劉大文
【摘 要】工程材料是建筑業(yè)施工生產(chǎn)過程中的勞動對象,是施工生產(chǎn)中不可缺少的物質(zhì)要素。建筑工程材料采購是一項系統(tǒng)工程,是工程成本控制重要環(huán)節(jié),它直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、工程質(zhì)量和項目安全,是考驗建筑企業(yè)各部門的配合協(xié)作程度及團(tuán)隊人員素質(zhì)的重要環(huán)節(jié)。本文首先分析了工程項目管理中的材料采購成本控制存在的問題,從管理因素、價格因素、人為因素、環(huán)境因素、信息因素5個方面對材料成本控制進(jìn)行了問題分析,并提出了相應(yīng)的建議與對策。
【關(guān)鍵詞】工程材料;采購成本;成本控制
建筑業(yè)企業(yè)為了保證施工生產(chǎn)連續(xù)不斷的進(jìn)行,必須不斷地購入、耗用各種材料物資。用于施工項目的材料種類繁多,流動性大,是企業(yè)的一項重要流動資產(chǎn),其價值通常占到工程成本的60%~70%,是決定施工成本高低的一個重要因素。工程材料是建筑業(yè)施工生產(chǎn)過程中的勞動對象,是施工生產(chǎn)中不可缺少的物質(zhì)要素。但由于原材料采購周期長,種類多,市場價格波動大、涉及到的人員和部門復(fù)雜等諸多因素,使得采購成本難以有效控制,特別是在建筑企業(yè)中,原材料的采購成本更是成為直接擠壓企業(yè)利潤空間的難題。因此,加強材料采購成本的控制,對于保證施工項目順利進(jìn)行,正確計算工程成本和利潤,真實、公允地反映企業(yè)的財務(wù)狀況,都具有十分重要的意義。
一、工程項目管理中材料采購成本控制存在的問題
由于建筑項目施工地分散,工程施工周期長,施工進(jìn)度不同步,涉及企業(yè)內(nèi)部不同部門,各工程對材料的需求也不一樣,采購流程化管理的重要性不言而喻。當(dāng)前在實際操作過程中,施工企業(yè)主要存在以下問題:
1.工程材料采購流程管理分散化
從企業(yè)內(nèi)部管理流程來看,工程材料采購過程中經(jīng)常缺少與工程預(yù)算、成本核算部門的有機(jī)銜接,企業(yè)沒有整體化的采購流程。工程項目開工后,負(fù)責(zé)采購、工程成本預(yù)決算與核算隸屬于不同部門,同時項目部由不同的施工隊來完成建設(shè)任務(wù),各自出發(fā)點不同,專業(yè)角度不同,計量方法、核算方法不同,加之溝通不及時,容易造成各自為政的局面,導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部很難真正實現(xiàn)統(tǒng)一采購活動,使工程材料采購效果難以達(dá)到最優(yōu)化。
2.材料采購中供應(yīng)商選擇模式粗放
“營改增”后,對建筑業(yè)而言,材料供貨商的選擇是一項極為重要的工作,不僅關(guān)系到進(jìn)項稅金的抵扣金額,更影響企業(yè)流動資產(chǎn)比率。不少工程企業(yè)材料采購還停留在貨比三家、擇優(yōu)選之的原始采購方式上,而國外的建筑業(yè)已經(jīng)普遍采用了先進(jìn)的供應(yīng)鏈采購模式,但這種先進(jìn)模式需要通過標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的業(yè)務(wù)流程,建立協(xié)配件的供應(yīng)商、事業(yè)部之間的業(yè)務(wù)關(guān)系來實現(xiàn),但目前很多國內(nèi)建筑企業(yè)因?qū)υ疾少彿绞接斜容^頑固的路徑依賴心理,使這種先進(jìn)采購模式在國內(nèi)的推廣應(yīng)用步履緩慢。
