淺談科技檔案專題編研

劉芳英

摘 要：當(dāng)今，企業(yè)對(duì)檔案信息的需求趨向于專題化，而檔案部門對(duì)這種信息需求的滿足度將影響檔案工作者的社會(huì)地位和企業(yè)檔案工作的發(fā)展。企業(yè)檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)科技檔案專題編研，解決檔案編研與市場(chǎng)發(fā)展方向和應(yīng)用者需求的供求關(guān)系，做好選題工作，開展多種形式的科技檔案專題信息編研，全方位滿足利用者需求。

關(guān)鍵詞：科技檔案；專題編研；選題

當(dāng)前，隨著信息社會(huì)化、社會(huì)信息化的發(fā)展，人們對(duì)信息的需求不斷增長(zhǎng)，專題信息服務(wù)作為檔案信息服務(wù)的重要模式，越來越受到檔案用戶的歡迎。在企業(yè)單位，檔案編研工作由以文書檔案編研為主向以科技檔案編研為主轉(zhuǎn)型，科技檔案專題編研作為檔案服務(wù)的特色，成為企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的重要內(nèi)涵。

1 加強(qiáng)科技檔案專題編研，提升檔案部門在企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的地位

科技檔案專題編研是按照一定的科技專題，以科技檔案信息資源為主要研究對(duì)象，對(duì)信息資料進(jìn)行篩選、加工、編排、分析和評(píng)價(jià)，進(jìn)行信息再創(chuàng)造的一種深層次檔案服務(wù)工作?？萍紮n案的技術(shù)性、專業(yè)性特點(diǎn)決定了企業(yè)檔案用戶利用專題化特點(diǎn)。檔案信息開發(fā)是以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促進(jìn)發(fā)展。由此，檔案工作者應(yīng)解決社會(huì)信息需求高和檔案信息資源利用率低的矛盾，將檔案專題編研提高到首要地位，加強(qiáng)檔案編研工作的深度和廣度。

十六屆五中全會(huì)以來，建立企業(yè)技術(shù)中心，發(fā)展創(chuàng)新型企業(yè)成為各大企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)。在此形勢(shì)下，檔案工作者應(yīng)大力挖掘檔案信息資源的利用價(jià)值，充分利用檔案信息資源開發(fā)出新的信息產(chǎn)品，為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)，提升檔案部門在企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展中的地位。

2 多角度選擇編研課題，保證編研成果的利用價(jià)值

企業(yè)檔案工作者開展科技檔案專題編研工作的最終目的是為了利用，為了解決檔案低利用率的問題，解決企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新對(duì)信息的需求量不斷增長(zhǎng)的問題。編研工作不應(yīng)片面的滿足于數(shù)量和完成率，而主要應(yīng)該考慮滿足度，滿足度高即利用價(jià)值高?？萍紮n案專題編研成果利用價(jià)值的高低很大程度上決定于前期的選題工作。

選題是檔案編研工作的第一步，是編研工程的戰(zhàn)略起點(diǎn)，決定著研究方向和工作目標(biāo)，確定了應(yīng)采取的方法和途徑，是編研工作的出發(fā)點(diǎn)。檔案編研人員要充分了解本單位研究領(lǐng)域的走向、難點(diǎn)，前沿?zé)狳c(diǎn)問題，要善于發(fā)現(xiàn)問題，充分調(diào)研，多角度選題，并進(jìn)行可行性分析，確定有理論價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值的課題。

1）企業(yè)發(fā)展急需的專題，與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略密切相關(guān)的課題。檔案工作者在擬訂編研計(jì)劃前，應(yīng)當(dāng)充分了解檔案利用主體的需求和單位發(fā)展規(guī)劃，通過各方調(diào)研來確立課題方向。

2）上級(jí)單位和本單位指定的題目。系統(tǒng)全面的編研成果利用價(jià)值相對(duì)更高，檔案工作者要積極配合上級(jí)單位開展檔案編研工作，還要滿足本單位技術(shù)調(diào)研、科研應(yīng)用的實(shí)際需求。

3）科技發(fā)展新課題。檔案工作者收集編研資料不僅限于本單位庫(kù)藏資源，還可以通過對(duì)特定領(lǐng)域新技術(shù)、新方法、新成果的信息收集，利用Refine或analyze搜索中國(guó)在該領(lǐng)域的引領(lǐng)機(jī)構(gòu)和人員，發(fā)展趨勢(shì)，最新研究，編制本領(lǐng)域前沿性的匯編材料。

4）可以填補(bǔ)空白的課題。除了以上三個(gè)方向外，檔案工作者還可以通過對(duì)本單位庫(kù)藏檔案信息的分析，查閱歷年檔案編研材料，填補(bǔ)本單位編研成果的空白。

5）本單位庫(kù)藏最豐富的課題。檔案編研工作目標(biāo)應(yīng)長(zhǎng)短結(jié)合，保持工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，充分利用本單位庫(kù)藏檔案信息資源，對(duì)本單位主要研發(fā)領(lǐng)域的檔案信息進(jìn)行深入研究，開展各類型編研工作，發(fā)揮資源優(yōu)勢(shì)。

3 多樣化開展科技檔案專題編研，全方位滿足檔案利用者需求

科技檔案專題編研模式既有匯編型，編述型，也有論著型。開展多種方式、不同類型和層次的科技檔案專題編研工作，可以從不同層次滿足檔案利用者的需求，使利用者得到更加適用、可靠、全面的信息，最大范圍的發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

