淺談基建檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的作用

于青永

摘 要：在國(guó)家發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的大環(huán)境之下，國(guó)家的整體醫(yī)療水平獲得了很大的提升，同時(shí)也推動(dòng)了各項(xiàng)醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展以及醫(yī)療單位的建設(shè)。在醫(yī)院的發(fā)展過程中，基建檔案管理的重要性不斷凸顯，成為了醫(yī)院優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)，有效開展各項(xiàng)醫(yī)學(xué)研究工作等的重要根據(jù)，在醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)運(yùn)營(yíng)當(dāng)中發(fā)揮著重要作用。醫(yī)院在未來(lái)的發(fā)展建設(shè)當(dāng)中，要注重進(jìn)一步發(fā)揮基建檔案管理的價(jià)值，并對(duì)檔案管理策略進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新，促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展。

關(guān)鍵詞：基建檔案管理；醫(yī)院；發(fā)展；作用；策略

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院各種建設(shè)活動(dòng)的一個(gè)記錄，對(duì)醫(yī)院管理者決策的制定以及醫(yī)院發(fā)展建設(shè)水平的提升有著促進(jìn)和推動(dòng)作用?，F(xiàn)如今醫(yī)院基建檔案已經(jīng)成為了醫(yī)院推進(jìn)工作的有效根據(jù)，在避免醫(yī)院經(jīng)濟(jì)流失等方面發(fā)揮著舉足輕重的作用。在醫(yī)院的穩(wěn)健發(fā)展和改革創(chuàng)新過程中，醫(yī)院要注重從實(shí)際出發(fā)，對(duì)基建檔案管理工作提起高度重視，意識(shí)到其管理價(jià)值的同時(shí)，積極創(chuàng)新基建檔案管理方案，促進(jìn)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的雙重提升。

1 基建檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的作用

1.1 可以為醫(yī)院規(guī)劃建設(shè)提供根據(jù)

醫(yī)院基建檔案記錄著醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的各項(xiàng)資料信息，涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、組織實(shí)施、擴(kuò)建、改建、驗(yàn)收、維護(hù)等多個(gè)領(lǐng)域的內(nèi)容，具備真實(shí)性以及全面性的特征，與此同時(shí)，還包括大量質(zhì)量監(jiān)管等的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，可以動(dòng)態(tài)化的展示醫(yī)院基建項(xiàng)目的實(shí)際情況。特別是在基建檔案當(dāng)中包括了醫(yī)院在項(xiàng)目投資決策前的一系列設(shè)想和論證分析信息，能夠?yàn)獒t(yī)院今后的規(guī)劃建設(shè)提供依據(jù)，使其能夠秉持正確的規(guī)劃建設(shè)原則，在多個(gè)領(lǐng)域有所根據(jù)與參考支持。

1.2 可以避免醫(yī)院經(jīng)濟(jì)流失的問題

基建檔案是醫(yī)院整個(gè)發(fā)展歷史的有效反映與記錄，詳細(xì)細(xì)致的收入了預(yù)算投標(biāo)、合同、洽商、圖紙等多個(gè)方面的信息資料。通過對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合性的分析，能夠讓工程總決算的科學(xué)制定提供重要的根據(jù)。另外，這些資料在形成完整檔案之后，可以成為審計(jì)部門審計(jì)核查過程的當(dāng)中不可缺少的材料，提高審計(jì)工作的質(zhì)量和效率，避免違法活動(dòng)和貪污受賄等活動(dòng)的發(fā)生。而醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的記錄管理和審核能夠?yàn)榻?jīng)濟(jì)流失問題提供控制方法，讓醫(yī)院的廉政建設(shè)獲得更大的成績(jī)。

