淺談如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的一項重要組成部分，受到機關(guān)事業(yè)單位特點的影響，事業(yè)單位的方案管理工作具有保密性以及公共服務(wù)性等方面的特點。當前在我國機關(guān)事業(yè)單位行政體制以及人事制度改革的社會背景下，對機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作不斷提出更加嚴格的要求。本文將主要圍繞著在機關(guān)事業(yè)單位行政體制改革以及科學信息技術(shù)提供更加科學化、系統(tǒng)化的管理手段的時代背景下，我國機關(guān)事業(yè)單位在檔案掛你工作中存在的問題進行討論分析，并為推進我國機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化、標準化提出針對性的措施。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化；標準化

1 事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化的重要意義

機關(guān)事業(yè)單位中的檔案是對以往社會實踐活動過程的真實記錄，檔案的建立有助于在以后的機關(guān)事業(yè)單位的工作過程中提供可靠且真實有效的原始材料和歷史證件。因此加強對機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作具有重要的意義。

1.1 有助于機關(guān)事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展

事業(yè)單位的檔案中是對自身發(fā)展歷史的與自身工作建設(shè)的真實材料記錄，同時檔案中包括了對機關(guān)事業(yè)單位中的公職人員人生發(fā)展經(jīng)歷的相關(guān)記載，檔案中的資料記載是對整個機關(guān)事業(yè)單位相關(guān)信息材料的匯總，對事業(yè)單位日后持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展起到重要的支持與保障作用，因此需要不斷加強機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作[1]。

1.2 為機關(guān)事業(yè)單位的后續(xù)工作提高可靠的參考依據(jù)

機關(guān)事業(yè)單位所建立的檔案，是對事業(yè)單位自身以及相關(guān)工作人員發(fā)展與建設(shè)的真實記錄，對發(fā)展過程中所建設(shè)和取得的成果的歸納與總結(jié)，因此在事業(yè)單位后續(xù)的發(fā)展建設(shè)過程中，檔案的資料記錄可以成為有效、可靠的數(shù)據(jù)資料支持。因此加強對檔案的管理工作，可以將檔案庫建設(shè)成為機關(guān)單位后期持續(xù)發(fā)展的數(shù)據(jù)資料庫，利用科學管理的手段對檔案中的信息進行有效的提取與利用。

2 目前我國在機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中存在的問題

2.1 缺乏對方案管理工作重要性的認識

隨著機關(guān)事業(yè)單位的制度改革，其逐漸意識到加強對檔案管理工作重視的重要性。目前我國機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作的重視度逐漸提高，并且在這個過程中不斷重視檔案管理方法的研究與創(chuàng)新工作，但是仍然檔案管理工作仍存在一定的問題。機關(guān)事業(yè)單位在進行檔案管理的工作過程中，受到自身管理經(jīng)驗不足等方面的影響，無法對檔案進行全面化、科學化、系統(tǒng)化的管理，導致在檔案管理的工作中，檔案數(shù)量多、分散、孤本等狀況層出不窮。無法對檔案資料進行有效的利用。不符合當前我國對檔案管理工作的相關(guān)要求，對我國機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的連續(xù)性與可持續(xù)性發(fā)展造成不良影響。

2.2 檔案管理的工作人員隊伍建設(shè)存在缺陷

檔案管理工作是一項具有較強專業(yè)性的工作，對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的要求相對嚴格，由于以往機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作的忽視，對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)等方面沒有提出具體嚴格的要求，沒有專門的檔案管理的工作隊伍?？v觀目前我國事業(yè)單位在檔案管理工作的人員隊伍中，普遍存在檔案管理工作人員對檔案管理意識不足、業(yè)務(wù)能力較差的問題。

2.3 檔案管理工作的法律規(guī)范意識較差

我國有明確的法律條文對機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作做出了明確的要求與規(guī)定，比如：《檔案法》、《檔案管理辦法》等相關(guān)法律。但是目前我國部分事業(yè)單位對該法律條文規(guī)定的認識不足，忽視對法律條文的學習與解讀，在真正的檔案管理工作進程中，又缺少相應(yīng)的執(zhí)行貫徹能力。這都是由于該機關(guān)對法律規(guī)范意識的缺失而導致的[2]。首先，機關(guān)事業(yè)單位必須要認識到檔案是對我國寶貴文化財富的記載于傳承，認識到檔案管理是一項重要的國家事業(yè)，才加強法律規(guī)范意識，認真解讀我國相關(guān)法律的要求，才能夠做好事業(yè)單位的檔案管理工作。

