加強和規(guī)范文化市場執(zhí)法檔案管理

朱樹民

近年來，隨著文化產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展和對外開放水平的不斷提升，各類文化市場主體大量涌現(xiàn)。特別是隨著“先照后證”等商事登記制度改革和“簡政放權(quán)”的深入推進，新辦文化企業(yè)迅速增長，大量有照無證文化市場經(jīng)營單位的查處工作，也轉(zhuǎn)由文化市場綜合執(zhí)法隊伍承擔(dān)，文化市場監(jiān)管和執(zhí)法任務(wù)越來越繁重。同時，文化市場新業(yè)態(tài)出現(xiàn)并形成產(chǎn)業(yè)的速度明顯加快。電子競技賽事、演唱會網(wǎng)絡(luò)直播、網(wǎng)游競技直播等發(fā)展迅速，正在成為新的產(chǎn)業(yè)。多業(yè)態(tài)融合經(jīng)營也成為新的趨勢和傳統(tǒng)文化行業(yè)轉(zhuǎn)型升級的方向。這都為文化市場管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，需要不斷創(chuàng)新監(jiān)管手段。因此，文化市場執(zhí)法檔案管理工作也被提上了重要地位。

文化市場執(zhí)法檔案，一般是指文化行政機關(guān)或文化市場綜合執(zhí)法機構(gòu)在實施行政許可、行政處罰、行政強制、行政檢查及其他行政執(zhí)法過程中，形成的具有一定保存價值的各種文字、圖表、聲像和電子載體等存在形式的原始記錄。文化市場執(zhí)法檔案的管理嚴(yán)格與否，直接影響到執(zhí)法行為資料以及原始文書資料的完整和安全。如何加強文化市場執(zhí)法檔案管理？筆者從組織領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)施配備、流程規(guī)范、管理考核等方面談四點粗淺的認(rèn)識。

1 加強檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)，明確專門人員職責(zé)

文化市場執(zhí)法檔案文書的制作，是執(zhí)法人員在具體的執(zhí)法過程中制作形成的，具有不可更改、不可替代等特性。因此，這就要求我們的執(zhí)法檔案管理人員必須具備一定的原則性、專業(yè)性和保密性，同時，也決定了從事文化市場執(zhí)法檔案工作的人員不僅要熟練掌握文化市場管理方面的法律法規(guī)，還要熟悉其他各類法律法規(guī)知識，并具有相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。一是配備具備較高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案管理人員，成立文化市場執(zhí)法檔案管理工作組織機構(gòu)，單位主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)具體靠上抓，鼓勵和選拔政治強、業(yè)務(wù)精、信得過的優(yōu)秀人才參與檔案管理工作，不斷提升檔案管理人員整體素質(zhì)。二是加大對文化市場執(zhí)法檔案管理人員的培訓(xùn)力度。通過制定年度專題培訓(xùn)計劃，重點學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》及各類行政執(zhí)法法律法規(guī)，借鑒檔案管理先進單位的經(jīng)驗，不斷向公安、城市管理、市場監(jiān)管等行政執(zhí)法工作比較成熟，執(zhí)法檔案工作做的比較扎實的部門和單位學(xué)習(xí)，借鑒其經(jīng)驗和做法。三是嚴(yán)格執(zhí)法檔案的收集、整理、鑒定工作。通過分析具體案例、座談交流等方式，提高檔案管理人員的統(tǒng)籌規(guī)劃和應(yīng)變能力，真正做到依法建檔、依法治檔、依法管檔和依法歸檔。

