優(yōu)化文秘檔案管理

王芙榕

摘 要：檔案管理工作就是將過(guò)去形成的公文、文件資料等收集、整理、立卷、歸檔、保存、移交、銷(xiāo)毀等，及時(shí)做好相關(guān)檔案的借閱、對(duì)檔案存放地的保密管理等，從這些可以發(fā)現(xiàn)，文秘和檔案管理員的工作具有一定的重復(fù)性，是相輔相成的。當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，辦公室自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)越來(lái)越明顯，既能節(jié)約資源，減少辦公成本，又能大大提高工作效率，因此，辦公室工作人員必須努力跟上時(shí)代，順應(yīng)時(shí)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，努力提高自己的動(dòng)手操作能力。

關(guān)鍵詞：文秘工作；檔案管理

1引言

文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)當(dāng)好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門(mén)加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。文秘部門(mén)要加強(qiáng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的同步發(fā)展，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手。

2文秘工作和文秘檔案管理的定義

2.1文秘工作的定義

作為辦公室的文秘，簡(jiǎn)單理解就是領(lǐng)導(dǎo)的助手，負(fù)責(zé)傳達(dá)上級(jí)的指令和相關(guān)信息，還要幫助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)起草文書(shū)，整理文件，來(lái)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成工作和決策，對(duì)于文秘來(lái)說(shuō)，跟文件打交道，起草、整理、傳達(dá)文件，并且要及時(shí)處理好相關(guān)文件，完整地保管好文件，最大程度發(fā)揮公文的重要性并且有效推進(jìn)，更好地為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，文秘是一項(xiàng)實(shí)踐工作，在單位中起著協(xié)調(diào)的作用，要有高度的政治覺(jué)悟和對(duì)于職業(yè)的道德水平，要有保密意識(shí)，對(duì)于重要的文書(shū)要高度重視并且保密。

2.2文秘檔案管理工作的定義

文秘檔案管理工作，主要是對(duì)單位內(nèi)部的檔案進(jìn)行收集和管理，并且把資料和相關(guān)文書(shū)分類整理立卷并且妥善保管，工作的主體是文書(shū)、會(huì)計(jì)、人事的相關(guān)資料，文書(shū)檔案室記錄政務(wù)活動(dòng)的檔案，是比較常見(jiàn)的檔案管理類型，是集中統(tǒng)一管理好管轄范圍內(nèi)的各種檔案，保障檔案的完整和安全，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)決策和單位的各項(xiàng)事務(wù)工作提供科學(xué)的依據(jù)。

3文秘與檔案管理工作的關(guān)系

第一，檔案管理對(duì)文秘工作具有重要的基礎(chǔ)性作用。辦公室是開(kāi)展管理工作的重要機(jī)構(gòu)，對(duì)于日常工作來(lái)說(shuō)屬于“中樞”，因而辦公室一定要發(fā)揮好自身的作用，為工作創(chuàng)造條件。由于檔案管理是對(duì)各類信息進(jìn)行收集、匯總、整理和分析，通過(guò)立卷歸檔的方式發(fā)揮自身的作用，從這一點(diǎn)來(lái)看檔案管理工作對(duì)辦公室的文秘工作能夠提供重要的基礎(chǔ)上工作，比如檔案信息可以成為文秘工作的重要依據(jù)，可以為決策提供有力的咨詢服務(wù)，特別是在信息化飛速發(fā)展的形勢(shì)下，通過(guò)大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，能夠?yàn)槲拿毓ぷ鞯母瞄_(kāi)展奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

第二，文秘工作對(duì)檔案管理具有重要的保障性作用。辦公室必須抓好溝通與協(xié)調(diào)工作，服務(wù)是辦公室的重要使命。文秘工作在服務(wù)方面具有專業(yè)化的特點(diǎn)，特別是掌握各類文件以及相關(guān)的信息，這就使得文秘工作能夠?yàn)闄n案管理工作的深入開(kāi)展提供重要的保障作用，比如文秘工作的很多文件資料、相關(guān)信息、影音資料等等，都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔，這也是檔案管理的重要內(nèi)容，因而文秘工作的保障性功能就會(huì)得到更大程度的發(fā)揮。

4優(yōu)化文秘檔案管理的策略

對(duì)于文秘與檔案工作來(lái)說(shuō)，都是辦公室工作的重要內(nèi)容，特別是在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制不斷改革的情況下，企業(yè)內(nèi)部管理體制的變革，都要求文秘與檔案管理工作更有效的開(kāi)展，最大限度提升工作效率和工作質(zhì)量。通過(guò)對(duì)文秘與檔案管理的關(guān)系進(jìn)行系統(tǒng)的分析，建立科學(xué)有效的運(yùn)行體制和管理機(jī)制，使其能夠共同發(fā)揮作用，推動(dòng)辦公室工作取得更好的成效。

