疾控中心檔案管理與檔案利用

劉靜　逄金華

摘 要：隨著社會(huì)發(fā)展和人民生活水平的提高，關(guān)乎人民身體健康的疾病預(yù)防控制工作受到人們?cè)絹碓蕉嗟闹匾?。為了促進(jìn)疾控事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，就有必要加強(qiáng)疾控中心的檔案管理工作，提升檔案質(zhì)量和檔案的利用效率及效果，并有效保護(hù)和利用檔案資源。對(duì)疾控中心的檔案進(jìn)行高質(zhì)高效管理，能夠?yàn)橹行母骺剖壹坝嘘P(guān)單位在進(jìn)行衛(wèi)生防病醫(yī)療信息的查詢時(shí)提供便利。加強(qiáng)對(duì)疾控中心檔案資源的管理，這是國家衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的必然需要。本文就疾控中心檔案管理與檔案利用進(jìn)行有關(guān)的論述。

關(guān)鍵詞：疾控中心 檔案管理 檔案利用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）10-00-01

隨著社會(huì)進(jìn)步與科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)也取得了較大的進(jìn)步，這是人民日益提高的生活水平的重要組成部分，也是國民醫(yī)療需求以及醫(yī)療意識(shí)增強(qiáng)的表現(xiàn)，這些都有效的推動(dòng)了疾控事業(yè)的發(fā)展。與此同時(shí)，疾控中心的檔案 管理和檔案利用也成為了疾控工作中至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，是評(píng)價(jià)一個(gè)國家疾病預(yù)防控制工作水平的重要指標(biāo)。因此，對(duì)疾控中心的檔案管理和檔案利用進(jìn)行論述有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、疾控中心檔案管理的意義

疾控中心的檔案是疾控中心在開展疾病的預(yù)防與控制工作中所形成的重要資料，具有對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、以及為將來著想的作用，具有潛在的價(jià)值意義。具體而言，疾控中心的檔案就是：長(zhǎng)期以來，疾病預(yù)防控制部門在為預(yù)防與控制各種疾病的過程中所形成和積攢下來的具有保存利用價(jià)值的資料。這些檔案資料的形式不一，包括文字、圖像、數(shù)字以及音頻等。類別不一，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等。其中，業(yè)務(wù)檔案又包括：傳染病、慢病、地方病、職業(yè)病、健康教育、計(jì)劃免疫、衛(wèi)生檢驗(yàn)等子類別。其主要的作用就是監(jiān)測(cè)各種疫情以及流行病，對(duì)其進(jìn)行分析，從而創(chuàng)設(shè)安全的公共衛(wèi)生環(huán)境，這是未來人們發(fā)現(xiàn)預(yù)防控制疫情以及流行病的重要依據(jù)。

二、疾控中心檔案管理和檔案利用的現(xiàn)狀及問題

1.缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)

隨著社會(huì)的發(fā)展，國民醫(yī)療衛(wèi)生意識(shí)的增強(qiáng)，疾控事業(yè)在發(fā)展的同時(shí)面臨許多的挑戰(zhàn)。檔案管理是一項(xiàng)十分繁瑣而復(fù)雜的工作，其對(duì)崗位人員的要求比較具體，即檔案管理人員要有足夠的耐心，細(xì)心以及高度的責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神。疾控中心是一種公益性機(jī)構(gòu)，沒有獲取社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。因此，存在檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，在實(shí)際的檔案管理過程中，并沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，也沒有聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，由此造成檔案管理工作的質(zhì)量和效率相對(duì)低下，且檔案資料的安全問題不能保障。

2.檔案管理工作缺乏必要規(guī)范

普遍來說，疾控中心的檔案管理工作缺乏必要的規(guī)范要求，使得在開展檔案管理工作過程中缺乏相對(duì)健全和完善的工作制度和標(biāo)準(zhǔn)約束，這使檔案的收集和整理工作因缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)而造成檔案管理的規(guī)范性較差。從而導(dǎo)致檔案管理人員在檔案查找的過程中，耗費(fèi)大量的勞動(dòng)，使得檔案資料的利用率大大降低，檔案資料所應(yīng)有的作用不能夠得到充分的發(fā)揮。

