新時期如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

石春梅

摘 要：在事業(yè)單位中檔案管理工作是整個管理體系的重要環(huán)節(jié)，這真實的記錄了事業(yè)單位的真實活動，所以事業(yè)單位的管理者必須加大對其重視力度。文章從新的歷史階段出發(fā)，研究了開展事業(yè)單位檔案管理工作的措施，為相關(guān)的工作人員提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策

檔案管理工作在整個事業(yè)單位發(fā)展中具有重要意義，體現(xiàn)了事業(yè)單位的真實狀況。在新時期的背景下，檔案管理工作更有價值，所以必須做好檔案資源的收集工作，有利于事業(yè)單位更好的發(fā)展。不過，因為事業(yè)單位并沒有真正重視檔案管理工作，導致整體的工作效率低下，在這樣的背景下必須完善現(xiàn)代檔案管理制度，實現(xiàn)信息化建設工作，下面是筆者進行的具體分析。

1 當前事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

1.1 檔案收集工作不合理

在收集必要的檔案信息時，工作人員缺乏工作積極性，沒有樹立正確的意識，在進行歸檔工作時沒有按照要求進行，導致檔案的歸檔不合理，整個檔案保存工作存在一定的不合理現(xiàn)象。另外，在進行檔案的管理時一些單位經(jīng)常講活動行程的文書、音響和照片放在一起，或者是不按照標準進行分類整理，這樣給后續(xù)的工作帶來了一定的麻煩。

1.2 檔案管理條件不合理

從現(xiàn)在來看很多事業(yè)單位的檔案室設置不合理，僅僅在辦公室內(nèi)部設置檔案室，這樣一來整個檔案管理工作受到影響，而通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位不僅沒有設置專門的檔案室，在檔案的使用過程中也存在著丟失和損壞的現(xiàn)象。

1.3 檔案管理者的水平較低

事業(yè)單位的檔案管理工作時非常系統(tǒng)的，這對相關(guān)的管理者提出了更高的要求，一方面要具備一定的專業(yè)知識，另一方面還要具備一定的思想道德品質(zhì)，保障遵守紀律。對于事業(yè)單位來說，很多檔案管理人員都經(jīng)常換動工作，很難真正研究學習專業(yè)的檔案管理知識，不利于后續(xù)工作的進行。

2 事業(yè)單位檔案管理的策略分析

對于事業(yè)單位來說，在進行業(yè)務活動時，檔案資料是非常重要的資料，只有及時的收集信息和資料，完善事業(yè)單位的檔案系統(tǒng)才可以促進事業(yè)單位更好的發(fā)展，下面是筆者進行的具體分析。

2.1 做好事業(yè)單位檔案收集和整理工作

在進行管理工作時，相關(guān)的工作人員要及時收集信息，不能有任何資料缺失的現(xiàn)象出現(xiàn)。另外，要保證檔案收集的完整性，不能單純依靠具體的制度，還要和事業(yè)單位的實際相結(jié)合，另外，要在內(nèi)部重點宣傳檔案收集工作的重要性，增強管理者的檔案收集意識，并不斷培養(yǎng)和增強檔案管理人員的工作熱情，使他們能夠重視檔案規(guī)黨制度，并且貫徹執(zhí)行這些制度。

在進行檔案的整理過程中要實現(xiàn)其規(guī)范化整理，這樣可以更好的查閱檔案信息，做好利用工作。在整理檔案時，要嚴格按照檔案裝訂、檔案分類、檔案編排、檔案編號、檔案編目以及檔案裝盒的順序進行，需要注意的是，在整理的過程中，對于不同載體、不同形式以及不同保管期限的檔案一定要分類整理，分別存放，不能夠混淆。例如對于照片、視頻以及文字資料檔案，就需要分別進行整理和保管。

