簡(jiǎn)論檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)的深化與應(yīng)用

馬小峰 高強(qiáng)

摘 要：檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)覆蓋了有關(guān)企業(yè)檔案管理一體化的綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)由縱向貫通、到橫向集成和高度共享的過程。檔案管理系統(tǒng)的深化與應(yīng)用是企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化

縱觀檔案歷史發(fā)展的長(zhǎng)河，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。

1 檔案管理系統(tǒng)深化應(yīng)用背景

中國(guó)石油加快信息化發(fā)展的總體部署，努力創(chuàng)建“共享石油”理念的國(guó)際化現(xiàn)代能源公司。中國(guó)石油集團(tuán)公司高度重視檔案管理工作，并將其納入公司“十一五”階段信息化建設(shè)工作當(dāng)中，大力推進(jìn)檔案管理信息化。中石油檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目于2008年12月正式啟動(dòng)，歷經(jīng)完成了需求分析、差異分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)、試點(diǎn)實(shí)施、全面推廣、用戶培訓(xùn)及上線運(yùn)行等階段，于2011年12月在集團(tuán)公司總部及所屬企事業(yè)單位上線應(yīng)用。目前，集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)已成功嵌入公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，并在地區(qū)分公司全面推廣應(yīng)用。

2 檔案管理系統(tǒng)深化應(yīng)用的目標(biāo)

按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理系統(tǒng)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過程的記錄。

用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、項(xiàng)目建設(shè)、落實(shí)政策、個(gè)人取證等不同目的進(jìn)行檔案檢索。檔案管理系統(tǒng)內(nèi)嵌智能索檢平臺(tái)，在檢索的同時(shí)對(duì)信息進(jìn)行理解，主要完成檔案內(nèi)容資源的各項(xiàng)分析服務(wù)，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內(nèi)容提煉等，從無序的海量數(shù)據(jù)中，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律，進(jìn)一步提高檔案資源的利用價(jià)值。

3 檔案管理系統(tǒng)深化應(yīng)用的實(shí)施步驟

第一步：引用文件連續(xù)體模型。

引用文件連續(xù)體模型（Records Continuum）的前提是將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對(duì)于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理系統(tǒng)的接口，使系統(tǒng)能自動(dòng)獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸；第三，對(duì)于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的前端控制和全程管理；第四，對(duì)于基建、設(shè)備檔案，在工程項(xiàng)目立項(xiàng)之初就同步確定項(xiàng)目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進(jìn)行。

第二步：引用知識(shí)管理理論。

知識(shí)管理（Knowledge Management）是企業(yè)管理的新方式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：

第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對(duì)于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識(shí)價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識(shí)資源的整合與共享。

第二，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理系統(tǒng)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺(tái)，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。

4 檔案管理信系統(tǒng)深化應(yīng)用后的效果和應(yīng)用前景

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用后，用戶只需在個(gè)人電腦上點(diǎn)擊鼠標(biāo)，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實(shí)現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡(luò)一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲(chǔ)、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡(luò)上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、檢索方便快捷、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財(cái)力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強(qiáng)了檔案服務(wù)的實(shí)時(shí)性、實(shí)用性、安全性和保密性，實(shí)現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務(wù)人性化，滿足用戶對(duì)檔案信息快速傳遞和高度共享的實(shí)際需求。

新的檔案信息管理系統(tǒng)將實(shí)現(xiàn)歷史、現(xiàn)在、將來的檔案管理，涵蓋檔案管理的接收、整理、利用和保管等環(huán)節(jié)，將檔案管理的全部流程納入系統(tǒng)一體化管理，并與各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共建共享。從而將檔案管理系統(tǒng)進(jìn)一步演化為專屬中國(guó)石油的、資源更加豐富的、功能更加強(qiáng)大的、自動(dòng)化程度更高的數(shù)字化檔案館。

作者簡(jiǎn)介

馬小峰（1993-），高強(qiáng)（第二作者），男，漢，甘肅省蘭州市，本科，中國(guó)石油蘭州石化公司自動(dòng)化研究院，職稱和研究方向：檔案信息化