1）專題文件匯編，是按一定的專題，經(jīng)過選擇，按固定順序編輯，以原文匯集編纂而成的一種參考資料。如總經(jīng)理工作報(bào)告匯編，離所離職人員文件匯編，定職聘任文件匯編、變頻技術(shù)國(guó)防科技報(bào)告匯編、進(jìn)口設(shè)備圖樣選編、企業(yè)資產(chǎn)數(shù)據(jù)匯集、專利技術(shù)數(shù)據(jù)匯編等。

2）專題指南，是按一定專題，對(duì)檔案材料進(jìn)行刪選、編排的一種概要性、介紹性參考資料，既是檢索工具，又是編研成果。如獲獎(jiǎng)成果指南，是對(duì)獲得上級(jí)嘉獎(jiǎng)的科技項(xiàng)目，扼要摘錄其主要內(nèi)容，匯集編印成冊(cè)的一種參考資料。

3）專題概要是以某個(gè)特定的題目為對(duì)象，用文章敘述的形式，簡(jiǎn)要地記敘和反映其基本情況的一種撰述型參考資料。專題概要具有重要的實(shí)用價(jià)值，它可作為企業(yè)科技信息網(wǎng)的專題欄目，為管理人員和科技人員提供全面、系統(tǒng)、集中的專題信息，便于利用者總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、揭示規(guī)律、把握趨勢(shì)。如大型基建項(xiàng)目情況綜述、企業(yè)年鑒等專題概要。

4）專題著述，是按照一定的題目，利用和參考有關(guān)的科技檔案材料，經(jīng)過系統(tǒng)分析研究，編撰而成的一種著述材料。如新技術(shù)推介、專題經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等專題述評(píng)。

5）專題研究報(bào)告，是針對(duì)某一專題，以檔案信息為主要對(duì)象，對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別、整理、分析、篩選、綜述，進(jìn)行系統(tǒng)分析研究，發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，預(yù)測(cè)未來，幫助決策，提出有觀點(diǎn)、有分析、有建議的一種專題資料。如項(xiàng)目可行性報(bào)告、信息調(diào)研報(bào)告、專題咨詢報(bào)告、市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告等專題研究報(bào)告。

4 采取有效措施，為科技檔案專題編研工作提供有力保障

4.1 建立編研工作長(zhǎng)效機(jī)制，實(shí)施目標(biāo)管理。

科技檔案專題編研工作要作為檔案工作的重要內(nèi)容長(zhǎng)抓不懈，應(yīng)建立長(zhǎng)效機(jī)制，不能當(dāng)作應(yīng)付檢查的臨時(shí)性工作。建立長(zhǎng)效機(jī)制，首先要有常設(shè)性編研崗位，有專門的檔案編研人員，不能臨時(shí)抽調(diào)人員開展工作。其次，檔案編研工作要作為檔案工作的重要內(nèi)容，寫入檔案年度工作計(jì)劃，對(duì)編研工作實(shí)施目標(biāo)管理，加大獎(jiǎng)罰力度。再次，要編制檔案編研制度，對(duì)編研工作的職責(zé)、要求、程序、格式規(guī)范、評(píng)審組織與審查標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)勵(lì)辦法等做出規(guī)定，規(guī)范檔案編研工作流程。

4.2 建立專題信息集成數(shù)據(jù)庫(kù)，科技檔案專題服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

專題信息集成數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的延伸，建立專題信息集成數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)收集包含科技檔案專題編研成果在內(nèi)的各類專題信息，提供網(wǎng)上服務(wù)，按模塊動(dòng)態(tài)管理專題信息，能夠使科研人員更加方便快捷地了解本領(lǐng)域的研究成果和技術(shù)信息。如西北地調(diào)網(wǎng)站專題服務(wù)平臺(tái)，可以查詢青藏高原北部地區(qū)成果地質(zhì)資料、西北地區(qū)地質(zhì)災(zāi)害資料等，為地質(zhì)工作者和地質(zhì)愛好者提供了很好的素材。

4.3 開展聯(lián)合編研，加強(qiáng)檔案編研成果的研究深度。

大多數(shù)企業(yè)的檔案、情報(bào)、圖書都?xì)w屬于信息中心，信息一體化管理，三者聯(lián)合，可以開發(fā)出更多、更新穎、信息更全面的專題信息產(chǎn)品。檔案人員還可以邀請(qǐng)一線技術(shù)人員和管理人員參加編研工作，集眾人智慧，創(chuàng)優(yōu)秀成果。此外，退休專家是單位的寶貴資源，他們掌握不同領(lǐng)域的專業(yè)信息，經(jīng)驗(yàn)豐富，是開展檔案聯(lián)合編研最好的合作對(duì)象。

4.4 定期培訓(xùn)，提高檔案編研人員工作水平

科技檔案專題編研是檔案信息的再加工、再創(chuàng)造的專門性工作，需要具備一定專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的人員參加，組織策劃、信息加工、編纂寫作等人員的素質(zhì)很大程度上決定檔案編研水平和編研成果的質(zhì)量，這就需要定期對(duì)編研人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷更新編研人員的專業(yè)知識(shí)與編研技能，鑄造一支與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展的編研工作隊(duì)伍。

參考文獻(xiàn)

[1]曹喜琛主編：《檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)》，中國(guó)人民大學(xué)出版社，1989年10月版。

[2]黃存勛：《檔案編研中的選題 收集與選材》，機(jī)電兵船檔案2006，第6期。