3.材料管理制度不健全
古建筑工程因其施工工藝特殊性,對材料的規(guī)格及標(biāo)準(zhǔn)要求要比新建材料更高。材料管理制度健全與否,將直接影響工程質(zhì)量和工程成本。在現(xiàn)實實踐中,許多建筑企業(yè)在材料采購計劃與采購合同管理,采購驗收規(guī)定,材料出入庫流程等各個環(huán)節(jié)上,都存在不少需要加強和完善的問題。
4.對材料供需市場缺少預(yù)估
企業(yè)要對建筑材料市場做好充分的調(diào)研,了解材料市場的供需變化,保障工程頂目所需材料的供給。對一些特殊必用的材料,要確保庫存數(shù)量的穩(wěn)定性,如木材、巴黎綠等;對于其他即用材料可選擇鄰近施工現(xiàn)場區(qū)域放置,如砂石、磚瓦件等,縮短備料時間,減少人機(jī)成本?,F(xiàn)實情況是,不少建筑企業(yè)對材料市場的調(diào)研馬馬虎虎,根本沒有形成規(guī)范化的管理體系,輕者容易造成材料短缺或積壓,重則可能導(dǎo)致工程停工或材料浪費,嚴(yán)重影響工程進(jìn)度。
二、工程項目管理中材料采購成本控制存在問題的原因分析
1.管理因素
由于工程項目施工的特殊性,建筑企業(yè)的管理者對工程質(zhì)量、施工安全最為重視,這是企業(yè)在建筑業(yè)市場立足的根本。對企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu),職責(zé)權(quán)限的劃分,相對缺少相應(yīng)的制度約束和流程管理,部門之間溝通不夠及時,跨部門相互協(xié)作辦事效率低,不能共享市場信息資源。
2.價格因素
(1)“營改增”后,建筑業(yè)面臨新問題
建筑業(yè)“營改增”后,材料發(fā)票可抵進(jìn)項稅,對建筑業(yè)來說是個新挑戰(zhàn)。在古建筑施工中,需用的傳統(tǒng)材料如土籽,血料、麻刀等,多為個人清洗加工,不能為企業(yè)提供增值稅專用發(fā)票,在工程成本管控中就需額外考慮這些因素。因此,供應(yīng)商的選擇在這個環(huán)節(jié)顯得尤其重要。
(2)采購觀念落后,采購方式單一
采購部門只重視材料質(zhì)量,采取貨比三家原則,不計人力成本的擇優(yōu)遴選。不考慮運用多種采購模式,如網(wǎng)絡(luò)平臺企業(yè)購等。
(3)項目分散,不能進(jìn)行集中采購
由于各項目開工時間不同,施工工地流動性強,盡管所需材料相同,但多數(shù)企業(yè)不能做到集中考察,定點采購。
3.人為因素
(1)采購員綜合素養(yǎng)不夠
作為材料采購的第一道關(guān)口,把好這道關(guān)口對于降低采購成本,保障施工質(zhì)量意義重大。現(xiàn)階段建筑企業(yè)采購員多由一些具有施工經(jīng)驗的老員工擔(dān)任,他們熟悉材料屬性,但不會看工程預(yù)算。年輕的采購員能看懂工程預(yù)算,但在材料質(zhì)量把關(guān)方面尚有欠缺。
(2)材料管理員水平欠缺
作為材料日常管理的關(guān)鍵崗位,其收發(fā)計量的準(zhǔn)確性,保管方法的正確性,是項目成本能否進(jìn)行可靠計量的關(guān)鍵所在。材料管理員需要熟悉材料保存方法,具體到材料適宜的溫度、濕度,放置地點是否需要防火等各個細(xì)節(jié);需要清楚材料收發(fā)方法、包裝物重量,需要了解在工程項目中的具體用途,才能作到收發(fā)準(zhǔn)確,減少應(yīng)發(fā)料計量不實,影響財務(wù)核算的情況發(fā)生。
(3)材料驗收人把關(guān)不嚴(yán)
材料進(jìn)場驗收是工程施工中的重要關(guān)卡,只有嚴(yán)把材料質(zhì)量驗收關(guān),才能避免問題材料進(jìn)入施工現(xiàn)場,降低以至消除成本增加的風(fēng)險。
