM的概念自提出后一直在不斷地發(fā)展和完善，綜合學(xué)術(shù)界各類觀點，對PDM的理解可以總結(jié)為：基于軟件，以產(chǎn)品管理為核心，能夠為產(chǎn)品的設(shè)計和制造提供協(xié)同工作環(huán)境，實現(xiàn)面向產(chǎn)品及其關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)、過程的全生命周期管理的技術(shù)[1]。

2 PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與管理流程設(shè)計

結(jié)合《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與管理流程設(shè)計應(yīng)以保障電子文件的真實、可靠、完整和可用為目標(biāo)，落實電子文件歸檔和電子檔案管理的前端控制、全程管理、統(tǒng)一管理[2] 原則，利用信息化手段實現(xiàn)電子文件歸檔的全過程管理，為保障科研生產(chǎn)工作的順利開展提供檔案資源服務(wù)。PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理全過程應(yīng)涵蓋電子文件形成、移交檢驗、組織管理、歸檔鑒定與整理、電子檔案利用、價值鑒定和存儲備份七個階段。

2.1 電子文件形成階段

產(chǎn)品設(shè)計人員在PDM系統(tǒng)中創(chuàng)建電子文件并提交審批，經(jīng)審批流程中各環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)后，文件若通過審批，則轉(zhuǎn)為不允許修改的受控狀態(tài)。進入受控狀態(tài)是電子文件向數(shù)字檔案管理系統(tǒng)移交的前提。在此階段，PDM系統(tǒng)一方面應(yīng)對電子文件進行統(tǒng)一分類與標(biāo)識，基于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹組織和關(guān)聯(lián)相關(guān)數(shù)據(jù)，并維護電子文件的一致性和關(guān)聯(lián)性，保證產(chǎn)品電子文件的完整性和可追溯性；另一方面在電子文件形成過程中采集相關(guān)元數(shù)據(jù)信息，包含電子文件產(chǎn)生的背景信息、電子文件的屬性信息、組織電子文件的信息（如產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹）等，并保證其完整和有效，若缺少信息或信息不合法則不能完成文件審批，從文件產(chǎn)生源頭實現(xiàn)電子文件的前端管控。

2.2 電子文件移交檢驗階段

為實現(xiàn)電子檔案的集中和統(tǒng)一管理，建議采用物理歸檔方式實現(xiàn)PDM系統(tǒng)電子文件向數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的在線移交。PDM系統(tǒng)將受控電子文件及其元數(shù)據(jù)信息按照產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹進行組織，通過數(shù)據(jù)接口向數(shù)字檔案管理系統(tǒng)推送。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)接收后，自動進行數(shù)據(jù)的“四性”檢驗，檢驗未通過的數(shù)據(jù)駁回PDM系統(tǒng)重新組織提交。

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)對接收的電子文件進行 “四性”檢驗，即檢驗移交電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性[2]。真實性即保障電子文件及其元數(shù)據(jù)在移交與接收檢驗時內(nèi)容及信息的一致，可通過MD5校驗碼、數(shù)字簽名、建立可靠傳輸平臺等方式進行驗證。可靠性即確保電子文件移交人及接收檢驗人身份的合法，可通過驗證移交電子文件來源、移交人及接收檢驗人身份、權(quán)限控制、用戶行為審計等方式進行保障。完整性即保障移交電子文件內(nèi)容及其元數(shù)據(jù)信息的完整，一方面需要保障元數(shù)據(jù)信息、電子文件的完整和有效，可對必填元數(shù)據(jù)信息進行非空性檢驗，對電子文件的數(shù)量、大小等進行比對或通過MD5碼進行驗證，另一方面需要保障移交數(shù)據(jù)內(nèi)容的完整，需要在電子文件移交時對應(yīng)形成移交清單，明確電子文件內(nèi)容及其元數(shù)據(jù)信息，確保移交數(shù)據(jù)內(nèi)容的齊套性。可用性即保障移交電子文件的可理解和可被利用。PDM系統(tǒng)應(yīng)對移交的電子文件進行格式檢驗，專用格式的電子文件必須轉(zhuǎn)換為通用格式，并自動檢測轉(zhuǎn)換失敗的電子文件，通過系統(tǒng)日志進行記錄和提示，用戶依據(jù)日志信息對轉(zhuǎn)換失敗的電子文件重新轉(zhuǎn)換，保證電子文件可以正常瀏覽。

