新常態(tài)下文化館檔案的數(shù)字化管理策略研究

李培強(qiáng)

摘 要：隨著我國互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展，文化館檔案作為文化大發(fā)展大繁榮中的一種重要的信息資源之一，傳統(tǒng)的檔案管理已然不能滿足新形勢下新發(fā)展的需要，檔案數(shù)字化管理勢必成為當(dāng)今社會文化館檔案建設(shè)中的重要內(nèi)容。本文首先敘述了檔案數(shù)字化管理的含義與必要性，闡述了當(dāng)前文化館檔案數(shù)字化管理中存在的一些問題，最后探討了如何提高文化館檔案的數(shù)字化管理水平的有效措施，望能對當(dāng)下的文化檔案管理提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：文化館檔案；檔案管理；數(shù)字化管理

1 引言

近年來，各級各地文化館一直非常重視檔案的建設(shè)和管理工作，積極采取措施，有效地推進(jìn)了檔案的自我完善與發(fā)展。然而，作為一名文化館工作人員，在利用檔案資源時，總是碰到一些問題，最突出的便是檔案資源的完整性不夠，查閱資料費(fèi)事，利用檔案不方便，弄不好還會在使用過程中丟失資料造成嚴(yán)重的后果。分析其原因，這些年來文化館的檔案建設(shè)和管理往往都是沿用傳統(tǒng)的管理手段，以紙質(zhì)檔案為主，幾張數(shù)字照片和幾段數(shù)字視頻刻成光盤為附的管理方式。對檔案的管理缺乏現(xiàn)代化數(shù)字化技術(shù)管理手段。為此，本人就文化館檔案中的數(shù)字化管理談點(diǎn)自己的想法。

2 文化館檔案數(shù)字化管理的含義與必要性

所謂文化館檔案的數(shù)字化管理是以紙質(zhì)檔案資料為基本工作對象，管理人員通過掃描，錄入到數(shù)據(jù)庫服務(wù)器存儲中，實(shí)現(xiàn)檔案的存儲、備份和檢索利用，達(dá)到檔案管理保密性好、成本低、檢索方便、壽命長等目的的管理方式。

其必要性：1.文化館的檔案具有其特殊性，展覽、表演、培訓(xùn)類活動較多，如組織一場展演：從起草活動方案、節(jié)目單的設(shè)計制作、通訊稿的撰寫、演出隊伍回執(zhí)單的整理、演出食宿情況統(tǒng)計、演出時的全程攝影攝像、到新聞稿的撰寫，這一過程會產(chǎn)生許多文檔、表格、照片和視頻。無不反映了檔案數(shù)字化管理的重要性；2.目前文化館積極利用現(xiàn)代媒體開展宣傳推廣工作，就我館而言，手機(jī)app終端、微信微博、門戶網(wǎng)站、互動觸屏等宣傳平臺已使用多年，這些平臺上的宣傳資料更需要數(shù)字化檔案資料來支撐；3.文化館檔案的數(shù)字化管理能大大提高工作效率，減輕工作強(qiáng)度，隨著單反相機(jī)、高清攝像機(jī)、掃描儀、計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備的普及使用，可以豐富檔案的數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式，提高檔案資料的完整性和全面性；4.檔案的數(shù)字化管理可以對每個環(huán)節(jié)分別進(jìn)行權(quán)限的管控，存儲迅速、查詢方便、傳遞快速、備份簡單、且資源可共享。有的信息和數(shù)據(jù)可根據(jù)檔案利用者的需要進(jìn)行便捷的修改和補(bǔ)充。

3 新常態(tài)下文化館檔案的數(shù)字化管理中存在的問題

由于檔案的數(shù)字化管理涉及的技術(shù)層面比較廣，而且數(shù)字化檔案建設(shè)和管理的專業(yè)性很強(qiáng)，目前文化館的數(shù)字化管理中尚存在一些問題：

1）檔案數(shù)字化處理設(shè)備不齊全，多數(shù)文化館僅有一臺電腦和掃描儀。數(shù)字化建設(shè)和管理的存儲設(shè)備比較落后，還停留在本機(jī)上處理本機(jī)上保存的管理模式，沒有專業(yè)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、存儲設(shè)備以及配套的安全設(shè)備。導(dǎo)致檔案利用共享很不方便，安全性不高

2）檔案工作人員的職業(yè)能力與數(shù)字化管理需求不匹配。檔案管理人員往往都是一些老職工，缺乏檔案數(shù)字化管理的理念，加上平時缺乏系統(tǒng)性的相關(guān)培訓(xùn)，技術(shù)性很強(qiáng)的數(shù)字化處理能力更是“天方夜譚”。就我們熟悉的單位來說，檔案管理人員不僅不是計算機(jī)專業(yè)畢業(yè)的，檔案的數(shù)字化管理甚至沒有一個配套的標(biāo)準(zhǔn)軟件。處理數(shù)據(jù)時總會出現(xiàn)一些不盡人心的問題，如處理的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、照片變形等問題。要進(jìn)行高效的數(shù)字化建設(shè)和管理確實(shí)存在一定的困難。

