大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化研究

苗青

摘 要：大數(shù)據(jù)是一種基于互聯(lián)網(wǎng)信息科技的從多個(gè)渠道搜集而來的龐大數(shù)據(jù)組，它具有實(shí)時(shí)性。習(xí)近平總書記在中共中央政治局第二次集體學(xué)習(xí)時(shí)強(qiáng)調(diào)：“大數(shù)據(jù)發(fā)展日新月異，我們應(yīng)該審時(shí)度勢(shì)、精心謀劃、超前布局、力爭主動(dòng)，推動(dòng)實(shí)施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，加快完善數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施，將數(shù)字中國的建設(shè)更好地服務(wù)于我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民生活改善?！睂n案管理融入大數(shù)據(jù)時(shí)代之中，對(duì)于檔案管理的發(fā)展有著重要意義。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；模式

眾所周知，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理已經(jīng)越來越朝向更加開放、更加多元化方向發(fā)展。與傳統(tǒng)的檔案管理相比而言，面臨著更多的安全性風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)，因此，需要加大對(duì)檔案管理中潛在的安全隱患的排查力度，提高檔案管理的準(zhǔn)入制度及監(jiān)管制度，最大限度的保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

1 大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的影響

1.1 提升了檔案保存質(zhì)量

在大數(shù)據(jù)時(shí)代之前，傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保管，這種保管方式相對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代的硬盤、云盤等保管形式來說風(fēng)險(xiǎn)比較大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在受到火災(zāi)、水災(zāi)等意外情況時(shí)會(huì)在一定程度上受到永久性的缺失或損壞。尤其是對(duì)于一些比較重要的檔案，比如不動(dòng)產(chǎn)檔案，由于檔案中記載的不動(dòng)產(chǎn)所有人的所有權(quán)限可能幾十年才會(huì)更換一次，因此在長時(shí)間的保存過程中很容易因?yàn)槌睗竦惹闆r造成字跡的模糊或紙質(zhì)老化現(xiàn)象，影響到檔案的查閱。而大數(shù)據(jù)時(shí)代則改為了基于大數(shù)據(jù)平臺(tái)上的云盤、硬盤等儲(chǔ)蓄方式，這些方式有效提升了檔案的保存質(zhì)量，延長了檔案保存時(shí)間。

1.2 提高了檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理是依靠人力對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和歸納，一旦檔案資料在一定時(shí)間內(nèi)未能進(jìn)行歸納整理，造成大量的堆積，那么檔案管理工作將會(huì)變得非常耗時(shí)耗力，在一定程度上增加了檔案管理成本。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案是記載于數(shù)據(jù)平臺(tái)上的，通過信息技術(shù)的應(yīng)用可以高效地處理相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，且這樣整理出來的數(shù)據(jù)出錯(cuò)率非常小，大大提高了檔案管理工作效率。

1.3 降低了檔案管理成本

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)在最近幾年的熱度一直未減，而關(guān)于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理數(shù)據(jù)量也在不斷地增加。由于檔案袋需要將相關(guān)信息資料進(jìn)行長時(shí)間的保管，因此對(duì)于紙張質(zhì)量的要求比較高，且大量的檔案占用了大量的存放空間，這加大了檔案管理成本。通過大數(shù)據(jù)可以對(duì)檔案以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行保存和處理，在節(jié)省存放空間的同時(shí)可以減少檔案紙張的使用，降低了檔案管理成本。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的對(duì)策

2.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代做好電子檔案歸檔工作

要做好現(xiàn)階段電子檔案歸檔系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的融合，加強(qiáng)電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的全程控制，按照公文起草、簽發(fā)、擬辦的過程存儲(chǔ)形成的電子檔案，確保公文類電子檔案內(nèi)容齊全。對(duì)于專業(yè)類電子檔案，應(yīng)由國家檔案局會(huì)同專業(yè)部門，分門別類地制定有關(guān)專業(yè)類電子檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保專業(yè)類電子檔案的系統(tǒng)配置、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的盡快落實(shí)。

2.2 創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)價(jià)值開發(fā)和利用理念

要適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，在數(shù)據(jù)檔案價(jià)值開發(fā)利用中，不斷創(chuàng)新理念，牢固樹立大開放、大檔案和大服務(wù)理念。第一，要牢固樹立檔案數(shù)據(jù)價(jià)值開發(fā)的大開放理念，通過傳統(tǒng)檔案開發(fā)技術(shù)和現(xiàn)代傳播技術(shù)的利用，主動(dòng)把檔案數(shù)據(jù)信息推送和發(fā)送到檔案開發(fā)和利用者手中，促使檔案數(shù)據(jù)和信息可以通過大開放理念的輸入，得以充分利用。第二，要牢固樹立檔案數(shù)據(jù)價(jià)值開發(fā)的大檔案理念，通過對(duì)檔案資源的有效整合，特別是要更加注重對(duì)檔案數(shù)據(jù)和信息的獲取、分析和挖掘，通過各種挖掘工具的使用，使檔案數(shù)據(jù)更加真實(shí)、全面和客觀，使檔案中所反映的信息更加真實(shí)、全面和客觀，更好地為社會(huì)提供檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)。第三，要牢固樹立檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的大服務(wù)理念。在檔案數(shù)據(jù)價(jià)值開發(fā)過程中，以用戶需求為導(dǎo)向，提供適銷對(duì)路的檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)產(chǎn)品，為社會(huì)各界提供參考，使檔案數(shù)據(jù)價(jià)值開發(fā)和利用的范圍更為廣泛，層次不斷提升。

