基于信息化時(shí)代淺析傳統(tǒng)檔案與新生電子檔案的管理利用

路文燕

摘要：隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的形式從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸過(guò)渡到電子檔案管理。從傳統(tǒng)檔案管理模式到電子檔案管理模式的過(guò)渡中，側(cè)重點(diǎn)不夠明確，而且缺少有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義的理論，當(dāng)前的一些理論大部分都處在探索概念性的階段。本文首先闡述了傳統(tǒng)檔案和電子檔案的基本含義，然后闡述了傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的差異，最后論述了傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：信息化 傳統(tǒng)檔案管理 電子檔案管理 差異 利弊分析

一、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理含義

（一）傳統(tǒng)檔案管理含義

傳統(tǒng)檔案管理主要是以紙質(zhì)的文檔和材料為主要的操作對(duì)象，這些紙質(zhì)的文檔和材料主要是由個(gè)人、團(tuán)體和組織形成的各種表現(xiàn)形式的歷史記載，其對(duì)社會(huì)和國(guó)家有一定的保存價(jià)值。

（二）電子檔案管理含義

電子檔案管理主要是以電子形式保存的文字材料為主要操作對(duì)象，這些文字材料能夠被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接辨別、操作和保存，主要的傳遞途徑是網(wǎng)絡(luò)，其對(duì)組織、社會(huì)和國(guó)家有一定的保存價(jià)值。

二、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理差異分析

（一）歸檔的時(shí)間不同

在計(jì)算機(jī)技術(shù)盛行的時(shí)代，各個(gè)高校也已經(jīng)學(xué)會(huì)充分利用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行檔案管理。在高校的檔案管理工作中，電子檔案可以根據(jù)高校運(yùn)行狀況，隨時(shí)進(jìn)行歸檔，或者按照某一規(guī)定的日期進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。由生成電子文檔的學(xué)校其他部門通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給檔案整理部門，所生成的文件檔案先要通過(guò)生成文件檔案人員的電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證之后，交由檔案管理人員進(jìn)行接收和登記，然后檔案管理人員按事先規(guī)定的檔案歸檔原則給出其相應(yīng)的檔案分類號(hào)，最后設(shè)定電子檔案的訪問(wèn)限制或密碼，以保證電子文檔的安全性。

（二）歸檔的方式不同

如果在高校的檔案管理工作中采用電子檔案管理，由于電子文件采用的是程序編碼技術(shù)，所以其內(nèi)容被編寫(xiě)改變之后并不能被發(fā)現(xiàn)，而且可能還會(huì)存在關(guān)鍵信息被修改而不被察覺(jué)，從而導(dǎo)致了一系列問(wèn)題的存在，導(dǎo)致高校內(nèi)部人員對(duì)電子文檔真實(shí)性和原始性的辨別變得復(fù)雜又不準(zhǔn)確。因此，要特別注意電子文檔形成過(guò)程中的數(shù)據(jù)加密、信息認(rèn)證和身份驗(yàn)證，避免電子文檔因傳輸或處理不當(dāng)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真，從而確保電子文檔的準(zhǔn)確、原始及真實(shí)。

（三）管理方法的不同

隨著計(jì)算機(jī)在辦公中的逐漸普及，電子檔案的數(shù)目也隨之上升。由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案在形成、存貯等方面的不同，所以各自需要相對(duì)應(yīng)的管理機(jī)制。電子檔案按保管載體的不同可以分為光盤、磁盤、硬盤檔案等，按電子檔案類型可分為應(yīng)用系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)成果檔案、應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案、計(jì)算機(jī)設(shè)備管理程序檔案、通用系統(tǒng)程序檔案等。電子檔案保存載體和種類的不同決定了其不同于傳統(tǒng)檔案的管理方式，收集電子檔案主要通過(guò)硬盤或磁盤拷貝，根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)決定歸檔整理工作。