2.2 不斷完善健全檔案制度

在傳統(tǒng)的發(fā)展理念中，事業(yè)單位認為檔案管理工作并沒有什么好處，所以很多事業(yè)單位在開展工作時沒有完整的收集檔案材料和信息，不利于有關(guān)領導制定科學的決策，不利于單位的發(fā)展。在這樣的背景下，要不斷完善相關(guān)的檔案管理制度，具體來看，要從以下幾個角度出發(fā)采取措施：第一，要提高內(nèi)部工作人員的工作意識，加大對事業(yè)單位管理的宣傳力度，這樣可以體現(xiàn)出檔案管理工作的重要意義；第二，要根據(jù)事業(yè)單位的不同工作任務、不同部門，制定不同的檔案管理規(guī)范要求和制度，使得事業(yè)單位的檔案管理可以更有序、更規(guī)范。例如人事檔案管理要包括單位員工的基本信息、工作狀態(tài)、工作情況等；財務檔案管理則主要是單位的財務狀況、財務報表等內(nèi)容；第三，要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，由于現(xiàn)在的檔案信息數(shù)量總額不斷增大，所以要充分的利用這些檔案信息，推動事業(yè)單位更好的發(fā)展，因此要完善現(xiàn)在的檔案管理制度，將檔案管理看成動態(tài)過程，及時進行檔案的收集、補充、整理、材料鑒別、材料的移交、各種檔案資源的借閱等過程進行規(guī)范，從而使得檔案管理工作可以順利推進。

2.3 提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平

伴隨著科學技術(shù)水平的提高，數(shù)字化發(fā)展是現(xiàn)在發(fā)展的重要趨勢，與此同時，因為人們的生活方式變化，數(shù)字化建設對檔案管理工作具有重要意義。具體來看，要從以下幾個角度采取措施：第一，必須完善事業(yè)單位的檔案管理信息化基礎設備，在具體的發(fā)展過程中，通過完整的信息管理體系和計算機可以更好的開展檔案管理工作；第二，要加強對信息化管理技術(shù)的推廣，在事業(yè)單位發(fā)展過程中，要加強對檔案管理信息系統(tǒng)的完善，并且加強會計檔案管理人員的培訓教育，使得會計檔案管理人員能夠加強對信息技術(shù)的認知，對于錄入檔案管理信息系統(tǒng)中的各種檔案資料，必須對檔案模式進行規(guī)范，事業(yè)單位要統(tǒng)一各種檔案資源的格式，檔案工作人員按照統(tǒng)一的規(guī)范要求進行檔案收集、整理、存儲，從而提高檔案管理水平。

2.4 培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才

對于事業(yè)單位來說，檔案管理工作依賴專業(yè)的高素質(zhì)人才，這些工作人員不僅要具備一定的檔案管理知識，還要有較高的思想水平。在新的歷史發(fā)展階段，事業(yè)單位檔案管理需要專業(yè)的信息化技術(shù)人才，所以在事業(yè)單位發(fā)展過程中，必須要建立一支專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理隊伍，具體來看要從以下幾個角度出發(fā)采取措施：第一，要引進高素質(zhì)的檔案管理者，充分重視檔案管理工作；第二，要和高校一起合作完善檔案管理隊伍，招聘更多專業(yè)人員開展檔案管理工作；第三，要加強對檔案管理人員的培訓教育，在日常檔案管理過程中，加強檔案管理人員的技術(shù)水平教育，提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，并且加強思想道德教育，提高其責任意識、使命意識，完成檔案管理的相關(guān)任務。

2.5 設置事業(yè)單位檔案室

通過事業(yè)單位的檔案室可以營造良好的檔案保護環(huán)境，為了推動工作進行，就要制定檔案室來保護和管理檔案，這樣可以提高檔案保管的安全性。換句話說，檔案是事業(yè)單位的寶貴財富，因此，設置良好的檔案保存環(huán)境至關(guān)重要。在設置了檔案室以后，必須重視庫房管理工作，通過先進的檔案設備可以和檔案管理標準相符合。另外，要設有系統(tǒng)化且科學化的檔案管理方法，配有專業(yè)化的檔案保管人員，提升檔案保管的安全性。特別要注意的是，必須要保證檔案流動過程的安全性，在事業(yè)單位使用檔案的過程中，管理者一定要做好安全防護工作，防止在這個過程中出現(xiàn)檔案損壞或者丟失的現(xiàn)象，使用過程里要謹慎小心，保護好檔案。

3 結(jié)束語

通過上面的分析可以得知，我國的事業(yè)單位必須做好改革工作，但是現(xiàn)在的事業(yè)單位經(jīng)濟結(jié)構(gòu)愈加復雜化，加上具體的業(yè)務活動種類繁多，檔案信息數(shù)量越來越多。在事業(yè)單位發(fā)展過程中，必須從思想上加大重視力度，更好的收集和處理信息，并且不斷完善事業(yè)單位檔案管理制度，建立事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)，提高檔案管理水平，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更多充足的數(shù)據(jù)支持。文章通過分析現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，有針對性的提出了做好事業(yè)單位檔案管理的措施，為相關(guān)的工作人員提供參考和借鑒。

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