3.檔案管理信息化水平較低

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得社會(huì)生活的方方面面都離不開信息技術(shù)。加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，有助于提高檔案管理水平和檔案利用效率。但是，就當(dāng)前疾控中心的檔案管理工作來看，傳統(tǒng)的管理模式依然占統(tǒng)治地位，檔案管理的信息化水平相對(duì)較低。大部分的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)上，缺乏存儲(chǔ)設(shè)備以及計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)等各種現(xiàn)代化的管理工具設(shè)備，使檔案管理無法滿足恒濕、恒溫等保存要求，不利于檔案資料的長(zhǎng)久保存。同時(shí)，大部分的檔案資料都是紙質(zhì)文字和圖形資料，還有很多聲像資料，這些資料如受保存條件影響或保存不當(dāng)很容易受到損毀，便無法進(jìn)行修復(fù)和利用，這嚴(yán)重的影響了檔案資料的完整性和安全性。

三、提高疾控中心檔案管理和檔案利用水平的對(duì)策

1.建立和完善檔案管理制度

疾控中心檔案管理和利用水平的提升必須要以相對(duì)健全和完善的檔案管理制度為重要基礎(chǔ)才能保障。因此，疾控中心要加強(qiáng)檔案管理制度的完善工作，為檔案管理工作提供依據(jù)。健全檔案管理工作，就要求明確檔案管理人員的責(zé)任，讓管理人員在自己的職責(zé)范圍內(nèi)開展工作，并建立相對(duì)健全的完善的考核體系，加強(qiáng)對(duì)管理人員進(jìn)行績(jī)效考核，從而有效的調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。同時(shí)，還要制建比較完善的檔案管理規(guī)范，例如對(duì)檔案的屬性以及功能進(jìn)行分類，按照檔案的功效、重要程度以及保存期限進(jìn)行分類歸檔。此外，還要加強(qiáng)檔案資料收集制度的健全和完善，要求中心各科室的檔案管理人員定期進(jìn)行檔案收集及分類立檔，同時(shí)進(jìn)行妥善管理。

2.提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)再教育，使其熟悉并掌握該有的檔案管理知識(shí)，從而提高自己的工作能力，并且要對(duì)其操作計(jì)算機(jī)以及利用網(wǎng)絡(luò)信息的能力進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理人員的素質(zhì)能夠滿足時(shí)代發(fā)展的要求。與此同時(shí)，還要嚴(yán)格管理人員準(zhǔn)入機(jī)制，必須通過專業(yè)的考核，接受必要的崗前培訓(xùn)之后，才能正式上崗。此外，引入一些專業(yè)技術(shù)人員充實(shí)檔案管理的實(shí)力，在工作的同時(shí)，提高管理人員的待遇，從而提升其積極性。

3.提高檔案管理的信息化水平

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展要求檔案管理必須要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，如此才能滿足社會(huì)發(fā)展的需求。信息技術(shù)的應(yīng)用有助于進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理流程，有效提升檔案管理的效率，節(jié)省不必要的人力以及物力的浪費(fèi)。因此，首先要加強(qiáng)信息化管理的硬件建設(shè)，配備存儲(chǔ)設(shè)備、計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)以及存儲(chǔ)軟件等，滿足信息化建設(shè)的設(shè)備條件。其次要保證檔案保存的環(huán)境要滿足規(guī)范的要求，使檔案資料在符合規(guī)范的環(huán)境下得到有效的儲(chǔ)存，從而保證檔案資料的完整性和安全性。

結(jié)語

疾控中心的檔案管理和檔案利用水平的不斷提升是社會(huì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的客觀要求，因此，必須要重視疾控中心的檔案管理工作，從各個(gè)方面為檔案管理以及利用效率的提高打好基礎(chǔ)，從而保證疾控事業(yè)良好有序的發(fā)展。

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