大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

江月蘭

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)上很多行業(yè)需要管理的數(shù)據(jù)越來(lái)越多，對(duì)于數(shù)據(jù)的科學(xué)有效管理顯得越來(lái)越迫切，這種情況在檔案管理行業(yè)顯得尤為突出。檔案管理是其他工作高效有序開(kāi)展的基礎(chǔ)，而且它們對(duì)于檔案管理的精細(xì)程度、準(zhǔn)確度的要求也不斷提高。本文分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理所面臨的機(jī)遇和 挑戰(zhàn)，并提出一系列的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；探討

面對(duì)鋪天蓋地的數(shù)據(jù)，很多檔案從業(yè)人員有些無(wú)所適從。其實(shí)，大數(shù)據(jù)只不過(guò)是一種全新的數(shù)據(jù)管理方式，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展促成了它的出現(xiàn)。所以，在這種新的形式下，檔案管理者必須積極順應(yīng)時(shí)代潮流，學(xué)習(xí)新的技術(shù)和管理方法，把檔案管理工作做好。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理面臨的機(jī)遇

第一，電子文件的運(yùn)用讓檔案管理中的很多問(wèn)題不復(fù)存在。

普及電子文件讓檔案管理變得更加快捷，成本更加低廉。云計(jì)算技術(shù)的運(yùn)用讓工作人員在調(diào)配檔案的時(shí)候更加得心應(yīng)手，它能夠根據(jù)檔案的具體處理要求迅速匹配計(jì)算資源，讓檔案管理工作效率快速提高。

第二，傳統(tǒng)檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)正在逐漸減少。

在傳統(tǒng)的檔案管理中，很多資料文件一旦遇到火災(zāi)、水災(zāi)等外界因素的影響，其管理質(zhì)量就會(huì)大打折扣，即使保存完整，隨著時(shí)間的推移這些資料也有可能出現(xiàn)發(fā)霉或者模糊等問(wèn)題。然而，如今有了大數(shù)據(jù)技術(shù)，這些問(wèn)題都是可以避免的了。檔案存儲(chǔ)空間大大減小，其存儲(chǔ)質(zhì)量卻提升了不少。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

第一、檔案的安全更易受到侵犯。

不管是傳統(tǒng)模式下的檔案管理，還是大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理，安全一直是檔案管理的重中之重。大數(shù)據(jù)之于檔案管理也是一把雙刃劍，它在讓各種檔案的取用、儲(chǔ)存變得快捷輕松的同時(shí)也為不法分子提供了方便。在大數(shù)據(jù)背景下，黑客可以通過(guò)計(jì)算機(jī)獲取一些保密級(jí)數(shù)很高的檔案。這些機(jī)密一旦泄露，造成的后果是不可估量的，國(guó)家的安定和人民的幸福會(huì)受到不少威脅。

第二，檔案管理技術(shù)有待完善。

大數(shù)據(jù)的支持雖然給檔案管理當(dāng)來(lái)了很多便利，但它畢竟是一種新生事物，很多地方并不完善。比如大數(shù)據(jù)中包含很多算法的容錯(cuò)計(jì)算，目前并沒(méi)有一款完全可靠的軟件能夠利用。解決的方法只能是折中的，那就是暫時(shí)將系統(tǒng)的出錯(cuò)率控制在一個(gè)適當(dāng)?shù)姆秶鷥?nèi)。

第三，檔案管理專業(yè)人才缺乏。

伴隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，檔案用戶不但可以便捷地查詢和使用自己所需要的數(shù)據(jù)和文件，而且可以獲得這些文件背后的一些知識(shí)以及有用的信息，檔案管理也開(kāi)始慢慢由實(shí)體管理向知識(shí)管理方面發(fā)展，它的功能開(kāi)始由提供數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┲R(shí)。檔案館知識(shí)服務(wù)的技術(shù)核心被稱為技術(shù)引擎，這些新型服務(wù)引擎有很多種，比如用戶知識(shí)需求引擎、學(xué)術(shù)搜索引擎、服務(wù)推薦引擎、多維度信息的獲取、分析等。

這些技術(shù)對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)提出了要求?？墒莻鹘y(tǒng)檔案管理系統(tǒng)受體制的限制其中的很很多工作人員年齡偏大，對(duì)于這種新生事物接受度比較慢，檔案管理效率也因此受到不小的影響。新招聘的年輕員工雖然易于接受新技術(shù)，可他們又需要時(shí)間去積累工作經(jīng)驗(yàn)，這導(dǎo)致一些檔案館人才處于青黃不接的狀態(tài)不能自拔。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的出路及走向

3.1 統(tǒng)一備份所有檔案資料。

有了大數(shù)據(jù)的支持，檔案資源的全部備份已經(jīng)不再是難事，檔案館里各項(xiàng)數(shù)據(jù)、文件、資料都能到高效有序的處理，這對(duì)于檔案安全管理水平的提升、檔案資源的高效掌控都有非常重要的意義【1】。完成這種備份工作以后，全國(guó)范圍內(nèi)的檔案管理部門就可以進(jìn)行檔案的共享了，這是以前想都不敢想的事情。

當(dāng)然，在開(kāi)始這項(xiàng)工作之前，必須做好充分的準(zhǔn)備，一些科學(xué)的規(guī)劃和驗(yàn)證必不可少。對(duì)于不同類型的檔案要使用不同的管理模式，最大限度地開(kāi)發(fā)檔案管理的效能，確保這項(xiàng)工作高質(zhì)量的完成。