3 促進我國機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標準化的方法

3.1 將公文制發(fā)作為推動檔案管理工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)和前提

檔案是在公文的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的，公文制發(fā)是檔案建設(shè)與管理工作的重要前提與基礎(chǔ)。只有做好公文制發(fā)工作，才能為后續(xù)的檔案記錄工作的高質(zhì)量化，檔案管理工作的標準化提供重要的依據(jù)保障。因此在公文制發(fā)的過程中首先做好公文的規(guī)范化與標準化，為實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化標準化提供可能性。公文制發(fā)要求，公文紙質(zhì)的選擇要好，所選紙質(zhì)大小規(guī)格要求統(tǒng)一，滿足國家專門的相關(guān)規(guī)定。

3.2 堅持“以我為主”的立卷建檔原則，推進檔案管理工作的規(guī)范化、標準化進程

目前我國機關(guān)事業(yè)單位在進行檔案管理的工作中，最突出的問題是重復建檔立卷組合的現(xiàn)象，這一現(xiàn)象與我國建檔工作要實現(xiàn)檔案保存與利用的科學化、實用化、便利化的理念相違背，因此要想解決這一問題，就必須堅持在檔案管理過程中“以我為主”的原則，在進行建檔管理的過程中，要堅持以本單位形成的文件為主的原則，該原則是在檔案建立與管理中總結(jié)出的實用性原則。他要求我們在進行檔案管理的實際工作進程中，不但要嚴格遵守《不歸檔文件銷毀辦法》，還需要認真把握一下三方面的問題：1）在進行文件立卷建檔的過程中，為了避免造成建檔混亂無序的狀況，準確把握文檔的時效性，只有將現(xiàn)行任務(wù)完成以后在能夠進行立卷建檔環(huán)節(jié)的工作，否則不能進行建檔工作。2）準確把握建檔的要點并進行分工合作。在進行實際的文檔立卷的過程中，注意區(qū)分不同文件之間的性質(zhì)，精確把握文件對資料數(shù)據(jù)記載的區(qū)別，避免出現(xiàn)重讀立卷建檔的現(xiàn)象。不但造成建檔工作效率低的狀況，還導致出現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的冗雜與重復現(xiàn)象的發(fā)生。3）實現(xiàn)建檔的規(guī)范化、標準化最基礎(chǔ)最重要的保證是提高案卷的質(zhì)量。案卷的質(zhì)量是指案卷資料在收集整理過程中是否能夠保證資料的完整性與準確性，這對檔案管理工作的規(guī)范化、標準化有著直接的影響。

3.3 引入信息管理技術(shù)，不斷加強對檔案管理工作人員的素質(zhì)建設(shè)

社會經(jīng)濟與科學信息技術(shù)的發(fā)展為社會各行業(yè)的工作帶來了巨大的發(fā)展變革。那么在進行機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理過程中，可以利用現(xiàn)代信息科學技術(shù)的方式進行檔案管理工作，打破傳統(tǒng)檔案管理時效性與保存可靠性較差的缺陷，實現(xiàn)檔案管理工作的安全性與可靠性[3]。其次不斷加強對檔案管路工作人員的素質(zhì)建設(shè)，提高檔案管理人員對檔案管理重要性的認知，開展檔案管理工作人員在職培訓等活動，不斷加強在職工作人員的業(yè)務(wù)管理能力和相關(guān)服務(wù)意識，為我國機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作提供可靠的人員保障。

4 總結(jié)

面對我國事業(yè)單位不斷進行體制改革的時代背景，加強事業(yè)單位的檔案管理工作成為重要的工作內(nèi)容。當前我國機關(guān)事業(yè)單位在進行檔案管理的過程中仍存在許多弊端，針對存在的問題不斷進行完善創(chuàng)新，實現(xiàn)我國機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作水平的快速發(fā)展與完善。

參考文獻

[1]新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新方法研究[J].徐春秀.才智.2018（08）

[2]新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新[J].歐陽唐喆.中外企業(yè)家.2017（33）

[3]淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].薛君.現(xiàn)代經(jīng)濟信息.2018（04）

作者簡介

劉殿強（1976-），男，漢，山東省沂水縣，大學，研究方向：機關(guān)事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)