數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的探討

盧冬梅

摘 要：隨著當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字化技術(shù)必將是未來(lái)房地產(chǎn)檔案管理中不可或缺的重要組成部分。目前，城市建設(shè)迅猛發(fā)展和國(guó)家住房制度改革深刻影響了房地產(chǎn)業(yè)并且日益受到?jīng)Q策部門的關(guān)注，房產(chǎn)交易、抵押、租賃、擔(dān)保、測(cè)繪量極大造成了房屋交易更加頻繁，房地產(chǎn)檔案覆蓋范圍廣泛、產(chǎn)權(quán)變更日常交易化，增加了房產(chǎn)管理部門的日常辦公業(yè)務(wù)以及房產(chǎn)檔案的總量。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；數(shù)字化技術(shù)

1 導(dǎo)言

網(wǎng)絡(luò)化房產(chǎn)權(quán)屬檔案是城市房產(chǎn)行政主管部門在房產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)量、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄是城市房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄和重要依據(jù)。在以往的房地產(chǎn)檔案工作只是手工記錄滿足日常的查檔服務(wù)，而利用數(shù)字化技術(shù)可以使檔案隨時(shí)錄入隨即在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)里完成，方便快速的完成產(chǎn)籍登記、修改、統(tǒng)計(jì)、編目、查詢、打印等程序，有效的提高了檔案管理工作的效率。在數(shù)字化管理房地產(chǎn)檔案時(shí)，檔案文本是最原始的憑證需要入庫(kù)保存，平時(shí)依靠存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的文字、圖表、聲像一體的多媒體信息進(jìn)行服務(wù)。

2 數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)

2.1 項(xiàng)目化特點(diǎn)

房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和運(yùn)轉(zhuǎn)，均是以房地產(chǎn)項(xiàng)目為依據(jù)進(jìn)行的，此種情況導(dǎo)致房地產(chǎn)企業(yè)的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)，是以時(shí)間順序展開(kāi)的。因此，想要從整體上全面地對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目結(jié)果三者進(jìn)行記錄，則檔案管理工作要對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)所有的發(fā)展活動(dòng)展開(kāi)一次科學(xué)系統(tǒng)的分類，并遵循項(xiàng)目原則，收集和整理所有的項(xiàng)目資料。貫徹和落實(shí)項(xiàng)目原則，在此基礎(chǔ)上形成的房地產(chǎn)檔案，才具有系統(tǒng)性和科學(xué)性，項(xiàng)目原則下的檔案，具有更高的參考價(jià)值。

2.2 共存性特點(diǎn)

一般情況下，房地產(chǎn)企業(yè)在開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)時(shí)，其開(kāi)發(fā)工作對(duì)象通常有兩種，一是特定區(qū)域，二是某個(gè)片區(qū)，而在房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，其開(kāi)發(fā)模式，也以分棟建設(shè)模式為主。雖然，在實(shí)際的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，具體的工程以分散的形式進(jìn)行，但是，無(wú)論是項(xiàng)目的審批還是項(xiàng)目的建設(shè)，或者是項(xiàng)目的管理，都是房地產(chǎn)企業(yè)以集中的方式展開(kāi)的。

2.3 共有性特點(diǎn)

房地產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行的一切開(kāi)發(fā)工作，都將以商品的形式體現(xiàn)出來(lái)，商品是開(kāi)發(fā)工作的最終成果，商品被購(gòu)房者購(gòu)買后，購(gòu)房者可以自行對(duì)自己所購(gòu)買的商品檔案進(jìn)行查閱，加深對(duì)商品的了解。房地產(chǎn)企業(yè)的管理人員，需要利用檔案對(duì)企業(yè)開(kāi)發(fā)出來(lái)的商品進(jìn)行科學(xué)、有效、系統(tǒng)地管理，而對(duì)于商品的購(gòu)買者而言，可以利用商品的相關(guān)檔案，在商品發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題、手續(xù)問(wèn)題時(shí)，有效地維護(hù)自己的合法權(quán)益，向房地產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行索賠。

2.4 專業(yè)化特點(diǎn)

房地產(chǎn)檔案，是對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)發(fā)展過(guò)程中所有重大歷史事件的真實(shí)記錄，也是房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的具體體現(xiàn)。不同房地產(chǎn)企業(yè)中檔案內(nèi)容相應(yīng)的有所差別，但其側(cè)重點(diǎn)都是與房地產(chǎn)企業(yè)相關(guān)的內(nèi)容。房地產(chǎn)檔案，是房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展的歷史史冊(cè)，真實(shí)記錄了發(fā)展過(guò)程中的重大歷史活動(dòng)。因此，無(wú)論是記錄語(yǔ)言的使用上，還是記錄內(nèi)容的選擇上，都具有一定的專業(yè)水準(zhǔn)。

3 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理目前所面臨的問(wèn)題

當(dāng)前我國(guó)有關(guān)檔案數(shù)字化管理發(fā)展速度迅猛，這一進(jìn)步推動(dòng)了檔案管理智能化，增強(qiáng)了相關(guān)檔案管理的安全性和便捷度。但是一個(gè)事物的發(fā)展是長(zhǎng)期的，在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中漸漸的也出現(xiàn)了很多問(wèn)題需要我們解決。首先在檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中相關(guān)檔案的搜集存儲(chǔ)還存在不少問(wèn)題，在相關(guān)信息搜集上還有不少難度，在搜集中的不確定性也有可能導(dǎo)致相關(guān)資料的錯(cuò)誤性，這會(huì)讓信息的真實(shí)性降低，進(jìn)一步降低數(shù)字化管理的可信賴程度。此外相關(guān)的檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用缺乏足夠的創(chuàng)新意識(shí)，服務(wù)單一，很難滿足消費(fèi)者漸漸增長(zhǎng)的需求，這讓房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化僅僅停留在表面，這不但限制了相關(guān)管理工作的進(jìn)行，還將令相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)受損導(dǎo)致很多服務(wù)的開(kāi)展能力低，進(jìn)一步限制相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化開(kāi)展的同時(shí)企業(yè)的相關(guān)人才結(jié)構(gòu)很難滿足企業(yè)數(shù)字化發(fā)展的需要，相關(guān)技術(shù)能力還有待提升。