4.1轉(zhuǎn)變思想觀念，提高自身專業(yè)素質(zhì)

隨著社會(huì)形勢(shì)的變化和發(fā)展，文秘檔案管理工作必須正確認(rèn)識(shí)自己工作的重要性，并努力改變思想觀念，努力尋求高效兼顧的方法，提高工作效率的同時(shí)，提高自身的專業(yè)素質(zhì)。首先對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)，重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，檔案整理工作的規(guī)范性要求隨著時(shí)代發(fā)展越來(lái)越高，文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門(mén)，不能僅憑主觀臆斷來(lái)確定文檔的歸檔價(jià)值。其次，要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。同時(shí)要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將 “檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平?；０凑諜n案管理辦法的相關(guān)要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類。

4.2融通工作制度

從文秘工作與檔案管理工作的緊密型可知，其在工作中必須要在組織制度中進(jìn)行有效的融合，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的科學(xué)化和合理化管理。秘書(shū)部門(mén)與檔案管理部門(mén)在很多企業(yè)都屬于同一個(gè)部門(mén)的兩個(gè)獨(dú)立運(yùn)行個(gè)體，在工作上由于溝通不到位或者理解存在偏差等，會(huì)使檔案的質(zhì)量難以得到保證，數(shù)量也存在缺失，進(jìn)而使檔案管理面臨一定的困難，或者由于檔案管理的問(wèn)題使得文秘工作的查閱不便。因此需要將文秘工作與檔案管理工作進(jìn)行有效的結(jié)合，建立一個(gè)綜合性的工作制度，以我國(guó)相關(guān)的法律條例為基礎(chǔ)，制定嚴(yán)格的簽發(fā)、審核等手續(xù)，進(jìn)而保證公文的質(zhì)量。同時(shí)根據(jù)管理的實(shí)際情況，建立嚴(yán)密的檔案收集以及整理人員網(wǎng)絡(luò)，使各部門(mén)的檔案管理人員做到各個(gè)崗位、各個(gè)層次都有人負(fù)責(zé)，形成一個(gè)互相配合、左右協(xié)調(diào)的管理體系，進(jìn)而推動(dòng)文秘工作與檔案管理工作的共同發(fā)展。

4.3及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作

隨著檔案管理信息化的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的逐步推進(jìn)，統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合檔案，最大限度實(shí)現(xiàn)信息資源共享成為必然的趨勢(shì)。文秘部門(mén)要主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)，通過(guò)技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。同時(shí)要在現(xiàn)有技術(shù)狀態(tài)下根據(jù)查閱需要，先選擇部分常用、珍貴的檔案進(jìn)行掃描，使其能全文瀏覽；然后根據(jù)客觀的人力、物力和財(cái)力情況，有針對(duì)性、有計(jì)劃性、有重點(diǎn)性地逐步實(shí)現(xiàn)原有檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

4.4加快檔案信息化建設(shè)，提高檔案工作現(xiàn)代化水平

隨著以互聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算為代表的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代與大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理現(xiàn)狀已不能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展需要，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的中心向檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。只有改變傳統(tǒng)的檔案保管、利用、檢索方式，建立健全適合檔案的現(xiàn)代化管理模式，才能避免檔案管理工作脫離社會(huì)，避免檔案機(jī)構(gòu)變成純粹博物館式的收藏機(jī)構(gòu)。要加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，在建立科學(xué)的檢索體系方面下功夫。尤其要加強(qiáng)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，不斷適應(yīng)信息化、現(xiàn)代化管理的需要，實(shí)現(xiàn)從手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過(guò)渡。

5結(jié)束語(yǔ)

總之，文秘工作和檔案管理工作在企業(yè)里占有至關(guān)重要的地位，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展有著一定的促進(jìn)作用，與日常的工作管理內(nèi)容密切相關(guān)，實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案管理工作的有效結(jié)合，相關(guān)單位要不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理觀念，加強(qiáng)檔案信息化和數(shù)字化的管理；還要加強(qiáng)對(duì)文秘工作人員的專業(yè)技能的培訓(xùn)，找到兩者的關(guān)聯(lián)點(diǎn)，避免出現(xiàn)問(wèn)題，并且采取一些措施，提升文秘工作和檔案管理工作的融合發(fā)展，提高工作效率和管理效率。

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