1.3 可以為醫(yī)院建設(shè)維修提供參考

基建檔案管理除了能夠?yàn)獒t(yī)院未來(lái)規(guī)劃發(fā)展提供根據(jù)，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)流失的控制創(chuàng)造良好條件之外，還可以為醫(yī)院的建設(shè)維修工作提供參考，而且參考價(jià)值是不可替代以及不可忽視的。通過對(duì)基建檔案信息資料進(jìn)行綜合分析，能夠看到這些工程項(xiàng)目建設(shè)的所有內(nèi)容，其中還有著結(jié)構(gòu)、管線等布置的實(shí)際情況以及維修記錄。這樣即使是基建人員離任之后，接下來(lái)的人員也能夠通過對(duì)檔案信息的分析完成接下來(lái)的維修改造工作，提高維修建設(shè)的質(zhì)量以及效率。

2 醫(yī)院提高基建檔案管理水平的策略

2.1 增強(qiáng)基建檔案管理意識(shí)

毋庸置疑，基建檔案管理在醫(yī)院發(fā)展當(dāng)中發(fā)揮著積極作用，更是未來(lái)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)和改革工作全面落實(shí)的重點(diǎn)和要點(diǎn)。而要切實(shí)提高基建檔案管理質(zhì)量，加大創(chuàng)新管理的力度，首先就需要從意識(shí)層面著手，通過提高意識(shí)和改進(jìn)管理思想的方法奠定基建檔案管理水平提升的思想基礎(chǔ)。第一，領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)提高對(duì)基建檔案管理的重視水平，明確檔案管理的突出作用，與此同時(shí)，要加大基建檔案管理工作的投入，通過多方面資金資源注入的方法保證基建檔案管理體系的構(gòu)建，讓醫(yī)院的檔案管理水平更上一層樓。第二，領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理的同時(shí)還需要對(duì)全員的思想理念進(jìn)行正確的引導(dǎo)，讓醫(yī)院全員都能夠認(rèn)識(shí)到自身在基建檔案管理當(dāng)中扮演著重要角色，應(yīng)該主動(dòng)參與其中，進(jìn)而保證檔案管理和醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃相符。在正確檔案管理理念的宣傳推廣當(dāng)中，要注重運(yùn)用多元化的宣傳工具，比方說可以通過醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的方法進(jìn)行正確檔案管理思想的宣傳，可以借助微信、微博等平臺(tái)更加快速方便的進(jìn)行檔案理念的推廣，讓每個(gè)工作人員都能夠在正確思想指引之下優(yōu)化實(shí)際行動(dòng)。

2.2 規(guī)范基建檔案管理制度

基建檔案管理具有極強(qiáng)的綜合性和復(fù)雜性，在這其中涉及到的資料有著豐富的來(lái)源和較大的范圍，如果不能夠嚴(yán)格遵照規(guī)范化的檔案管理流程處理好相關(guān)信息的話，將會(huì)直接影響到檔案信息的真實(shí)性，更會(huì)對(duì)檔案信息的利用產(chǎn)生極大的威脅。面對(duì)這樣的工作現(xiàn)狀，醫(yī)院在推動(dòng)基建檔案管理時(shí)要樹立以制度為先導(dǎo)的工作觀念，積極推動(dòng)規(guī)范化檔案管理制度的建設(shè)，維護(hù)檔案管理的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)也讓各個(gè)參與者密切合作和協(xié)調(diào)配合，確保檔案管理制度的落實(shí)。在檔案管理制度建設(shè)當(dāng)中，要注重對(duì)基建檔案管理步驟與流程進(jìn)行規(guī)范以及準(zhǔn)確的說明，確保檔案管理者嚴(yán)格落實(shí)制度約束當(dāng)中的工作流程和方法，提高檔案管理質(zhì)量。另外要注重對(duì)崗位責(zé)任制度進(jìn)行健全和改進(jìn)，保證每個(gè)工作人員可以各司其職，承擔(dān)相應(yīng)的崗位職責(zé)，擔(dān)負(fù)起基建檔案管理創(chuàng)新的責(zé)任。另外，醫(yī)院還可以制定激勵(lì)制度，為檔案管理制度的落實(shí)提供制度保障，營(yíng)造和諧的檔案管理環(huán)境。

2.3 建設(shè)基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)