檔案管理數(shù)字化發(fā)展的過(guò)程中還將面臨如何處理傳統(tǒng)的信息錄入同現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)檔案處理的關(guān)系問(wèn)題。電子檔案的信息錄入通過(guò)一些電子媒介，只有在一定條件的情況下才可以進(jìn)行檔案錄入和信息化處理。而傳統(tǒng)的信息管理模式較現(xiàn)代化的數(shù)字管理模式而言所受的約束條件相對(duì)較少，但是錄入方式相對(duì)較為繁瑣，查找不夠便捷。在檔案管理數(shù)字化過(guò)程中受某些客觀因素影響容易造成相關(guān)數(shù)據(jù)的丟失，而面對(duì)房地產(chǎn)之一信息量和數(shù)據(jù)量都很巨大的行業(yè)而言一些存在的錯(cuò)誤很難被找到。在電子檔案的傳播過(guò)程中，受全環(huán)境的影響這些內(nèi)容的真實(shí)性極有可能得不到保證。所以相關(guān)管理者在進(jìn)行相關(guān)數(shù)字化管理的過(guò)程中還應(yīng)當(dāng)注意保留相關(guān)的原始文件，以便于相關(guān)管理人員更好的進(jìn)行檔案管理工作。

4 房地產(chǎn)檔案管理中有效運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的策略

4.1 建立數(shù)據(jù)化的系統(tǒng)和完善的內(nèi)部平臺(tái)

在房地產(chǎn)領(lǐng)域，信息與數(shù)據(jù)是重要的財(cái)產(chǎn)，關(guān)系著人們利益，從房地產(chǎn)交易過(guò)程看，也是個(gè)人經(jīng)濟(jì)能力與財(cái)產(chǎn)信息的情況統(tǒng)計(jì)，可以從房地產(chǎn)檔案資源上了解到一個(gè)人的資本情況，所以要通過(guò)建立數(shù)據(jù)化的系統(tǒng)，通過(guò)內(nèi)部平臺(tái)的搭建，提高房地產(chǎn)管理的有效性與安全性。在工作管理過(guò)程中，數(shù)據(jù)的傳輸效果與其質(zhì)量有著必然聯(lián)系，通過(guò)房地產(chǎn)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)傳輸平臺(tái)的構(gòu)建，可以保障數(shù)據(jù)傳輸?shù)母咚傩?。為提高?shù)字化管理效率，要重視一下兩點(diǎn)內(nèi)容：首先，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的組建，需要利用掃描技術(shù)，把掃描的資料進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)組建，利用該形式，提高工作人員工作效率，也減少出錯(cuò)率。其次，以有效的傳輸平臺(tái)構(gòu)建為要求，把房地產(chǎn)檔案信息管理工作進(jìn)行數(shù)字化整合，利用有效優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)傳輸?shù)挠行?，以此搭建更好的?nèi)部平臺(tái)，通過(guò)建立具有一定價(jià)值性的中心系統(tǒng)，保證傳輸數(shù)據(jù)的高效性與保密性，避免被利用或盜取。

4.2 加強(qiáng)創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才的培養(yǎng)

房地產(chǎn)檔案管理，為提高工作人員的數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用效率，必然要構(gòu)建一支具有專業(yè)水平的管理團(tuán)隊(duì)，要求相關(guān)人員，要具備數(shù)字化技術(shù)操作能力，例如，具備設(shè)施的維護(hù)、升級(jí)能力。在進(jìn)一步提高工作人員技術(shù)水平的同時(shí)，要實(shí)施有效的培訓(xùn)，培訓(xùn)要具有針對(duì)性，不同工作內(nèi)容，制定不同的培訓(xùn)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)工作人員的專業(yè)化發(fā)展。利用管理水平提高，不斷推進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的高效運(yùn)用，充分肯定其建設(shè)的意義與價(jià)值。

4.3 建立健全管理制度

在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，需要建立有效的管理制度，通過(guò)制度的構(gòu)建，更好地推動(dòng)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用效率，首先，要做好規(guī)劃和控制，制度制定過(guò)程要考慮數(shù)字化檔案信息的敏感性與機(jī)密性，規(guī)定形成有效的安全認(rèn)識(shí)。避免因檔案數(shù)據(jù)的丟失或被盜取，造成一定的損失。其次，重視數(shù)字化系統(tǒng)環(huán)境的的構(gòu)建，制度中要包括對(duì)于檔案機(jī)房出入的控制，要通過(guò)環(huán)境條件與保證管理工作，提升房地產(chǎn)資源的儲(chǔ)存效率。

5 結(jié)束語(yǔ)

總之，在與傳統(tǒng)檔案資源的管理對(duì)比過(guò)程中，數(shù)字化檔案管理的高效運(yùn)用，符合時(shí)代發(fā)展，也迎來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇，在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，以數(shù)字化為根本的管理模式，在開(kāi)展工作時(shí)，相關(guān)人員要重視數(shù)字化檔案管理的特征，同時(shí)也要按標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展，以此提高檔案數(shù)據(jù)的安全性，通過(guò)科學(xué)化的管理，提高檔案管理工作的服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

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