(4)材料使用人隨意性大
嚴(yán)格按工程設(shè)計方案進(jìn)行施工,加強工地現(xiàn)場管理,杜絕材料浪費,減少二次搬運帶來的人工成本額外支出,對材料成本控制也起到至關(guān)重要的作用。
4.環(huán)境因素
目前,全國范圍開展防塵整治工程,大批不符合環(huán)保要求的小型磚瓦廠都面臨關(guān)門風(fēng)險,而古建筑所用的材料多數(shù)是由他們燒制的。企業(yè)必須及時與供貨商溝通,密切關(guān)注他們的生產(chǎn)情況,簽訂有效合同,避免因突發(fā)事件影響材料的供應(yīng)。同時,要打破地域限制,跨地區(qū)查找材料,加強與同行業(yè)企業(yè)學(xué)習(xí)溝通,積極開發(fā)市場,只有這樣才能保證材料供應(yīng)鏈的正常化。環(huán)保要求影響最直接的,就是建筑企業(yè)對材料供需市場的科學(xué)預(yù)估。
5.信息因素
采購信息系統(tǒng)建設(shè)滯后,信息化程度低,是目前國內(nèi)多數(shù)建筑企業(yè)的通病。采購員因為沒有動態(tài)更新的龐大數(shù)據(jù)庫支持,不能及時掌握海量的采購信息,難以拿出最優(yōu)化采購方案。由于工程建設(shè)周期長,工程項目又具有不可復(fù)制性,即使在施工企業(yè)內(nèi)部存儲著一些歷史數(shù)據(jù),但其參考價值非常有限,甚至經(jīng)常失去了時效性,這些信息只能作為財務(wù)數(shù)據(jù)存在于賬冊中,不能有效地為降低材料采購成本服務(wù)。
三、工程項目管理中材料采購成本控制的改善對策
1.重視采購成本事前控制,加強材料成本核算工作
(1)材料采購成本控制應(yīng)從工程投標(biāo)開始,進(jìn)行源頭管理
編制工程投標(biāo)預(yù)算時,按工程施工所需材料,組織采購、預(yù)算財務(wù)等部門首先進(jìn)行材料價格市場調(diào)研,確保材料報價的準(zhǔn)確性;項目開工前,工程部應(yīng)該按照預(yù)算部門提供的材料清單,申請購買材料,材料管理員核查庫存后,核定需購買材料數(shù)量;采購部門綜合以上各方面信息,以大數(shù)據(jù)支持,制定詳細(xì)的采購計劃,集中組織采購,避免臨時采購、高價采購的發(fā)生
(2)建筑企業(yè)內(nèi)部應(yīng)建立采購申請制度,形成“三合一”科學(xué)流程
采購申請單應(yīng)該一式三份,由采購部、項目部、財務(wù)部分別留存,形成采購部、項目部、財務(wù)部相互監(jiān)督、相互配合的“三合一”科學(xué)流程。采購部定期匯總項目采購量,與預(yù)算部門提供的施工預(yù)算量進(jìn)行對比,對多出的材料量進(jìn)行分析,找出差異原因,提交預(yù)算部參考,為工程結(jié)算報價提供有利依據(jù)。項目部應(yīng)著重分析差量材料形成原因,并及時做出調(diào)整,為順利進(jìn)行工程成本核算提供保證。財務(wù)部要嚴(yán)把材料報賬流程,按采購合同約定的付款方式、時間進(jìn)行款項支付,對來歷不明,審批手續(xù)不完備的票據(jù)不予報銷,從源頭上杜絕不合法票據(jù)進(jìn)入財務(wù)部,避免稅務(wù)局對發(fā)票的稽查,減少企業(yè)的涉稅風(fēng)險。
(3)建筑企業(yè)內(nèi)部應(yīng)制訂詳細(xì)的采購資金使用制度,明確各部門的審批權(quán)限,并嚴(yán)格執(zhí)行