醫(yī)院基建檔案當(dāng)中包括的信息資料非常的龐大，如果出現(xiàn)疏忽問題就會(huì)造成信息資料遺漏，在對(duì)這些資料進(jìn)行開發(fā)利用的過程中也會(huì)出現(xiàn)漏洞和問題，從而埋下隱患。為了避免這一問題的發(fā)生，醫(yī)院要注意對(duì)基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行建設(shè)，一方面要把參與基建工作的職能部門聯(lián)系成一個(gè)工作網(wǎng)絡(luò)，便于檔案信息的收集和管理。在醫(yī)院的基建工作實(shí)施當(dāng)中，有著較長(zhǎng)的周期以及比較復(fù)雜的合作關(guān)系，多個(gè)部門都有參與，所以需要在部門和人員之間進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，健全檔案管理的工作網(wǎng)，維護(hù)檔案信息的完整性和真實(shí)性，通過部門間的協(xié)調(diào)配合和互相支持優(yōu)化基建檔案的管理狀態(tài)，改變檔案服務(wù)。另一方面，醫(yī)院在基建檔案管理當(dāng)中，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代科技的應(yīng)用，特別是要將現(xiàn)代信息技術(shù)融入其中，實(shí)現(xiàn)信息化的基建檔案管理，打造檔案管理的信息系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化以及智能化的檔案管理。而在選取信息化管理軟件時(shí)，必須考慮到醫(yī)院基建檔案管理的具體需要，分析醫(yī)院的整體條件和水平，為醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)注入活力。

2.4 提高檔案管理人員能力

當(dāng)管理人員的素質(zhì)能力是影響醫(yī)院基建檔案管理成效的關(guān)鍵要素，要對(duì)現(xiàn)階段不適應(yīng)基建檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新改革，探索出更加先進(jìn)有效的管理方法，就應(yīng)該從提高檔案管理人員的素質(zhì)水平著手，打造一支綜合素質(zhì)和實(shí)踐操作能力高的檔案管理團(tuán)隊(duì)，使得他們能夠更加系統(tǒng)全面的服務(wù)于醫(yī)院的檔案管理。第一，醫(yī)院要注意挖掘和增強(qiáng)檔案管理者的效能，對(duì)其進(jìn)行多元化和綜合性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得檔案管理者能夠明確自己的工作職責(zé)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)的操作處理能力。由于信息化檔案管理是未來(lái)檔案發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，也是當(dāng)前基建檔案管理改革的重要突破口，所以在培訓(xùn)當(dāng)中要涉及到信息化管理的內(nèi)容，提高檔案管理者對(duì)信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用能力，使其能夠不斷拓展專業(yè)視野。第二，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的業(yè)務(wù)考核，制定完善的考核以及培訓(xùn)機(jī)制，激勵(lì)廣大檔案管理人員自覺改進(jìn)工作方法和提高個(gè)人綜合素質(zhì)，以便最大化的滿足醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要，將個(gè)人價(jià)值的實(shí)現(xiàn)和醫(yī)院的整體發(fā)展融為一體。

3 結(jié)語(yǔ)

在我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)迅猛發(fā)展和全面改革的大環(huán)境下，醫(yī)院基建檔案在醫(yī)院建設(shè)和未來(lái)發(fā)展過程當(dāng)中的重要作用與地位逐步凸顯出來(lái)，以目前已經(jīng)成為醫(yī)院管理體系當(dāng)中不可或缺的組成部分。所以，醫(yī)院要注意做到與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求和醫(yī)院發(fā)展的戰(zhàn)略需要對(duì)基建檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和革新，樹立正確的管理意識(shí)，規(guī)范檔案管理制度，建設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)以及提升檔案管理人員素質(zhì)，保證醫(yī)院穩(wěn)健持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]高紅艷.醫(yī)院基建檔案管理在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的作用[J].人力資源管理，2016，（1）：172-173.

[2]沈麗嬌.醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理研究[J].城建檔案，2017，（1）：402-403.

[3]金路.基建檔案在醫(yī)院發(fā)展中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（2）：132.