事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理探討

連帆

摘 要：檔案規(guī)范化管理，在企事業(yè)單位工作有序有效開展，起到很大促進(jìn)作用，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理是檔案管理工作正常開展的重要保障和必要的前提。在檔案管理向現(xiàn)代化方向邁進(jìn)的同時(shí)，規(guī)范化檔案管理任然是現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。所以在事業(yè)單位日常工作中，更應(yīng)該加強(qiáng)對于檔案管理工作的規(guī)范化，和科學(xué)性。本文對事業(yè)單位檔案管理方面一些規(guī)范化的內(nèi)容進(jìn)行了介紹和分析，提出了一些事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的措施和方法，為檔案管理規(guī)范化提供一些參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；事業(yè)單位；管理措施

檔案管理隨著社會發(fā)展應(yīng)用而生，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)模擴(kuò)大，事業(yè)單位人員構(gòu)成日益復(fù)雜，工作人員數(shù)量和以往相比較，在數(shù)量上有很大的增加。因此對于開展檔案管理工作的工作量和難度也會隨之增加。同時(shí)事業(yè)單位在日常工作中會有大量的記錄文件產(chǎn)生，對這些文件進(jìn)行科學(xué)有效的管理，才能夠確保各項(xiàng)工作的順利實(shí)施和開展。

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

1.1 檔案管理工作中檔案收集工作的規(guī)范化管理

在事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案收集工作是檔案管理工作的起點(diǎn)，檔案收集工作完成的情況會直接影響到檔案管理工作質(zhì)量并且會對檔案管理工作產(chǎn)生決定性影響。如果在檔案資料收集過程中，對于資料收集不夠全面，資料反應(yīng)的問題具有主觀性，等等不符合檔案資料收集要求，這樣就會直接影響到檔案管理工作中，對檔案進(jìn)行整理，編目，等等的工作產(chǎn)生影響，甚至在檔案保管環(huán)節(jié)也會出現(xiàn)問題。在事業(yè)單位檔案管理中提倡規(guī)范化管理包括多個(gè)方面內(nèi)容，及檔案管理者在進(jìn)行檔案收集工作時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)和其他相關(guān)部門之間溝通和聯(lián)系，在檔案資料收集內(nèi)容和范圍上達(dá)成一致意見，并且對收集內(nèi)容合理性進(jìn)行全方位的思考。并且對事業(yè)單位在日常工作中產(chǎn)生的文件資料，要經(jīng)過相關(guān)處理部門和文書部處理，才能歸類到檔案管理部門進(jìn)行分類管理和保存。

1.2 在檔案管理工作中對檔案鑒定的規(guī)范性要求

在事業(yè)單位檔案管理工作中，對檔案鑒定以確定檔案保存時(shí)間和保存價(jià)值。以此來處理保存期限已經(jīng)到期或者是已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理的操作。隨著事業(yè)單位工作時(shí)長積累，產(chǎn)生的檔案資料會越來越多，如果不對產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行高效及時(shí)處理就會導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作系統(tǒng)出現(xiàn)無法運(yùn)轉(zhuǎn)的情況。在檔案鑒定工作中，應(yīng)該對檔案資料所反應(yīng)出的實(shí)際價(jià)值或者是收集的檔案資料是否會對事業(yè)單位以后發(fā)展提供幫助，來進(jìn)行檔案是否進(jìn)行保存，或者是銷毀等的操作。檔案管理工作中，對于檔案有效性鑒定，是管理工作中復(fù)雜也是重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。

2 事業(yè)單位中檔案規(guī)范化管理工作的施行措施

2.1 完善相關(guān)檔案規(guī)范化管理的制度

在檔案規(guī)范化管理中，要想使檔案管理能夠高質(zhì)量的實(shí)施，就要完善有關(guān)檔案規(guī)范化管理的相關(guān)制度，首先，要對檔案管理制度進(jìn)行完善。在事業(yè)單位中，對于檔案管理工作而言，發(fā)展的空間是比較小的，再加之相關(guān)事業(yè)單位負(fù)責(zé)人對檔案管理工作不重視，這就會導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)管理制度方面的疏漏，并且在事業(yè)單位中，很少有相關(guān)責(zé)任人會重視檔案管理制度創(chuàng)新和完善工作。這也是絕大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理制度出現(xiàn)問題的根本原因之一。針對這一情況的解決方案，就是要加強(qiáng)相關(guān)負(fù)責(zé)人對檔案管理工作的重視性，并且完善檔案規(guī)范化管理方面相關(guān)的制度，確實(shí)保證在檔案管理工作中，相關(guān)檔案管理人員能夠按照所規(guī)定的相關(guān)制度開展工作。其次，在檔案管理工作中，應(yīng)該建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。隨著互聯(lián)網(wǎng)科技不斷創(chuàng)新和發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對于各個(gè)行業(yè)的影響也越來越深入化，對于檔案管理工作產(chǎn)生的影響也很大，所以在事業(yè)單位檔案管理人員中，應(yīng)該積極利用有關(guān)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，對檔案管理體系逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)檔案管理體系做出研究和探索。同時(shí)將檔案管理工作部門和其他相關(guān)工作部門相聯(lián)系起來，這樣能夠提高檔案管理部門對檔案管理和檔案在其他部門應(yīng)用的水平。