3.2 全方位提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

無(wú)論何種先進(jìn)的技術(shù)都需要人來(lái)操作完成，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用同樣如此，所以說(shuō)檔案管理人員的素質(zhì)和能力是檔案管理效能水平的關(guān)鍵。新的時(shí)期新的技術(shù)，必須培養(yǎng)出合適的管理人員。

提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的第一步就是要對(duì)現(xiàn)有的工作人員輸送新的管理理念。一些年齡偏大的檔案管理人員，雖然其資歷比較深，經(jīng)驗(yàn)比較豐富，但是他們對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)往往并不太深，甚至有個(gè)別人對(duì)此持排斥態(tài)度，這些情況都是需要及時(shí)妥善地處理。只有讓所有檔案管理工作人員都充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)對(duì)于檔案管理工作的重要性，形成共識(shí)，才能充分調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，科學(xué)高效地完成工作。

在提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的過(guò)程中，也有一些點(diǎn)是需要注意的。

首先，雖然同在檔案管理部門工作，但不同類型的工作人員其工作內(nèi)容是有所區(qū)別的。培訓(xùn)的時(shí)候應(yīng)該根據(jù)培訓(xùn)對(duì)象的具體工作安排來(lái)進(jìn)行有針對(duì)性的技術(shù)培訓(xùn)，這樣培訓(xùn)效果才會(huì)明顯。其次，培訓(xùn)過(guò)程中的方式方法也很重要。培訓(xùn)負(fù)責(zé)人必須明確此次培訓(xùn)的目的就是從根本上提升檔案管理人員對(duì)于新技術(shù)的運(yùn)用能力，提升工作效率。在實(shí)施培訓(xùn)的時(shí)候不能一味地進(jìn)行理論灌輸，而應(yīng)該適當(dāng)添加實(shí)踐方面的內(nèi)容，提高受訓(xùn)人員的實(shí)際操作能力，減少失誤。再次，新技術(shù)的培訓(xùn)工作應(yīng)該是一個(gè)長(zhǎng)期而連續(xù)的過(guò)程，對(duì)于其實(shí)施應(yīng)該有相應(yīng)的制度保障和考核機(jī)制，這是提高檔案管理工作培訓(xùn)質(zhì)量的必由之路。

3.3 主動(dòng)與大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)或者公司進(jìn)行深入合作

大數(shù)據(jù)的內(nèi)容其實(shí)是非常廣泛的，檔案管理在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)對(duì)其開(kāi)發(fā)環(huán)境適應(yīng)的越好那么應(yīng)用就會(huì)越順暢，風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)變小。所以，從專業(yè)的大數(shù)據(jù)公司或者機(jī)構(gòu)引入大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于檔案管理部門更高效安全地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)非常有利【2】。

有了技術(shù)成熟的大數(shù)據(jù)公司的支持，檔案管理部門可以把本單位的在實(shí)際工作中的一些需求和遇到的困難與之溝通，在此基礎(chǔ)上雙方總結(jié)出一種適合檔案管理需要的針對(duì)性工具。大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)利用本公司成熟的技術(shù)把這些工具開(kāi)發(fā)出來(lái)，這些應(yīng)時(shí)而出工具必將在提升檔案管理工作中發(fā)揮尖刀的作用，節(jié)省檔案管理人員大量時(shí)間和精力。

3.4 用明晰的制度減小大數(shù)據(jù)運(yùn)用中的風(fēng)險(xiǎn)

檔案信息的泄露、丟失和篡改、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的侵犯、隱私權(quán)的侵犯等情況都是檔案資源的利用中可能出現(xiàn)的，這都是大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的潛在風(fēng)險(xiǎn)，因此必須加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)的監(jiān)管，制定明確的準(zhǔn)入制度，保證技術(shù)的使用過(guò)程中一直有相應(yīng)制度的保障。

3.5 檔案管理運(yùn)用大數(shù)據(jù)時(shí)要有明確的目標(biāo)

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的數(shù)據(jù)處理能力是毋庸置疑的，可是如果檔案管理者沒(méi)有搞清楚自己想要的是什么，而是一味地沖入海量數(shù)據(jù)中花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行分析，其作用也是徒勞的，有時(shí)候也會(huì)感到很迷茫。所以，在使用大數(shù)據(jù)工具之前明確自己的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)也很重要。

4 結(jié)束語(yǔ)

機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，這是大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作面臨的情況。作為合格的檔案管理人員必須努力適應(yīng)時(shí)代的要求，學(xué)習(xí)新的檔案管理技術(shù)，并把這些技術(shù)運(yùn)用到自己的實(shí)際工作中，提高工作效率。

相信隨著一批批敢于拼搏勇于爭(zhēng)先的檔案管理人的努力，大數(shù)據(jù)在檔案管理行業(yè)的應(yīng)用必將不斷發(fā)展和完善，其應(yīng)用前景也會(huì)很快地展現(xiàn)出來(lái)。到時(shí)候，檔案管理工作的必將因?yàn)榇髷?shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用而獲得突破性發(fā)展，檔案信息的巨大魅力和潛能也會(huì)被充分挖掘出來(lái)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉婷，春曉.“大數(shù)據(jù)”，新作為——“大數(shù)據(jù)”時(shí)代背景下政府作為模式的轉(zhuǎn)變[J]. 領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，2014（35）：4-6.

[2]錢雪梅.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館公共服務(wù)的探討[J]. 蘭 臺(tái) 世 界，2014（02）.