要建立項目部、財務(wù)部、材料部定期聯(lián)席會議制度,對重要問題及時進(jìn)行討論分析和全程監(jiān)管。財務(wù)部門應(yīng)對采購資金進(jìn)行全程監(jiān)控管理,提高資金的使用效率。要建立項目部與不同部門間信息日常溝通機(jī)制,財務(wù)部、材料部門定期與工程項目部互通信息。當(dāng)發(fā)現(xiàn)領(lǐng)用材料與施工進(jìn)度不符、工程款可能超撥等非常事項時,及時交換情況,評估風(fēng)險,可采取停止撥款、停止供料等防范措施,避免給企業(yè)帶來損失。
2.靈活運用多種采購方式,實現(xiàn)價格最優(yōu)
采購部應(yīng)加強對材料市場的調(diào)研,掌握每個工程項目所需材料的特殊屬性,根據(jù)市場情況和材料采購計劃,有針對性的對各種材料采取招標(biāo)采購、詢價或定向采購、直接購買等多種方式,避免舍近求遠(yuǎn),減少中間環(huán)節(jié),確定材料價格,合理選擇采購方式。
3.加強對供應(yīng)商的管理,規(guī)避采購風(fēng)險
建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估制度,確定合格的供應(yīng)商清單,與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。加強對材料采購過程的管理,做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄,確保采購業(yè)務(wù)的可追溯性。密切關(guān)注供應(yīng)商生產(chǎn)狀況,及時跟蹤采購合同的履行情況,定期進(jìn)行追蹤檢查,對有可能影響工程進(jìn)度的異常情況,及時提出解決方案。
4.建設(shè)高素質(zhì)的采購部,嚴(yán)格采購驗收制度
采購是一項專業(yè)性很強的業(yè)務(wù)工作,建設(shè)專業(yè)化的部門能極大提高工作效率,規(guī)范采購工作,從而降低采購成本。采購部要加強自身業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí),熟悉材料特質(zhì)及作用,以及所購材料的市場行情,保障所需材料的不間斷供應(yīng)。
完善企業(yè)材料驗收制度,主要材料除了具備供應(yīng)商提供的出廠檢驗單,還應(yīng)委托專業(yè)的檢測機(jī)構(gòu),進(jìn)行材料進(jìn)場檢驗。以確保材料的質(zhì)量,完全符合施工項目技術(shù)要求。
5.重視采購人員培訓(xùn)與繼續(xù)教育,定期考核
定期對采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)與稅務(wù)知識培訓(xùn),完善采購人員梯隊建設(shè),采取老帶新的工作方法,加快年輕采購員的成長,使其熟悉材料屬性,精通法津法規(guī),熟悉企業(yè)資金使用流程,才能更高效的完成材料采購業(yè)務(wù),降低材料采購成本。
同時,建立考核機(jī)制,定期對采購人員的業(yè)績進(jìn)行考核,將具體的經(jīng)濟(jì)責(zé)任落實到個人,推行獎勵機(jī)制,調(diào)動員工的工作積極性。
綜上所述,項目材料的采購管理,一直以來都是建筑企業(yè)關(guān)注的重點與難點,它需要理論與實踐的反復(fù)磨合,動態(tài)調(diào)整,不斷優(yōu)化。而組建專業(yè)的采購隊伍,制定詳細(xì)的采購計劃和成本預(yù)算方案,選擇適合的采購模式與供應(yīng)商,規(guī)范材料管理與使用,建立起系統(tǒng)科學(xué)的材料采購管理流程,才是有效提高材料采購效率,完成對工程成本管控目標(biāo)的治本之策。
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