3）目前檔案管理人員習(xí)慣性地把各部門轉(zhuǎn)交上來的材料存檔，缺少一個主動采集的意識。會導(dǎo)致部分檔案資源的全面性和完整性不夠。

4 新常態(tài)下文化館檔案的數(shù)字化管理策略

1）根據(jù)文化館業(yè)務(wù)特點(diǎn)要求，制定一套檔案管理制度，如《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》《檔案數(shù)字化規(guī)范》《檔案保管保密制度》《檔案查閱利用制度》等相關(guān)制度。使檔案數(shù)字化管理在市級應(yīng)用過程中少走彎路。并要求各部門落實(shí)人員，負(fù)責(zé)對自己部門舉辦過的活動資料按照檔案管理的數(shù)據(jù)格式要求全套完整的交給檔案管理人員，由檔案管理人員進(jìn)行仔細(xì)檢查管理。在檔案的數(shù)字化工作中，不管是數(shù)字化之前的檔案檢查，還是數(shù)字化后的圖像、數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查工作都要認(rèn)真對待。要求檔案管理人員將每日的工作檔案目錄進(jìn)行公示和集體檢查。保證文化館檔案數(shù)字化工作能夠有序、有效、有質(zhì)的推進(jìn)。

2）要提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力。隨著文化館事業(yè)的不斷發(fā)展，人才隊伍的壯大，服務(wù)內(nèi)容發(fā)生了變化，活動形式也發(fā)生了改變。首先要變革檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學(xué)的、先進(jìn)的工作意識。應(yīng)對年齡偏大的檔案管理人員要進(jìn)行計算機(jī)類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們熟練使用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理，提高工作效率；其次，爭取引進(jìn)具備數(shù)字化技能的人才，保證有效推進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式。

3）根據(jù)文化館業(yè)務(wù)特點(diǎn)要求，結(jié)合檔案管理有關(guān)條款。如展覽展演、培訓(xùn)講座、會議、日常館務(wù)等業(yè)務(wù)都有各自的檔案特點(diǎn)。定制開發(fā)一套適合文化館檔案特點(diǎn)的數(shù)據(jù)庫管理軟件系統(tǒng)，系統(tǒng)集權(quán)限分配設(shè)置功能、數(shù)據(jù)錄入上傳功能、搜素查詢功能、導(dǎo)入導(dǎo)出打印功能、遠(yuǎn)程備份功能等一體的軟件系統(tǒng)。并配有專業(yè)的數(shù)據(jù)存儲訪問服務(wù)器。并請專業(yè)人員教會檔案管理人員如何使用系統(tǒng)，面對常見系統(tǒng)故障如何解決。

4）加大數(shù)字化檔案管理的投入，配備充足的數(shù)字化檔案管理設(shè)備。文化檔案館要加大檔案數(shù)字化管理設(shè)備的投入資金，并建立有效的監(jiān)督機(jī)制，確保資金能夠有效的投入到檔案數(shù)字化管理設(shè)備上。在設(shè)備類型的選擇上，要充分的考慮當(dāng)前文化館的實(shí)際需要以及經(jīng)濟(jì)上的合理性，優(yōu)選出技術(shù)先進(jìn)經(jīng)濟(jì)合理的數(shù)字化檔案管理設(shè)備，進(jìn)而提高檔案管理的數(shù)字化水平。通常使用的設(shè)備有：支持A3的高速掃描儀、PC機(jī)、文本轉(zhuǎn)換儀、單反相機(jī)等。

對于數(shù)字化檔案的安全應(yīng)該確保檔案實(shí)體的安全和檔案機(jī)密的安全。首先我們來看檔案實(shí)體安全的維護(hù)。對于歸檔檔案應(yīng)該做出防寫處理。不能對涂層進(jìn)行擦、劃、觸摸等等記錄。載體應(yīng)該直立放置，避免載體遇到塵土，防止載體變形。對于數(shù)字化檔案的存放的溫濕度都要適宜，并且還要使其遠(yuǎn)離磁場，要使其隔離有害氣體，并且能夠定期的進(jìn)行檢查。

最后我們來介紹一下檔案機(jī)密的安全。數(shù)字化檔案使用者應(yīng)該按照規(guī)定使用檔案，同時應(yīng)該注意檔案的保密性。數(shù)字化檔案上網(wǎng)或者聯(lián)網(wǎng)的時候應(yīng)該符合國家或者單位的保密要求，能夠?qū)ΡＣ芪臋n做出有效的防范措施和監(jiān)管保障。保密文件的銷毀應(yīng)該連同不可擦除的載體一并進(jìn)行銷毀。對于數(shù)字化檔案的銷毀來說，要先辦理審批手續(xù)。非保密文檔可以進(jìn)行邏輯刪除。

文化館檔案數(shù)字化管理需要對移交的電子檔案驗收、核對，認(rèn)為收集的資料無誤、合格后再注明案卷號、文件名。然后對所有的文字檔案、圖片檔案、音頻、視頻資料分門別類錄入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并設(shè)置權(quán)限。當(dāng)需利用檔案時，必須遵守有關(guān)管理規(guī)定，并能第一時間檢索到需要的完整的檔案資料。

5 結(jié)語

綜上所示，在文化館的檔案管理工作中引入數(shù)字化的管理方式是大勢所趨，也是檔案管理發(fā)展的實(shí)際要求。通過對文化館檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，能夠有效的提高檔案的安全性，在實(shí)際的文化館檔案管理過程中，要對檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行充分的分析，尤其是檔案數(shù)字管理中存在的問題，進(jìn)而對問題采取有針對性的改進(jìn)措施，從而提高檔案管理的數(shù)字化水平。

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