2 加強文化市場執(zhí)法檔案設(shè)施配備，確保環(huán)境安全

由于文化市場執(zhí)法檔案具有一定的原則性、連續(xù)性和保密性，需要配備完善且安全的硬件設(shè)施、軟件設(shè)施和信息化基礎(chǔ)設(shè)施。一是要配備硬件設(shè)施。要有單獨的文化市場執(zhí)法檔案室，配備具有防火、防磁化、防碰撞、安全穩(wěn)固的檔案櫥和文件柜，分類、有序、整齊地進行檔案排列，并配備齊全的安全防護設(shè)施和一次性鞋套等衛(wèi)生設(shè)施，由專職檔案人員管理，隨時做好檔案室的防火、防盜、防蟲、防霉變等工作，定期對各類設(shè)施進行維護保養(yǎng)，提高安全防范能力。二是要配備軟件設(shè)施。文化市場執(zhí)法檔案室要建立《文化市場執(zhí)法檔案出入庫規(guī)定》、《文化市場執(zhí)法檔案借閱登記制度》、《文化市場執(zhí)法檔案銷毀制度》等一系列規(guī)章制度，要求制度上墻，并嚴(yán)格遵守。要設(shè)立文化市場執(zhí)法檔案室借閱登記臺、監(jiān)督臺等，為檔案入室、管理、借閱、歸還提供便利。三是要配備信息化基礎(chǔ)設(shè)施。檔案管理人員要充分利用信息化資源，對檔案進行全方位、多功能、多層次的現(xiàn)代化管理，利用多媒體功能，在確保檔案信息安全的前提下，通過磁盤存儲、光盤備份、局域網(wǎng)傳輸、觸摸屏查詢等方式，多媒介存儲，多方位查詢，切實做到文化市場執(zhí)法檔案的原始資料完整化、電子載體清晰化、檢索利用便捷化、保管價值最大化。四是定期維護檔案信息管理系統(tǒng)。應(yīng)定期或者不定期掃描網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，充分利用黑客掃描工具，保證檔案網(wǎng)絡(luò)信息的有效與安全，需要記錄下這些掃描的信息，進而便于管理人員監(jiān)督與檢查。另外，在客戶端與局域網(wǎng)服務(wù)器中安裝上查殺病毒的軟件，進而保證系統(tǒng)的安全。同時，使用多種網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品來管理系統(tǒng)，進而從根本上消除網(wǎng)絡(luò)給信息管理系統(tǒng)帶來的威脅。

3 加強文化市場執(zhí)法檔案流程規(guī)范，提升過程控制

文化市場執(zhí)法檔案由執(zhí)法人員在結(jié)案后兩個月內(nèi)歸檔，裝訂歸檔時要一案一卷、一卷一號。如果涉及國家機密、商業(yè)機密及個人隱私，可以單獨設(shè)立副卷，歸檔為兩卷。卷內(nèi)資料應(yīng)當(dāng)制作目錄，放在資料首頁，去掉金屬物，破損修補完整，并用阿拉伯?dāng)?shù)字在卷內(nèi)資料右上角編寫頁碼。聲音及影像資料也應(yīng)在儲存介質(zhì)上逐件編號，單獨存放，并單獨造冊登記。文化市場執(zhí)法檔案封皮應(yīng)用碳素筆或藍黑墨水書寫或電腦打印，簡明扼要，能反映卷內(nèi)資料內(nèi)容。要根據(jù)檔案保管年限分門別類進行保管，涉及重大影響以及向司法機關(guān)移送的檔案要永久保存、妥善保管。檔案歸檔后需要借閱的，應(yīng)當(dāng)填寫《檔案查閱登記簿》，辦理借閱手續(xù)。借閱結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時歸還，不得涂改和標(biāo)記。對超出保管期限且無保存價值的文化市場執(zhí)法檔案，應(yīng)當(dāng)由單位鑒定小組提出具體意見，填寫文化市場執(zhí)法檔案銷毀清冊，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由至少兩人在指定地點銷毀，并在銷毀清冊上簽名備案，確保檔案安全。

4 加強文化市場執(zhí)法檔案管理考核，健全督導(dǎo)機制

一是要建立健全完善的文化市場執(zhí)法監(jiān)督法律體系，制定操作性強的法律規(guī)章和相關(guān)監(jiān)督條例，加強內(nèi)部監(jiān)督與外部檢查相結(jié)合的制約機制，強化督導(dǎo)功能。成立文化市場執(zhí)法檔案考評小組，定期對檔案管理工作進行考核評比，從而引起職能部門及檔案管理人員的高度重視，加大對文化市場執(zhí)法檔案依法管理工作的促進，確保文化市場執(zhí)法檔案的安全有效。二是要完善文化市場執(zhí)法檔案內(nèi)部考評制度，嚴(yán)格執(zhí)行各類管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范執(zhí)法檔案管理，專人專室保管，同時，定期組織行政執(zhí)法案卷評查會議及檔案室安全檢查，由文化市場執(zhí)法檔案考評小組具體進行監(jiān)督考核，強化檔案管理制度的貫徹落實，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對于在檔案考評中表現(xiàn)突出、責(zé)任心強、有創(chuàng)新意識的檔案管理人員進行表彰獎勵，對發(fā)生損毀、丟失、涂改、偽造或擅自出售、泄密等重大不規(guī)范問題實行“一票否決”制度，旨在提升文化市場執(zhí)法檔案管理人員積極性，進一步規(guī)范檔案操作流程，提升檔案質(zhì)量。三是要建立外部監(jiān)督制約機制，協(xié)同司法、監(jiān)察及檔案行政管理部門等外部行政執(zhí)法監(jiān)督部門，對文化市場執(zhí)法檔案工作進行指導(dǎo)和檢查，加大督導(dǎo)考核力度，努力將不規(guī)范行為消滅在萌芽狀態(tài)，從而促進文化市場執(zhí)法檔案工作健康發(fā)展。