辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理研究

李雪潔

摘 要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位辦公室文書(shū)檔案管理工作中也開(kāi)始使用到現(xiàn)代化技術(shù)，無(wú)論是檔案收集還是歸納都得到了人們的重視。基于此，本文以辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔作為研究對(duì)象，通過(guò)對(duì)當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，分別從管理人員責(zé)任意識(shí)、工作管理制度、創(chuàng)新辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作方式等方面詳細(xì)闡述辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理，保證工作質(zhì)量，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：辦公室管理；文書(shū)檔案；收集歸納

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案能夠清楚的記錄著事業(yè)單位的發(fā)展歷程，客觀的反映出事業(yè)單位在某個(gè)時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)的問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題實(shí)施的改進(jìn)措施，因此，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔在辦公室管理工作中占據(jù)著重要的地方，屬于高技術(shù)型的工作，為了使辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作得到預(yù)期效果，就要充分滿(mǎn)足工作的真實(shí)性，使文書(shū)檔案管理與歸檔達(dá)到實(shí)時(shí)性和完整性，充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的作用。

1 辦公室中文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理的現(xiàn)狀

一直以來(lái)，文書(shū)檔案管理工作都是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作，但也是一項(xiàng)關(guān)鍵工作，記錄著事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程，當(dāng)事業(yè)單位做出重大決策之前也會(huì)從這些文書(shū)檔案中尋找資料作為參考，根據(jù)相關(guān)的回憶記錄和審批情況，制定事業(yè)單位的下一步發(fā)展方向，對(duì)事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展起到重要的作用。當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，事業(yè)單位的工作人員對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔管理意識(shí)比較差，一直以來(lái)，人們對(duì)文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有較高的重視程度，只重視一些紅頭文件，其他的文件并不在意，導(dǎo)致未來(lái)尋找檔案的時(shí)候經(jīng)常出現(xiàn)檔案缺失的情況，降低了辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔管理工作的效率，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案失真現(xiàn)象的發(fā)展。

其次，事業(yè)單位對(duì)于辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔管理的力度不到位，導(dǎo)致很多重要性文件檔案都出現(xiàn)了丟失或者缺損現(xiàn)象。究其原因可以發(fā)現(xiàn)，是由于工組人員在對(duì)文書(shū)檔案歸檔的方式不夠科學(xué)，目前還有文字材料的形式存檔現(xiàn)象，工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的利用程度不高，文件資料隨意放置沒(méi)有規(guī)律，不及時(shí)歸檔，很多文檔都存在資料斷夜的現(xiàn)象。

最后，部分事業(yè)單位辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔不夠全面，存在文檔收集不及時(shí)不全面的情況，很多資料內(nèi)容來(lái)源廣泛，事業(yè)單位中多個(gè)部門(mén)都會(huì)使用到該文件，這就意味著文本檔案在收集的時(shí)候比較麻煩，如果收集不當(dāng)，歸檔時(shí)也會(huì)同樣存在問(wèn)題[1]。

2 辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理研究

2.1 強(qiáng)化培訓(xùn)以增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

事業(yè)單位辦公室的優(yōu)秀檔案管理人員，不僅要具有著專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)該有著與時(shí)俱進(jìn)的管理意識(shí)和責(zé)任感，因此想要深入貫徹落實(shí)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔管理工作，首先要強(qiáng)化培訓(xùn)，從而增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。建議事業(yè)單位相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的敏感性，通過(guò)科學(xué)有效的宣傳教育，提高文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)，在保證文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，提高文書(shū)檔案管理工作的效率。

2018年3月15日，某事業(yè)單位辦公室資深檔案人員前來(lái)調(diào)研，并就文書(shū)檔案管理做專(zhuān)題培訓(xùn)，針對(duì)檔案保管期限表的相關(guān)內(nèi)容和電子檔案的實(shí)際操作進(jìn)行了講解，對(duì)新舊兩版保管期限表做了詳細(xì)地比較和分析，理論聯(lián)系實(shí)際，從而確保該事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化，提高專(zhuān)兼職檔案員的管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平[2]。