2.3 電子文件組織管理階段

對檢驗通過的電子文件，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)依據(jù)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹自動建立產(chǎn)品資源樹節(jié)點，并將接收的電子文件及其元數(shù)據(jù)信息自動對應(yīng)到相應(yīng)的資源樹節(jié)點下，形成現(xiàn)行文件。通過對現(xiàn)行文件的合理組織管理，可以實現(xiàn)用戶對電子文件的快速借查閱，提高電子文件利用效率。

2.4 電子文件歸檔鑒定與整理階段

在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中對現(xiàn)行文件進行歸檔鑒定，篩選具有保存和利用價值的現(xiàn)行文件。然后對篩選出的電子文件進行元數(shù)據(jù)信息完善，包括編制文件檔號和設(shè)置檔案分類。最后，將信息完善的電子文件確認歸檔，成為電子檔案。在此階段應(yīng)同步采集電子文件歸檔鑒定和整理的人員、操作時間、操作內(nèi)容等信息作為電子文件的元數(shù)據(jù)項。

2.5 電子檔案利用階段

電子檔案利用階段應(yīng)涵蓋資源檢索及知識服務(wù)兩個方面的內(nèi)容。在資源檢索方面，用戶基于關(guān)鍵詞對目錄等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行檢索，或基于系統(tǒng)的語義分析技術(shù)實現(xiàn)對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的全文檢索。在知識服務(wù)方面，在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中構(gòu)建知識管理模塊，自動分析并挖掘文件之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，形成專題信息，并由檔案管理員進一步組織形成檔案專題。檔案管理員基于系統(tǒng)功能分析用戶需求，自動挖掘檔案資源之間的關(guān)聯(lián)性，為用戶提供多層次的信息主動推動服務(wù)。電子檔案利用過程應(yīng)建立精細化的瀏覽權(quán)限分配方案，用戶若具備相應(yīng)的瀏覽權(quán)限，則可在線進行電子檔案的安全瀏覽；若不具備瀏覽權(quán)限，則經(jīng)審批通過后可以瀏覽。電子檔案瀏覽權(quán)限到期后，系統(tǒng)自動收回瀏覽權(quán)限。

2.6 電子檔案價值鑒定階段

電子檔案應(yīng)按照企業(yè)檔案管理相關(guān)要求定期進行價值鑒定。在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置部門鑒定人員及價值鑒定委員會成員角色，檔案管理員按照年度檢索鑒定范圍內(nèi)的電子檔案，由部門鑒定人員對電子檔案進行初步鑒定，價值鑒定委員會成員對電子檔案進行最終鑒定。系統(tǒng)根據(jù)最終鑒定結(jié)果自動更改電子檔案的保管期限信息，并將無保存和利用價值的電子檔案轉(zhuǎn)移至銷毀庫。

2.7 存儲備份階段

在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置電子檔案的在線存儲和備份機制。電子檔案應(yīng)能夠通過系統(tǒng)的批量導(dǎo)出功能，以元數(shù)據(jù)為單位進行組織后導(dǎo)出，并按統(tǒng)一規(guī)則（如采用文件檔號）命名?；跀?shù)字檔案管理系統(tǒng)、備份軟件及備份設(shè)備，建立完善的備份策略，以在線備份和離線備份相結(jié)合的方式實現(xiàn)電子檔案的異質(zhì)異地備份。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)通過備份軟件在線備份至備份服務(wù)器；通過備份軟件將備份服務(wù)器上的數(shù)據(jù)備份至離線備份設(shè)備。通過離線備份設(shè)備的復(fù)制轉(zhuǎn)換功能形成電子檔案的光盤、磁帶、縮微膠片等，然后運輸至異地存儲中心進行存放，實現(xiàn)異地災(zāi)備。當(dāng)本地檔案數(shù)據(jù)庫發(fā)生故障，造成數(shù)據(jù)損壞或丟失時，可按順序選擇從在線備份設(shè)備、離線備份設(shè)備進行數(shù)據(jù)恢復(fù)；當(dāng)本地屏蔽機房遭受物理損壞時，依靠異地存儲中心進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。

3 結(jié)束語

電子文件歸檔與管理是電子文件全生命周期管理的重要環(huán)節(jié)，是為企業(yè)收集、積累具有寶貴價值資源的重要保障。在產(chǎn)品數(shù)字化協(xié)同研制模式快速推進的大環(huán)境下，應(yīng)將檔案信息化與企業(yè)產(chǎn)品研制信息化統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)，優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)流程，更好地發(fā)揮電子檔案為科研生產(chǎn)服務(wù)的價值作用。

參考文獻

[1]黃曙榮，安晶，王偉，陽程，《產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理 PDM原理與應(yīng)用 》，江蘇大學(xué)出版社，2014，4-5頁

[2]國家檔案局，《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，2016，13-14頁