2.2 在檔案管理中，加強(qiáng)對于檔案管理室的建設(shè)。

在當(dāng)下事業(yè)單位中，檔案管理資料一般還是由紙質(zhì)的形式呈現(xiàn)的，這就導(dǎo)致在檔案管理工作中，需要?jiǎng)澐殖鲆欢ǖ目臻g進(jìn)行檔案紙質(zhì)資料的存放和管理。隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案的數(shù)量會越來越多，這樣就會占用大量儲存空間，同時(shí)紙質(zhì)檔案資料受環(huán)境影響因素較大，在潮濕環(huán)境下，容易出現(xiàn)印刷字體失真，或者是發(fā)霉現(xiàn)象的產(chǎn)生。所以事業(yè)單位在選擇檔案資料的保存區(qū)域時(shí)，應(yīng)該充分考慮到環(huán)境對紙質(zhì)資料的影響因素。

2.3 在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)該加強(qiáng)對于檔案資料的保密

在事業(yè)單位檔案管理資料中，會記載一些關(guān)于單位員工的隱私化信息[1]，為了這些信息不被不法分子利用，從而對個(gè)人隱私進(jìn)行侵犯，就要加強(qiáng)對于檔案管理工作保密性的重視。在檔案管理工作中，應(yīng)該給予一定的技術(shù)，資金，以及人員的支持。充分避免因?yàn)樵跈n案管理工作中出現(xiàn)差錯(cuò)，而導(dǎo)致單位員工個(gè)人信息外泄，對當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)或者是其他方面產(chǎn)生損失或者是不良影響。在檔案管理保密性方面，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該加強(qiáng)對于檔案管理的宣傳工作，使事業(yè)單位的所有部門和人員都能夠認(rèn)識到檔案管理的重要性，使其他部門的人員都能夠積極的配合開展檔案資料管理工作，充分提高管理工作流程中的規(guī)范性。其次，對于接觸到檔案資料的檔案管理人員，應(yīng)該充分做好檔案資料的保密工作，完善在檔案管理工作中的保密條款的制定，在檔案資料信息公布程序上，應(yīng)該經(jīng)過相關(guān)人員的嚴(yán)格審查，和當(dāng)事人的確認(rèn)，方可進(jìn)行信息公示。同時(shí)對于檔案資料取閱也要進(jìn)行充分考慮和相關(guān)制度的制定。在多重規(guī)定的保護(hù)下，充分避免檔案信息資料的外泄。同時(shí)，對于一些保存年限久遠(yuǎn)，失去保存價(jià)值的檔案資料，在進(jìn)行銷毀操作時(shí)應(yīng)該確認(rèn)銷毀工作是否進(jìn)行徹底，在這個(gè)過程中，應(yīng)該安排不同部門的多位工作人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確實(shí)保證檔案資料完全銷毀。保證不會出現(xiàn)銷毀不徹底，而出現(xiàn)信息外泄情況的發(fā)生。

2.4 在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)加強(qiáng)對于檔案分類管理的工作

在事業(yè)單位眾多檔案之中，如果不對各種類型檔案進(jìn)行科學(xué)有效的分類，就會對管理工作的實(shí)施造成很大的困難，同時(shí)做好檔案資料的分類工作也是確保檔案歸檔工作流程順利實(shí)施的關(guān)鍵。一般在對檔案資料進(jìn)行分類時(shí)，依據(jù)的主要有先后排列順序，記載實(shí)際情況和內(nèi)容進(jìn)行分類。在分類工作中，應(yīng)該做到在以后檔案資料調(diào)閱和查詢時(shí)，能夠以最快速度找到相應(yīng)的資料。所以在檔案資料分類上，應(yīng)該采取科學(xué)有效的分類方法，根據(jù)檔案實(shí)際內(nèi)容確定好檔案所屬的歸類和歸檔。

3 結(jié)語

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案規(guī)范化管理工作中應(yīng)該從多方面出發(fā)，去考慮影響檔案管理效率和質(zhì)量的因素，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際情況，對這些影響因素做出相對應(yīng)的解決措施，充分實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，并且逐步向檔案管理信息化和自動化方向邁進(jìn)。加強(qiáng)檔案資料的保密性，同時(shí)嚴(yán)格按照相關(guān)制度去執(zhí)行檔案管理工作，確保不會出現(xiàn)因?yàn)槿藶楣芾硎д`導(dǎo)致個(gè)人檔案信息泄露，造成的經(jīng)濟(jì)損失。各個(gè)工作部門相互配合，促使事業(yè)單位檔案管理部門的管理工作能夠有序進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇俠.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：97.