2.2 完善文書(shū)檔案的收集與歸檔工作管理制度

除了提高工作人員的意識(shí)以外，還應(yīng)該建立并完善文書(shū)檔案收集與歸檔管理制度，細(xì)化文書(shū)檔案的收集時(shí)間，在收集時(shí)間期限內(nèi)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的管理，并且確定保管的期限和歸檔的范圍，同時(shí)更應(yīng)該完善相關(guān)注意事項(xiàng)。檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行制度完善，并且合理劃分責(zé)任制度，科學(xué)合理的制定文書(shū)檔案的歸檔范圍，所有的文書(shū)檔案都要進(jìn)行統(tǒng)一管理，禁止文書(shū)檔案被人私自留下，防止有人將文書(shū)檔案留作他用。傳統(tǒng)的辦公室文書(shū)檔案管理制度已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展形態(tài)，因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際不斷更新文書(shū)檔案管理制度，滿(mǎn)足辦公室日常工作需求。

2018年5月7日，某市檢察機(jī)關(guān)檔案交流工作會(huì)在人民檢察院召開(kāi)，會(huì)議中所有的人員參觀了檔案室、廉政警示教育基地以及榮譽(yù)室，此外，相關(guān)文書(shū)檔案管理人員還現(xiàn)場(chǎng)演示該檢察院的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，與會(huì)人員認(rèn)為該檢察院在文書(shū)檔案管理信息化、挖掘發(fā)揮文書(shū)檔案作用方面有很好的學(xué)習(xí)和借鑒意義，有利于深入貫徹落實(shí)本市檢察機(jī)關(guān)“追趕超越”推進(jìn)會(huì)要求，推進(jìn)全市檢察機(jī)關(guān)檔案工作的順利開(kāi)展，發(fā)揮好檔案工作在服務(wù)大局中的作用。

2.3 創(chuàng)新文書(shū)檔案收集與歸檔工作方式

隨著時(shí)代的變化與發(fā)展，現(xiàn)代化辦公室中也開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們?nèi)粘＾k公離不開(kāi)電腦系統(tǒng)和硬件軟件的支持，對(duì)于文件的收取和傳送從過(guò)去的郵寄變?yōu)槿缃竦膫髡婧袜]件，事業(yè)單位文書(shū)檔案收集與歸檔工作方式也是一樣需要?jiǎng)?chuàng)新。傳統(tǒng)的事業(yè)單位文書(shū)檔案收集與歸檔管理工作存在被動(dòng)，且所有資源信息都存在不定性，甚至遺漏與丟失的現(xiàn)象十分嚴(yán)重，對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)該改進(jìn)傳統(tǒng)的辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔管理工作，建議工作人員主動(dòng)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行收集與歸檔處理。工作人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位中各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系，按照實(shí)際情況制定檔案收集的期限，根據(jù)具體的時(shí)間安排聯(lián)系各個(gè)部門(mén)的相關(guān)人員收取文書(shū)和檔案；對(duì)現(xiàn)有的文書(shū)檔案資料進(jìn)行定期收集整理，檢查檔案資料是否有連續(xù)性，了解其中存在的歷史性，明確檔案的內(nèi)容和事業(yè)單位的發(fā)展方向，方便為接下來(lái)收取的文書(shū)檔案有一定的了解，防止收取的文書(shū)和檔案存在不真實(shí)狀況；工作人員針對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作中存在的問(wèn)題，應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行解決，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和手段提高文書(shū)檔案管理的效率，避免人工因素給工作帶來(lái)失誤，優(yōu)化資源配置，提高資源利用效率。

某事業(yè)單位經(jīng)過(guò)不懈的努力和研究，實(shí)現(xiàn)文書(shū)與檔案管理的“文檔電子一體化”，并大力應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)，在自動(dòng)化網(wǎng)上檔案收集及管理功能的幫助下實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上收集、網(wǎng)上歸檔整理，建立了信息網(wǎng)絡(luò)化管理檔案的管理新模式。同時(shí)使用多媒體全新管理方式，對(duì)所有照片、音像等形式的文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，所有的資料都被收入電子檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，針對(duì)事業(yè)單位的不同部門(mén)，各個(gè)部門(mén)有著各自的權(quán)限，只能看到自己權(quán)利以?xún)?nèi)的文書(shū)檔案，從而極大程度上提高了事業(yè)單位的辦公效率，降低了辦公室文書(shū)檔案管理人員的工作難度。

3 總結(jié)

總而言之，隨著時(shí)代的發(fā)展和人們觀念的變化，事業(yè)單位辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔管理工作得到了人們的廣泛關(guān)注，成為辦公室日常管理工作的關(guān)鍵，加強(qiáng)人們的思想意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，完善相關(guān)文書(shū)檔案管理制度，創(chuàng)新文書(shū)檔案收集與歸檔的工作方式，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位辦公室檔案管理的現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)

[1]王慧.辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）：97.

[2]周家興.淺談辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（23）：57-58.