2.3 加大投入力度，完善檔案基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)

為了使檔案管理具備大時(shí)代特征，資金是基礎(chǔ)，唯有大量資金投入，才能夠?yàn)閷?shí)際管理提供可靠的設(shè)備及先進(jìn)的技術(shù)支持。實(shí)踐中檔案的有效保護(hù)需要相應(yīng)的設(shè)備，如：空調(diào)、除濕、防蟲等設(shè)備，同時(shí)，檔案現(xiàn)代化管理要充分發(fā)揮各種相關(guān)技術(shù)的作用，借助計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等，對(duì)檔案資料進(jìn)行上傳、存儲(chǔ)、查閱等，在此基礎(chǔ)上，不僅減少了人員工作量，還確保了工作效率與質(zhì)量，此外，控制了管理成本，使檔案管理更趨于節(jié)約化、一體化及精準(zhǔn)化。為了與時(shí)俱進(jìn)，企事業(yè)單位要適當(dāng)加大這一方面的投入力度，使檔案管理擁有適宜的設(shè)備與技術(shù)，其大數(shù)據(jù)特點(diǎn)也將更加顯著。

2.4 大數(shù)據(jù)時(shí)代企事業(yè)檔案管理模式變化之檔案安全系數(shù)的變化

用戶在考慮對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料的安排時(shí)，最擔(dān)心的問題就是它們的安全性，也就是其安全系數(shù)的高低，畢竟檔案的安全性高于一切。如果檔案資源的安全性不高，那么其他的優(yōu)點(diǎn)都是蒼白無力的。大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)是數(shù)據(jù)的數(shù)量大、種類繁多，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的處理速度也比較快，這些特點(diǎn)給檔案數(shù)據(jù)資料的管理帶來了新的機(jī)遇以及新的挑戰(zhàn)。我們知道，隨著信息大爆炸時(shí)代的到來，檔案數(shù)據(jù)資料的類型和數(shù)量幾乎以指數(shù)的形式增長，這也給檔案的管理方式提出了更高的要求。而傳統(tǒng)對(duì)紙質(zhì)版檔案的保護(hù)，僅僅依靠“八防措施”就足夠了。與過去相比，檔案數(shù)據(jù)資料受到損害的概率增加了，但與此同時(shí)，針對(duì)這些可能發(fā)生的安全問題，相應(yīng)的安全保護(hù)措施也更多了。例如云端備份等等，都在一定程度上保證了檔案數(shù)據(jù)資料不會(huì)被一次性摧毀或者丟失等事情的發(fā)生，提高了檔案數(shù)據(jù)資料的安全系數(shù)。

2.5 優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，注入新鮮血液

我國的檔案管理人員結(jié)構(gòu)基本為“老齡化多、中年人少、年輕人無”的狀態(tài)。因?yàn)槲覈鴻n案管理人員長期處于弱勢(shì)，所以投身檔案管理工作的人才非常少，很少有年輕人愿意從事檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作對(duì)人才的要求提出了更高的要求，如果沒有人才參與其中，那么信息化就無從談起。所以，檔案管理工作人員年齡結(jié)構(gòu)的優(yōu)化是大數(shù)據(jù)時(shí)代開展檔案管理工作的重要前提，應(yīng)把現(xiàn)在“老齡化多、中年人少、年輕人無”的年齡結(jié)構(gòu)改變?yōu)椤澳贻p人為主、中年人為輔、老年人參與”的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)。

2.6 提高檔案管理的準(zhǔn)入制度與監(jiān)管制度

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理已經(jīng)越來越朝向更加開放、更加多元化方向發(fā)展。與傳統(tǒng)的檔案管理相比而言，面臨著更多的安全性風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)，因此，需要加大對(duì)檔案管理中潛在的安全隱患的排查力度，提高檔案管理的準(zhǔn)入制度及監(jiān)管制度，最大限度的保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。避免由于檔案信息泄露、檔案信息走失而為單位造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。可見，檔案管理疏漏會(huì)造成不可逆轉(zhuǎn)的嚴(yán)重后果。一定要及時(shí)的引進(jìn)國際前沿的檔案管理技術(shù)，最大限度的避免檔案信息數(shù)據(jù)的漏洞，不給不法分子以有機(jī)可乘的機(jī)會(huì)，并格外加強(qiáng)對(duì)保密檔案數(shù)據(jù)信息的管理。

3 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作同時(shí)面臨著挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案管理工作要想乘著“大數(shù)據(jù)”這陣東風(fēng)發(fā)展起來，就必須要充分利用現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行不斷地調(diào)整、革新，樹立一個(gè)新的發(fā)展方向，充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，為國家的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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