檔案管理工作的重要性及存在問(wèn)題對(duì)策探討

盛久彪

摘 要：檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，它在社會(huì)制度的運(yùn)行過(guò)程中，扮演著重要的角色。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，一定要與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，建立完善的管理制度，并采用新制度、新方法保證檔案管理工作能夠得到持續(xù)發(fā)展?；诖耍疚木蜋n案管理工作的重要性及存在問(wèn)題對(duì)策進(jìn)行了分析探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；存在問(wèn)題；問(wèn)題對(duì)策

檔案材料表現(xiàn)出真實(shí)性、廣泛性以及豐富性的基本特征，做好檔案管理工作是幫助各單位提高檔案資源利用效率，促進(jìn)檔案材料價(jià)值提升的重要方式。通過(guò)本文的研究，我們更應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，依靠科學(xué)的策略來(lái)促進(jìn)單位檔案管理水平的不斷提升，從而實(shí)現(xiàn)單位的持續(xù)健康發(fā)展。

1 檔案管理工作的重要性

一方面，檔案管理工作是否能夠高效科學(xué)地開(kāi)展在很大程度上反映了單位實(shí)際發(fā)展情況和內(nèi)部管理水平。單位在自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中必然會(huì)有諸多業(yè)績(jī)成果，而它們都會(huì)被記錄到檔案材料中來(lái)，要更加深入地掌握和了解單位的歷史發(fā)展情況，查詢檔案是一種有效而快速的手段，因此各單位的持續(xù)健康發(fā)展必須要依靠檔案管理工作。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，在新時(shí)期新形勢(shì)下我們必須要盡快轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念，積極改革創(chuàng)新檔案管理方法，讓檔案資料能夠更加真實(shí)準(zhǔn)確地反映單位發(fā)展的具體情況，真正把檔案管理和單位內(nèi)部管理聯(lián)系起來(lái)，從而確保各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。綜上，開(kāi)展好檔案管理工作對(duì)推動(dòng)單位持續(xù)發(fā)展而言具有非常重要的意義。國(guó)家要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作的重視，對(duì)檔案管理工作要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這樣就可以使各個(gè)政府部門之間在檔案管理方面聯(lián)合起來(lái)，可以使其達(dá)到資源共享，使檔案管理工作更加的完善，讓檔案管理工作更好的為民眾服務(wù)。同時(shí)引進(jìn)相關(guān)的檔案法律法規(guī)，對(duì)檔案管理工作做到更加的規(guī)范，使檔案管理工作更加的科學(xué)合理，加深民眾對(duì)政府的好感，促進(jìn)社會(huì)的和諧與穩(wěn)定。

另一方面，檔案材料是各單位在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中逐漸積累形成的，是對(duì)過(guò)去各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)客觀記錄，對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策具有十分重要的輔助作用。單位領(lǐng)導(dǎo)和管理者能夠借助于對(duì)檔案材料的分析和研究，對(duì)單位過(guò)去工作不斷總結(jié)，積極吸取借鑒之前的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)結(jié)合當(dāng)前本單位的實(shí)際發(fā)展情況制定出更加科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，做出更加正確的管理決策。

2 檔案管理工作存在的問(wèn)題

很多部門，大家各司其職，都在自己的崗位上努力工作，但因?yàn)椴块T的多樣化，使得我國(guó)的社會(huì)保障制度，形成了分散型的制度。養(yǎng)老的歸一個(gè)部門管，發(fā)福利的歸另一個(gè)部門管，發(fā)保險(xiǎn)還有自己相應(yīng)的政府部門去負(fù)責(zé)，這樣如此多的管理機(jī)構(gòu)，對(duì)于一個(gè)人去辦理相關(guān)事務(wù)的時(shí)候，各種問(wèn)題和矛盾就會(huì)浮出水面。例如：因?yàn)槲覈?guó)的管理機(jī)構(gòu)分化的過(guò)于細(xì)致，導(dǎo)致我們?cè)诹私庖粋€(gè)公民檔案管理情況時(shí)就需要跑多個(gè)地方，許多部門，這樣不僅會(huì)給政府部門增加工作量，也會(huì)給許多公民，帶來(lái)許多麻煩，并需要付出許多時(shí)間。另一方面，由于檔案管理工作過(guò)于分散，也會(huì)給國(guó)家對(duì)人才管理造成一定的影響。就是因?yàn)檫@種分散性的檔案管理工作，沒(méi)有辦法及時(shí)的反映他們的這種情況，因此也沒(méi)有解決這方面的問(wèn)題，這就使再就業(yè)的職工們，依然可以拿著國(guó)家的保證金，這樣，就會(huì)使國(guó)家財(cái)力受到損失，造成資源的浪費(fèi)；另一方面，真正需要的人又會(huì)因此被耽擱，這樣就會(huì)影響他人利益，也會(huì)使民眾的利益，不能得到保障，這就會(huì)影響社會(huì)的和諧穩(wěn)定。雖然檔案管理對(duì)于企業(yè)和職工均意義重大，企業(yè)對(duì)于檔案管理的工作也越來(lái)越重視，但企業(yè)的檔案管理工作仍然存在很多的不足。