（四）保管方式不同

電子檔案與傳統(tǒng)檔案在保管方法上也存在著差異。電子檔案存在著不能長(zhǎng)期可讀的問(wèn)題，造成這一問(wèn)題的主要原因是由于電子檔案載體易老化變質(zhì)。為了解決這一問(wèn)題，檔案管理部門可以定期對(duì)接收的電子檔案打印出相應(yīng)的紙質(zhì)版作為備份，但這一辦法的完成還要電子檔案形成部門和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展來(lái)共同合作，檔案管理部門對(duì)電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一、通用的格式存儲(chǔ)，這樣做的目的是防止在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，無(wú)法準(zhǔn)確的讀取之前存儲(chǔ)的電子檔案。

三、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理利弊分析

（一）從操作環(huán)節(jié)分析傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的利弊

1.收集歸檔

傳統(tǒng)檔案收集歸檔是將有保存和查閱價(jià)值的紙質(zhì)文件材料全部收齊，之后再將這些文檔按照檔案歸檔的相應(yīng)規(guī)定進(jìn)行操作。電子檔案歸檔比傳統(tǒng)檔案歸檔要復(fù)雜，檔案管理人員在接收到電子文件要對(duì)電子文件進(jìn)行分類、標(biāo)注關(guān)鍵詞等，在電子檔案整理完成后及時(shí)存貯。與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案歸檔的工作量要大一些，歸檔時(shí)間短、信息時(shí)效性更高。

2.鑒別整理

傳統(tǒng)檔案的文件材料在歸檔之前要進(jìn)行價(jià)值鑒定，進(jìn)行相應(yīng)的資格審查，以此判明其保管期限和價(jià)值，在歸檔完成后，還需對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行價(jià)值復(fù)審。電子檔案在進(jìn)行歸檔之前，其價(jià)值會(huì)從電子文檔的內(nèi)容和技術(shù)兩方面進(jìn)行判斷，電子文檔的應(yīng)用性范圍、技術(shù)狀況、可讀性、真實(shí)性都對(duì)其有直接影響，所以相比于傳統(tǒng)文檔，電子文檔在進(jìn)行價(jià)值判斷時(shí)還要進(jìn)行技術(shù)分析，以此來(lái)保證文檔的安全和準(zhǔn)確。

3.存貯

存貯傳統(tǒng)檔案需要消耗大量的資源，因?yàn)樵谶^(guò)程中需要持續(xù)性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應(yīng)用的困難程度也隨之增加。電子檔案內(nèi)容的表現(xiàn)形式比較多樣化，從而使電子檔案能夠更加生動(dòng)形象的表達(dá)。而且電子檔案的儲(chǔ)存載體都具有容納量大、所需空間小、操作速度快、存儲(chǔ)密度大的特點(diǎn)。不過(guò)電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數(shù)據(jù)的原始性不能得到保障的問(wèn)題。

（二）從操作內(nèi)容分析傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的利弊

1.真實(shí)性

與電子檔案相比，傳統(tǒng)檔案的真實(shí)性和原始性更容易得到保障，這主要是由于其價(jià)值審定十分嚴(yán)格，一旦其價(jià)值審核成功，其形式和內(nèi)容基本就不再變化，之后只要保管得當(dāng)，基本不會(huì)存在問(wèn)題。電子檔案主要通過(guò)多媒體進(jìn)行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導(dǎo)致了電子檔案的原始性和真實(shí)性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉(zhuǎn)化過(guò)程中，也極容易因?yàn)椴僮魇д`而導(dǎo)致信息失真。

2.操作性

傳統(tǒng)檔案相對(duì)于電子檔案管理操作更為復(fù)雜，因?yàn)槠渖婕暗降墓ぷ鞫际怯扇斯ね瓿?，工作龐大而耗時(shí)。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來(lái)進(jìn)行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時(shí)，電子檔案管理比傳統(tǒng)檔案管理的專業(yè)性更強(qiáng)，要求檔案管理人員不僅要具有檔案管理的專業(yè)技能，還要能夠熟練使用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件。

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（作者單位：河南省南陽(yáng)師范學(xué)院）