2.1 檔案缺失現(xiàn)象嚴(yán)重

檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期積累的過(guò)程，由于長(zhǎng)期的工作缺失使得一些基礎(chǔ)性的資料已不完整甚至無(wú)法彌補(bǔ)。例如一些原始資料丟失，已經(jīng)不可能找回。

2.2 企業(yè)舊的管理模式限制了檔案管理工作的開(kāi)展

在日常管理過(guò)程中，由于部門眾多，職責(zé)重復(fù)，造成檔案管理權(quán)力交叉，互相推諉。這在國(guó)有大型企業(yè)中表現(xiàn)得尤為明顯。檔案缺乏統(tǒng)一的管理造成資料丟失、資料不完整甚至出現(xiàn)矛盾的情況。

2.3 檔案管理工作受決策層主觀因素的影響

檔案管理工作是對(duì)企業(yè)的客觀反映，不應(yīng)受到外界其他因素的影響。但現(xiàn)實(shí)中，一些決策層為了自身的利益而故意干預(yù)檔案管理工作，使得檔案管理工作失真，對(duì)企業(yè)后續(xù)的發(fā)展產(chǎn)生了錯(cuò)誤的引導(dǎo)。企業(yè)檔案管理存在的這些問(wèn)題必須要引起企業(yè)相關(guān)人員和管理部門的足夠重視。檔案管理工作是一個(gè)持續(xù)積累的過(guò)程，為企業(yè)的發(fā)展和人才的選拔提供了重要的依據(jù)。檔案管理工作的重要性不言而喻。企業(yè)要做好檔案管理工作必須建立科學(xué)的管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。檔案管理工作不能停留在表面，要深入扎實(shí)地開(kāi)展工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要給予充分的支持和監(jiān)督，以客觀的態(tài)度對(duì)待檔案管理工作。

3 檔案管理工作問(wèn)題對(duì)策與建議

3.1 提高檔案管理團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)

檔案管理團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)水平關(guān)系到檔案管理工作的大局，過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力是關(guān)鍵，關(guān)系到工作人員能否順利完成檔案管理工作，并且保證其質(zhì)量。其次綜合素質(zhì)水平不容忽視，新時(shí)代對(duì)于人才的要求越來(lái)越高。建議檔案部門必須重視人才培訓(xùn)與培養(yǎng)，定期組織一些專業(yè)培訓(xùn)，給廣大檔案管理工作者創(chuàng)造好的學(xué)習(xí)環(huán)境和平臺(tái)，增加學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。同時(shí)通過(guò)培訓(xùn)也有利于增加同事之間的感情交流，也可以在培訓(xùn)期間組織一些小的團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，比如知識(shí)競(jìng)賽等，培養(yǎng)大家團(tuán)隊(duì)精神，激發(fā)檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)熱情，從而提高其業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)，為檔案管理工作的順利開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)。

3.2 提高檔案信息化管理水平，服務(wù)現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展

檔案管理向信息化發(fā)展轉(zhuǎn)型是時(shí)代發(fā)展的迫切要求，檔案管理部分必須認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化發(fā)展的重要性，積極組織關(guān)于檔案管理信息化手段的培訓(xùn)，讓廣大檔案管理工作者首先要認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，然后積極學(xué)習(xí)檔案管理信息化的具體操作，嚴(yán)肅對(duì)待檔案管理信息化問(wèn)題。一旦檔案管理信息化走向正軌，將會(huì)大大提高檔案管理信息化的工作水平，可以規(guī)避掉很多傳統(tǒng)檔案管理的弊端，為我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展帶來(lái)新氣象。

3.3 加大經(jīng)費(fèi)投入，促進(jìn)檔案管理方式的創(chuàng)新

經(jīng)費(fèi)投入是保證檔案管理工作健康發(fā)展的關(guān)鍵，檔案庫(kù)有著豐富的信息資源，但是相對(duì)于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫?huì)感到庫(kù)藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以，必須在充實(shí)庫(kù)藏內(nèi)容，提高庫(kù)藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的地采集用戶的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化，及時(shí)準(zhǔn)確地為用戶提供服務(wù)。

3.4 加大檔案管理重要性的宣傳力度，提高檔案管理工作地位

檔案管理工作的重要性相信大家通過(guò)本文已經(jīng)了解，希望各地支持檔案管理工作，重視檔案管理工作。同時(shí)檔案管理部門本身也要加強(qiáng)自身建設(shè)和學(xué)習(xí)，多組織一些活動(dòng)，讓更多的人了解檔案管理，意識(shí)到檔案管理的重要性。建議檔案管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部也要多組織活動(dòng)，培養(yǎng)大家團(tuán)結(jié)一致，兢兢業(yè)業(yè)的工作精神不斷提高檔案管理團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)能力，重視自身工作，各司其職。

4 結(jié)語(yǔ)

本文從檔案管理的社會(huì)意義以及對(duì)企業(yè)自身的發(fā)展來(lái)說(shuō)明了檔案管理工作的重要性，同時(shí)對(duì)檔案管理存在的問(wèn)題以及解決方法等進(jìn)行了論述。希望能夠引起社會(huì)的足夠重視，繼而通過(guò)社會(huì)各界的共同努力來(lái)提高我國(guó)檔案管理的整體水平。

參考文獻(xiàn)

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